Как процессы превращаются в традиции и начинают стоить бизнесу миллионы

Кто-то готовит отчёт, зная, что его никто не читает.

Если спросить сотрудников, зачем это нужно, чаще всего звучит один и тот же ответ: «Не знаю. Просто так принято».

Спустя несколько лет никто уже не помнит, какая именно проблема привела к появлению процесса. И никто не задумывается о том, нужен ли он сейчас и сколько стоит каждое дополнительное согласование бизнесу.

Так появляются процессы, которые продолжают существовать после исчезновения причины их появления.

Возвращаются к темам, которые уже обсуждали ранее, чтобы их услышали даже те, кто напрямую к ним не относится.

Назначаются регулярные встречи не потому, что есть что обсудить, а потому что они давно стали частью системы контроля.

И постепенно инструмент управления превращается в ритуал управления и оплачиваемого времяпрепровождения под благовидным предлогом.

Однако сотрудники продолжают тратить часы на подготовку таких процессов.

Проблема не в самих отчётах как таковых — они настолько же безвредны, насколько бесполезны.

Проблема в том, что они крадут время, которое сотрудники могли бы потратить на решение задач бизнеса и принести компании деньги.

Но процесс никто не отменяет.

Потому что всегда найдётся вопрос:

— А как я тогда узнаю, что вы делаете?

Типичный жизненный цикл корпоративной традиции выглядит примерно так:

Возникла проблема. Для её решения создали процесс. Проблема исчезла. Процесс остался. Позже добавились новые согласования. Затем дополнительные проверки. Потом контрольные встречи.

Через несколько лет никто уже не может объяснить необходимость процесса целиком, но каждый уверен, что отменять его опасно.

Чаще всего звучат четыре аргумента:

На первый взгляд звучит логично.

Но ни один из этих аргументов не отвечает на главный вопрос:

Приносит ли процесс пользу бизнесу сегодня?

Процесс превращается в традицию в тот момент, когда люди перестают задавать вопрос: «Зачем мы это делаем?»

Традиция №1. Совещания, которые существуют ради самих себя

Почти в каждой компании есть встречи, которые проводятся по расписанию независимо от того, есть ли что обсуждать.Часто на таких совещаниях обсуждают вопросы, которые уже поднимались ранее и даже не один раз, возвращаются к старым решениям, назначают новых ответственных, уточняют уже согласованные действия...

Особенно дорого обходятся совещания в культурах поиска виноватых. Сотрудники стараются не озвучивать полную картину происходящего, чтобы не стать причиной конфликта или объектом критики. В результате, решения принимаются на основании неполных или искажённых данных.

Ответственность размывается. Назначаются новые встречи. Затем ещё новые.

Постепенно совещание перестаёт быть инструментом управления и превращается в систему контроля и имитации деятельности.

Не потому, что компании действительно есть что обсуждать. А потому, что когда-то кто-то назначил эту встречу и больше никто не решился спросить, нужна ли она бизнесу сегодня.

Традиция №2. Отчёты, которые никто не читает

Во многих компаниях существуют отчёты, которые когда-то помогали принимать решения.

Но, со временем, задачи изменились, руководители сменились, появились новые инструменты аналитики, а отчёты остались.

Сотрудники продолжают собирать данные, оформлять таблицы и отправлять документы, которые никто не открывает.

Проблема не в самом отчёте.

Проблема в том, что компания оплачивает время его подготовки.

Если сотрудник тратит на такой отчёт всего 30 минут в день, то за год набегают десятки рабочих дней, которые могли быть направлены на задачи, приносящие бизнесу деньги.

Традиция №3. Отказ от новых инструментов и технологий

Когда-то эти правила действительно были полезны. Но рынок меняется быстрее, чем корпоративные привычки.

Компании продолжают вести учёт в таблицах, когда конкуренты используют CRM. Согласовывают документы вручную, когда существуют системы электронного документооборота. Тратят часы на рутинные операции, которые давно можно автоматизировать. Отказываются внедрять новые технологии не потому, что они бесполезны, а потому что никто не рвётся менять привычный способ работы. "Так безопаснее".

В результате бизнес теряет скорость. А вместе со скоростью теряет возможности, клиентов и деньги.

Традиция №4. Согласования ради согласований

Согласование — полезный инструмент. Оно помогает снизить риски дорогостоящих ошибок. Но только до определённого момента.

Когда количество согласований начинает расти быстрее, чем количество рисков, процесс начинает работать против бизнеса.

Скорость принятия решений снижается. Ответственность размывается. А возможности исчезают быстрее, чем успевают пройти все этапы согласования. Потому что рынок не ждёт завершения внутренних согласований.

Традиция №5. KPI, которые измеряют активность вместо результата

Самая дорогая традиция обычно выглядит как система оценки эффективности. Потому что именно она определяет поведение сотрудников и руководителей.

Если измеряется количество встреч — растёт количество встреч. Если измеряется количество согласований — растёт количество согласований. Если оценивается отсутствие ошибок — растёт контроль.

Люди начинают делать не то, что помогает бизнесу достигать результата. А то, что помогает выполнять KPI.

Именно поэтому некоторые процессы продолжают существовать даже тогда, когда давно перестали приносить пользу. Они встроены в систему оценки.

И пока компания вознаграждает сотрудников за соблюдение процесса, а не за результат, традиция будет побеждать эффективность.

Если сотрудник тратит на бесполезный процесс 30 минут в день, это около 120 часов в год.

При команде из 20 человек компания оплачивает уже около 2400 часов рабочего времени ежегодно.

Это больше года работы одного сотрудника.

Прежде чем отменять или менять процесс, задайте себе несколько вопросов.

Если никто не может ответить — это подтверждение традиции, но не экономической целесообразности.

Если ничего не изменится, скорее всего, его необходимость давно исчезла.

Если нет чёткого ответа, то процесс только съедает время, а вы платите зарплату за мыльный пузырь.

Переведите часы в деньги.

Результат может удивить.

Но если процесс действительно нужен, поручите сотрудникам найти способы его автоматизации или упрощения.

Или наоборот — замедляет их и лишает бизнес гибкости?

Один из самых полезных вопросов для руководителя.

Если ответ: «Не помню», возможно, процесс уже стал традицией.

"Самые дорогие процессы — часто самые привычные."

Любой процесс когда-то создавался для решения конкретной задачи.

Но бизнес меняется быстрее, чем корпоративные привычки.

Поэтому вопрос для руководителя звучит не так:

«Работает ли этот процесс вообще?»

А так:

«Помогает ли он бизнесу сегодня?»

Если ответ отрицательный — возможно, перед вами уже не процесс.

Возможно, перед вами традиция, которая давно перестала приносить пользу, но компания продолжает платить за неё каждый месяц.