До перехода на Контур.Диадок мы работали примерно с 75 контрагентами и отправляли около 1200 документов в месяц. Схема работы была гибридной. Часть партнёров работала по ЭДО, а часть - на бумаге с курьерской доставкой. Такая схема создавала несколько сложностей.
Первое - доставка документов курьером по городу занимала день. Между городами от…
Сегодня мы ищем любой документ очень быстро. По дате, по номеру, по контрагенту — как поиск в телефоне, только для деловых бумаг.
Перестали перепроверять данные и интеграция с нашей учётной системой сама подтягивает то что нам требуется. Ошибок ручного ввода больше нет.
Мы решили попробовать: выбрали несколько ключевых поставщиков и предложили им перейти на электронный обмен. Без напора, просто как идею: «Давайте попробуем, это быстро».
Оказалось, что многие уже работают в ЭДО, просто мы об этом не знали. И настройка заняла пару минут через роуминг. А те, кто ещё не пробовал, согласились — им тоже надоело во…
В работе с контрагентами всегда есть нюанс: кто-то любит старый добрый бумажный документ с «живой» печатью, а кто-то давно перешёл на цифру. И мы, как бизнес, вынуждены подстраиваться под обоих. Это как одновременно говорить на двух языках — вроде и удобно, но иногда путаешься, где какая версия документа актуальна.
Мы долго жили в таком режим…
Помню один случай. Отправлял акт сверки крупному поставщику в Екатеринбург. Документ ушёл курьерской службой в понедельник утром. Пришёл к контрагенту в среду. Бухгалтер, которая подписывает такие документы, была на больничном — её заместитель не имел права подписи. Ждали до пятницы. В пятницу подписали, отправили обратно. В понедельник документ бы…
У каждого бизнеса есть свой ритм. Мы, например, привыкли, что утро начинается не с кофе, а с проверки входящих документов. Это как утренняя зарядка, без которой потом весь день ходишь скованным. Открываешь почту, смотришь, что пришло от контрагентов, что ушло на подпись, что вернулось с курьером, бумажки...бумажки...
Но если задуматься, докум…