Фура открывается, а там брак: пошаговый алгоритм нашего склада, как не потерять деньги на дефектном грузе.

Складская логистика — это не всегда идеальные ровные паллеты и безупречные коробки. Рано или поздно каждый бизнес сталкивается с реальностью: двери фуры открываются, а внутри — деформация, коробление и вмятины.

Если в этот момент кладовщик просто махнет рукой со словами «потом разберемся», компания гарантированно потеряет деньги. Поставщик или транспортная компания легко переложат вину на вас.

Чтобы этого не происходило, на нашем складе действует железный алгоритм. Рассказываю по шагам, как правильно фиксировать дефекты, чтобы ОМТС (отдел материально-технического снабжения) мог без проблем вернуть товар или взыскать компенсацию.

Шаг 1. Первичная фотофиксация «в теле» фуры.

Борьба за компенсацию начинается до того, как товар коснулся пола склада. Как только кладовщик видит коробление или вмятины, он делает первые кадры прямо внутри грузового автомобиля. Зачем это нужно? Чтобы доказать, что груз пострадал в процессе транспортировки или был некорректно уложен изначально, а не упал с нашего погрузчика.
 Шаг 2. Детальная съемка при хорошем свете.

После разгрузки поврежденная партия перемещается на открытый участок склада с качественным освещением. Здесь делается серия четких снимков: общие планы, маркировка, характер деформации и конкретные поврежденные места крупным планом.

Шаг 3. Составление акта (ТОРГ-2 или коммерческий акт)

Слова к делу не пришьешь, поэтому мы составляем Акт о порче или недостаче груза строго в двух экземплярах. Главное условие: На документе обязательно проставляются две подписи — принимающего кладовщика и водителя, доставившего груз. Без подписи водителя доказать что-то в суде или на переговорах будет практически невозможно.
 Шаг 4. Отметка в Транспортной накладной (ТрН)

Сам по себе акт не сработает, если не связать его с основной перевозкой. Поэтому в пункте 10 Транспортной накладной («Оговорки и замечания») мы обязательно прописываем данные о составленном акте (номер, дата, суть претензии).

Шаг 5. Передача дела в ОМТС через таск-менеджер.

Как только бумажная работа на месте завершена, кладовщик создает задачу на имя менеджера ОМТС. В карточку задачи прикрепляется: - Емкое описание проблемы;
- Полный пакет фотографий (из фуры и с участка досмотра);
- Скан подписанного акта;
- Первичные сопроводительные документы.
 Что происходит дальше?

На этом миссия склада успешно завершена. Дальше в игру вступает ОМТС. Имея на руках железную доказательную базу, менеджеры связываются с поставщиком и решают дальнейшую судьбу дефектного товара — будь то замена партии, соразмерное снижение цены или возврат средств.

А как на ваших складах обстоят дела с фиксацией брака? Сталкивались ли вы с ситуациями, когда водители отказывались подписывать акты? Поделитесь опытом в комментариях! #логистика_склад