Чек-лист: как не потратить три дня на отчёт, который никто не смотрит...

Пять вопросов, которые я задаю, прежде чем взяться за отчёт

Ко мне приходят и говорят: «Сделай отчёт». Или ещё лучше: «Сделай отчёт, чтобы было красиво и понятно». Или прямо: «Хочу красивый отчёт, где всё видно с первого взгляда».

Я сделаю. Но «красиво и понятно» - это не то же самое, что «правильно и по делу».

Потому что за этими словами может скрываться что угодно. От «мне нужно раз в месяц смотреть одну цифру» до «я хочу видеть всё, что происходит в компании, в реальном времени, и чтобы это само обновлялось».

И если я сразу начну делать, то через неделю принесу отчёт, а мне скажут: «Ну, это не совсем то, что мы хотели».

Поэтому я перестала сразу браться за отчёт.

Сначала - пять вопросов.

Первый вопрос: кто будет этим пользоваться и какое решение по нему примет?

Это самый важный вопрос, и чаще всего на него отвечают: «Ну, руководство». А руководство - это кто? Директор? Коммерческий? Начальник отдела? У них у всех разные задачи и разные решения, которые они принимают.

Если отчёт нужен директору, чтобы понять, идёт ли компания в целом туда, куда планировала, - это одна история. Ему нужны итоги, динамика, отклонения. Ему не нужны детали по каждой сделке.

Если отчёт нужен руководителю отдела продаж, чтобы понять, кто из менеджеров не добивает план, - это другая история. Здесь нужна разбивка по людям, по этапам, по срокам.

Если отчёт нужен мне самой, чтобы проверить, всё ли сходится, - это третья история. Но тогда я делаю его для себя и не мучаю других.

Пока я не понимаю, какое решение человек примет, глядя на отчёт, - я не понимаю, что в нём должно быть. Отчёт без решения - это просто красивая картинка. Красивые картинки не работают.

Второй вопрос: какие данные и метрики для него нужны?

Звучит очевидно. Но на практике выясняется, что половины данных нет. Или они есть, но не в том виде. Или они есть, но их никто не собирает. Или их собирают, но в другом отделе и не отдают. Или они остались в чьей-то чужой голове.

Но ещё до того, как искать данные, я спрашиваю про метрики/показатели.

Что именно мы измеряем и показываем?

Не «выручку вообще», а «выручку по отгрузкам без НДС за вычетом возвратов».

Не «количество клиентов», а «количество активных клиентов, которые совершили хотя бы одну покупку за период».

И тут же - единицы измерения. Это отдельная боль. Потому что в одном отчёте сумма в рублях, в другом - в тысячах рублей, а в третьем - вообще в условных единицах, потому что «так исторически сложилось». И когда эти три отчёта встречаются на одном совещании, начинается цирк.

Я однажды получила отчёт на >5000 строк. Пять тысяч. В одном файле. Семь видов единиц измерения: квадратные метры, погонные метры, кубометры, тонны, штуки, комплекты и что-то ещё, что до сих пор осталось загадкой.

Запрос звучал просто: «Покажи физические объёмы».

Я сложила квадратные метры с квадратными метрами. Принесла. И услышала: «А как же строительные разделы?»

Строительные разделы. В отчёте на пять тысяч строк. Про которые в запросе не было ни слова.

Вот здесь и прячется проблема. «Физические объёмы» - это одна цифра или цифры по разделам? Если по разделам, то по каким? И кто должен был их определить - я или тот, кто ставил задачу?

Аналитик работает с данными, а не с предметной областью. Я могу сложить, сгруппировать, свести, привести к единому виду. Отрисовать, рассчитать показатели и метрики. Внести в единое поле отражения отчета.

Но разложить пять тысяч строк по строительным разделам я не могу - я не знаю, что к какому разделу относится. Это знание есть у заказчика/сметчика/главного инженера. И если он его не передал, задача не имеет решения. Не потому что я плохой аналитик, а потому что часть условий осталась в чьей-то голове.

С тех пор я всегда спрашиваю: где лежат данные, в каком виде, кто за них отвечает и можно ли их свести. Если нельзя - отчёт не имеет смысла. Пока не появится ключ, по которому всё сходится.

Третий вопрос: в каком виде данные приходят и сколько времени займёт их подготовка?

Есть данные, которые приходят в готовом виде: выгрузка из системы, таблица с чёткими колонками. С ними приятно работать.

А есть данные, которые человек собрал сам, при отсутствии единого стандарта. Как смог. Где-то столбцы перепутаны, где-то вместо даты текст, где-то строка задвоена, а где-то суммы в разных единицах.

С такими данными работать можно, но это не аналитика. Это вычитка ошибок, из-за которых система НЕ сможет обработать данные.

И отдельно - формат исходных данных. Даты где-то текстом, где-то числами, где-то «15.03.26», где-то «март». Названия объектов в одном файле с БОЛЬШОЙ буквы, в другом с маленькой, а в третьем - с опечаткай. Прежде чем считать, всё это нужно привести к одному виду. И если этого не сделать, отчёт получится красивым, но неправильным.

Когда я оцениваю, сколько времени займёт отчёт, я всегда закладываю время на подготовку данных, а не только на сам отчёт. Потому что если данные приходят в хаосе, то 80% времени уйдёт на то, чтобы привести их в порядок. И это нормально. Но это нужно понимать заранее, чтобы не обещать отчёт «к пятнице», если данные придётся собирать по крупицам.

Четвёртый вопрос: как часто отчёт нужен?

Раз в месяц? Раз в неделю? Каждый день? В реальном времени?

От этого зависит всё: как я его построю, где он будет жить и кто будет его обновлять.

Если отчёт нужен раз в месяц, я могу собрать его вручную, проверить каждую цифру, красиво оформить.

Если отчёт нужен каждый день, я не могу собирать его вручную. Мне нужно автоматизировать сбор данных, настроить обновление, продумать, что будет, если данные не пришли вовремя.

А если отчёт нужен «в реальном времени», я сначала спрашиваю: «А что вы будете делать с этой цифрой прямо сейчас?» Потому что «реальное время» - это дорого. И если решение по этой цифре принимается раз в неделю, то реальное время не нужно. Нужно просто быстрое обновление раз в день.

Пятый вопрос: кто отвечает за то, чтобы данные попадали вовремя?

Это самый нелюбимый вопрос. Потому что на него чаще всего отвечают: «Ну, ты же аналитик».

Я аналитик. Я собираю данные, свожу, проверяю, строю отчёт. Но я не могу заставить людей присылать данные вовремя. Я не могу заполнить форму за прораба. Я не могу вбить цифры за менеджера. Я не могу проверить каждую строчку, если её внёс кто-то другой и не сказал, что внёс.

Поэтому я всегда спрашиваю: кто отвечает за то, чтобы данные попадали в систему. Не я. Не тот, кто просит отчёт. А конкретный человек - ответственное лицо, который следит, что данные есть, что они полные и что они не потерялись по пути.

Если такого человека нет - отчёт будет работать до первого сбоя. А потом я снова буду собирать всё вручную и объяснять, почему цифры не сходятся.

Эти пять вопросов - не бюрократия. Это способ не потратить время впустую.

Я задаю их не для того, чтобы отказаться от работы. А для того, чтобы понять, что именно нужно, и сделать это хорошо. Или не делать вовсе.

Потому что худший отчёт - это тот, который никто не смотрит. Или тот, где метрики не те, единицы измерения не те, а данные не сходятся. Такой отчёт отнимает время у меня, у тех, кто присылает данные, и у того, кто его заказал. А время - единственный ресурс, который нельзя восстановить.

Проверьте себя. Когда вы в последний раз делали отчёт - вы задавали эти вопросы? Или сразу садились за Excel и надеялись, что получится то, что нужно?

А если у вас был случай, когда отчёт сделали, а он оказался не нужен, - поделитесь опытом! Может чек лист нужно добавить еще вопросами?