Когда весь процесс держится на одном сотруднике
В одной компании весь процесс командировок был зациклен на одном сотруднике. Он должен был быть практически круглосуточно на связи, а для компании постепенно становился незаменимым.
Было примерно так: исторически был заключен контракт с неким турагентством. Сотрудник, направляющийся в командировку, заводил заявку на портале и запускал ее на согласование. Дальше всё уходило к специалисту по командировкам: подбор билетов, гостиниц, изменения, переносы – всё через него.
И этот человек постепенно становился точкой, без которой процесс просто не работал.
Мы перестроили модель: нашли поставщика услуг совсем другого класса – с мобильным приложением и веб-версией, где можно было настроить лимиты для разных категорий сотрудников и собрать согласование в одном контуре.
Сотрудники сами выбирали билеты и гостиницы, как в привычных Booking и Skyscanner, но уже в рамках установленных политик. По возвращении их ждал готовый авансовый отчет, который нужно было только проверить, распечатать и подписать – система заполняла его автоматически, и таким образом отчетность сдавалась вовремя.
Через API бухгалтерия сразу получала данные в 1С, а у кадровиков формировалась информация для оформления приказа на командировку.
Специалист по командировкам теперь подключался только там, где было отклонение от правил или исключение.
В результате:
- оформление занимало минуты, а не часы;
- один специалист мог вести командировки сразу для нескольких юрлиц;
- средняя стоимость поездки снизилась примерно на 17%, потому что агрегатор не прятал комиссию в стоимости бронирования, а брал понятное вознаграждение за сервис;
- сотрудникам стало удобнее самим контролировать процесс и не ходить между несколькими окнами и людьми.
Еще мы добавили одну небольшую, но важную вещь.
Разрешили сотрудникам за свой счет оставаться в месте командировки на выходные или праздники и возвращаться позже за счет компании – если билет стоил не дороже обычного возвращения.
То есть компания ничего дополнительно не тратила и получала лояльность сотрудников.
Для меня хороший процесс – это не только про экономию.
Если можно одновременно снизить затраты, убрать ручную работу и сделать жизнь сотрудника удобнее – значит, процесс действительно стал лучше.