«Договор_финал_v3_правки_ОК.docx»: как мы навели порядок с документами клиентов в CRM
Ситуация, знакомая многим. Менеджер скачивает договор из CRM, вносит правки и отправляет клиенту в мессенджере, а новую версию забывает загрузить обратно. Через месяц уже никто не помнит, какая версия правильная. Бухгалтер ищет счёт в переписке, юрист просит «скинуть последний вариант».
Мы делаем FARA CRM и в какой-то момент поняли: проблема не в дисциплине сотрудников. Проблема в том, как устроена работа с файлами в большинстве CRM.
Почему файлы в CRM обычно не работают
CRM превращается в склад вложений. Чтобы поправить документ, его нужно скачать, отредактировать и загрузить обратно. Каждый лишний шаг снижает вероятность, что сотрудник его сделает. В итоге актуальная версия хранится у кого-то на рабочем столе.
Файлы расползаются. Часть лежит в почте, часть в мессенджерах, часть на личных дисках сотрудников. Чтобы найти все документы по одному клиенту, приходится устраивать расследование.
Не всем нужна CRM. Бухгалтеру, юристу и внешнему подрядчику нужны документы, а не воронка продаж. Давать им доступ в CRM означает платить за лишние места и учить людей интерфейсу, который им не нужен.
Документы уходят вместе с сотрудником. Если файлы хранились на личном диске менеджера, после увольнения они пропадают.
Наше решение: CRM и облачный диск компании работают вместе
Идея простая: документ больше не обязан жить только внутри CRM. Файлы хранятся на Google Диске или Яндекс Диске компании, а CRM показывает их в карточке клиента или сделки. С одними и теми же файлами можно работать и через CRM, и напрямую через диск.
Для менеджера это выглядит так. Он открывает файл в карточке сделки, и тот сразу открывается в редакторе Google Документов или Яндекса. Правки вносятся прямо там, без скачивания и повторной загрузки. Версия у документа всегда одна.
Папки создаются сами. Для каждой сделки CRM заводит папку с понятным названием, например «Заказы / SO-0000123-Иванов». Если сделку переименовать, переименуется и папка. Никто не складывает файлы в «Новая папка (7)».
Бухгалтер может вообще не заходить в CRM. Он работает в привычной папке на диске. Если включена синхронизация в обе стороны и бухгалтер положит в папку закрывающие документы, они появятся в карточке сделки в CRM, и менеджер их увидит.
Сотруднику неважно, где физически лежит файл. В интерфейсе CRM все файлы выглядят одинаково, хранятся ли они в облаке или на сервере компании.
Файлы принадлежат компании, а не сотруднику
Документы можно хранить на общем диске компании в Google. Он принадлежит организации, а не конкретному человеку, поэтому при увольнении сотрудника файлы остаются на месте.
К диску CRM подключается через официальное разрешение Google или Яндекса и не хранит пароли от ваших аккаунтов. Если класть документы в облако нельзя, например из-за требований безопасности, файлы можно хранить на собственном сервере компании.
Настройка без программиста
Администратор задаёт схему папок в настройках: как называть корневую папку раздела и папку каждой записи. Можно выбрать, как синхронизировать файлы:
- сразу, в момент загрузки;
- по расписанию, в одну сторону, из CRM на диск;
- по расписанию в обе стороны, чтобы файлы, добавленные прямо на диск, тоже появлялись в CRM.
Что это даёт бизнесу
- Одна актуальная версия документа вместо пяти файлов с разными «финалами».
- Всё по клиенту в одном месте: договоры, счета и акты лежат в карточке сделки.
- Коллеги без доступа к CRM работают в привычном диске, и за них не нужно платить.
- Документы остаются в компании, даже когда уходит сотрудник.
Как попробовать
Посмотреть, как это работает, можно в демо-версии: demo.faracrm.com. FARA CRM бесплатна для использования внутри компании, её исходный код открыт на GitHub. Вопросы можно задать в Telegram-канале.
Где сейчас лежат документы по вашим клиентам? Если ответ «везде понемногу», расскажите в комментариях, как вы с этим справляетесь.