Один раз задать правило — дальше система делает сама: как автоматизировать регулярные встречи

Еженедельный созвон команды, ежемесячная встреча с клиентом, регулярное совещание по проекту — на первый взгляд, это небольшие задачи. Но каждая такая встреча требует одних и тех же действий: определить участников, выбрать проект, поставить время, назначить ответственного, добавить повестку.

Если встреч немного, ручной подход почти незаметен. Когда регулярных событий становится больше, появляется отдельная административная работа: нужно следить за расписанием, создавать новые записи и не забывать корректировать их при изменении условий.

В этой ситуации полезно автоматизировать не сам календарь, а правило, по которому появляются повторяющиеся события.

Большинство регулярных встреч имеют устойчивую структуру. Команда собирается в определенный день, длительность известна заранее, участники меняются редко, а встреча относится к одному проекту.

При ручном создании каждый раз приходится заново вводить эти параметры. С точки зрения сотрудника это несколько действий, но с точки зрения процесса они повторяются практически без изменений.

Поэтому здесь возникает простой вопрос: зачем каждый раз заново описывать то, что уже известно?

Если встреча проходит по определенному правилу, это правило можно сохранить отдельно.

Это ключевой принцип демонстрации Бипиума. Конкретная встреча — это результат. Она существует в каталоге встреч, имеет свою дату, параметры и участников.Правило — это описание того, каким образом такие встречи должны появляться. Оно может храниться отдельно и использоваться многократно.В демонстрации для этого создается каталог «Планирование встреч». В нем хранится периодичность и параметры будущего события. Отдельный каталог содержит уже созданные встречи.

Такой подход можно применять не только к календарю. В корпоративных системах он вообще полезен для процессов, где один и тот же объект должен регулярно появляться по заданным условиям.

Чтобы автоматизация могла создать встречу без ручного участия, ей нужны данные, которые сотрудник обычно указывает сам. В демонстрации это периодичность, день и время, проект, повестка, ответственный, участники, тип встречи и продолжительность. В зависимости от формата могут задаваться дополнительные параметры — например, ссылка для онлайн-встречи или адрес для очной.

Получается своего рода инструкция для сценария: когда создать событие и какими значениями его заполнить.

Еще один важный момент — расписание самой автоматизации. Правило встречи говорит, какую встречу нужно создать. Планировщик говорит, когда нужно проверить правила.

В демонстрации сценарий запускается по расписанию, после чего обращается к каталогу планирования и создает необходимые записи в каталоге встреч. Такое разделение позволяет не привязывать каждое правило к отдельному механизму запуска.

Представим обычную ситуацию: встречу команды переносили с 16:00 на 17:00. При ручной модели нужно найти будущие встречи и проверить, где еще осталось старое время. При модели с правилами сначала изменяется источник, из которого автоматизация получает параметры. В демонстрации именно запись планирования является таким источником. Если изменилось время регулярной встречи, оно корректируется в правиле.

Это не отменяет необходимости контролировать уже созданные события, но делает управление будущими повторениями централизованным.

В качестве примера в демонстрации создается встреча команды, которая должна проходить по пятницам в 16:00. В записи указываются проект, повестка, ответственный, участники, офисный формат и продолжительность 60 минут. После сохранения правила сценарий запускается и создает соответствующую запись в каталоге встреч.

Таким образом, сотруднику не нужно отдельно создавать каждую следующую встречу. Он один раз описывает правило, после чего его выполняет автоматизация.

Сам принцип можно перенести на другие регулярные процессы. Например, если в компании регулярно создается один и тот же тип задачи, проводится плановая проверка или формируется повторяющееся событие, можно разделить процесс на два уровня: правило и результат. Вместо того чтобы автоматизировать каждую конкретную запись, система получает единое описание того, какие объекты и с какой периодичностью должны появляться.

Это уже более общий подход к автоматизации: сохранять не последовательность ручных действий, а правила, по которым эти действия должны выполняться.

В демонстрации Бипиума эта модель реализована через каталог «Планирование встреч», каталог «Встречи», планировщик и сценарий создания записей. Форумная публикация содержит описание настройки и BPMN-файл planirovanie-vstrec.bpmn.

Полная демонстрация настройки на форуме Бипиума

Регулярное событие не обязательно должно каждый раз начинаться с ручного создания записи.

Если его параметры заранее известны, их можно описать один раз и использовать как основу для автоматического создания конкретных объектов. В случае встреч это расписание, участники, проект и остальные параметры события.

Такой подход не отменяет календарь и не решает все вопросы планирования. Его задача проще: убрать из процесса повторяющиеся действия там, где они каждый раз воспроизводятся по одному и тому же правилу.