Месяц бумажной работы за 10 минут: как я автоматизировал оформление документов.

В работе трейд-маркетолога производственного предприятия рано или поздно наступает момент, когда проверка отчетов, оформление документов и подготовка к выплате премий по условиям акции начинает съедать все рабочее время.

Так произошло и у меня. Закрылся акционный период, в рамках которого мы запустили три федеральные акции: для менеджеров дистрибьютора, направленные на продажу розничной фасовки и на продажу B2B-фасовки продукции, а также на вторичные продажи дистрибьюторов в розничные торговые точки и локальные сети.

Всего в акции приняло участие порядка 60 дистрибьюторов, а это значит, по итогам акции ко мне попало порядка 150-180 отчетов о продажах. Мы заранее разработали и согласовали унифицированную форму отчета, которая позволяла автоматизировать проверку и расчет премий, и разрешили присылать данные в виде выгрузки из 1С. Но реальность внесла свои коррективы: около 40% дистрибьюторов по тем или иным причинам присылали отчеты в «свободной форме». У кого-то не было 1С в принципе, у кого-то менеджер не владел Excel на уровне, необходимом для формирования корректной выгрузки.

Кроме того, даже идеальный отчет по форме не избавлял от необходимости ручного оформления закрывающих документов: протокола и акта о выплате премии, а также ряда внутренних согласований. В сумме на один отчетный период приходилось оформлять порядка 300 документов.

Любая опечатка в фамилии, сумме или реквизитах могла привести к возврату документов и задержке выплат. А премии победителям должны выплачиваться вовремя. Дошло до того, что почти целый месяц после закрытия акции был полностью занят бумажной работой, не оставляя времени на другие задачи.

После пары таких циклов пришло осознание: процесс нужно автоматизировать. Делалось это еще до массового хайпа вокруг нейросетей, и инструменты по крупицам собирались из интернета и внедрялись в рабочую рутину.

Глобальная задача включала два этапа: автоматизацию обработки самих отчетов и автоматическое оформление закрывающих документов. Об автоматизации проверки отчетов я расскажу в следующей статье. Сегодня же заострю внимание на том, как за 10 минут сформировать пакет однотипных документов без знания программирования.

Шаг 1. Единый реестр в Excel.

Работу я начал с создания сводной таблицы в Excel, куда внес все проверенные данные участников акции. Структура была простой и логичной: № договора, название дистрибьютора, ФИО ЛПР (в родительном и именительном падежах для разных типов документов), план, факт, размер премии.

Отдельный нюанс: в документах сумму нужно указывать прописью. В Excel нет встроенной функции для перевода рублей в пропись. Можно было писать макросы или ставить надстройки, но я пошел путем наименьшего сопротивления: использовал гигантскую формулу на пол-экрана, на простых функциях Excel. Она работала безотказно, не требовала разрешения макросов при открытии файла, и этого было более чем достаточно. Все цифровые данные просто дублировались столбцами с текстовой расшифровкой.

Шаг 2. Шаблоны и штатная функция «Слияние».

Далее я подготовил стандартные шаблоны документов (Протокол, Акт, дополнительное соглашение) в Word. В тех местах, где должны были подставляться переменные, я вставил текст, точно соответствующий названиям столбцов в моей Excel-таблице, и визуально выделил его желтой заливкой для удобства проверки.

Затем в дело вступила штатная функция Word — Слияние Алгоритм прост: выбираем шаблон, подключаем нашу Excel-таблицу как источник данных, расставляем поля и нажимаем «Объединить». Без макросов, без кода, без сложных интеграций. На выходе мы получаем один большой файл Word, в котором сгенерирован готовый документ для каждого из 60 дистрибьюторов с уже подставленными данными.

Шаг 3. Финальный штрих.

Оставалась последний шаг: разбить этот огромный файл на отдельные документы и сохранить их в PDF с понятными именами (например, Акт_ООО_Ромашка.pdf), чтобы отправить их в бухгалтерию или дистрибьюторам.

Вручную копировать 60 раз — это снова часы работы. Здесь я использовал лишь один небольшой макрос, который автоматически разрезает документ по разделам и сохраняет их как PDF с именами, взятыми из той же таблицы Excel. Это был единственный код во всем процессе.

Итог.

Вместо месяца рутинной проверки и ручного заполнения, весь пакет закрывающих документов по акции формируется в несколько кликов и буквально за 10 минут. Ошибок допустить здесь практически невозможно.

Недавно к нам в офис заглянул бывший руководитель и между делом обмолвился, что на днях писал на Python скрипт для автоматической обработки и оформления порядка 40 однотипных документов, и что это была «та еще задачка» с кучей подводных камней. Он очень удивился, когда я вкратце описал ему способ решения его задачи без единой строчки кода на Python. Просто связка Excel + Word.

Не спешите отдавать решение задачи на откуп нейросетям или изучать код, зачастую задачу можно элегантно закрыть стандартными инструментами, которые уже есть на вашем компьютере.

Как говорит Николай Павлов: «Все просто, когда знаешь».