Как правильно провести инвентаризацию

Недавно ко мне личные сообщения поступила просьба: «Нужно провести инвентаризацию в магазине. Как это лучше сделать?».

В этом посте я расскажу об этапах инвентаризации, а также о том, что делать с недостачей или излишками.

Так как инвентаризация — это особая процедура, она должна выполняться в несколько этапов:

Подготовьте необходимые документы

В их число входит приказ об инвентаризации, где указываются сроки ее проведения и ответственные лица.

А также журнал учета и контроля, куда в дальнейшем будут заносится результаты.

Выявите фактический остаток продукции

Для этого необходимо пересчитать или взвесить товар в присутствии комиссии.

Комиссия в этом случае обязательна, чтобы между администрацией и сотрудниками не возникло споров и разногласий по поводу результатов проверки.

Выявите разницу между фактическим наличием товара и планируемым

Так вы сможете выявить излишек или недостачу и, как следствие, разобраться в нарушениях.

Подведите итоги

На этом этапе важно четко зафиксировать, какого товара и в каком количестве не хватает, чтобы в дальнейшем провести расследование.

Если возникает дефицит продукции, необходимо установить его причину.

Если причина объективная, например, у товара вышел срок годности, такие издержки записываются в «обычные» или «прочие» расходы магазина.

Если же причиной является воровство или неправильное хранение товара, необходимо удержать недостачу с материально ответственного лица: завхоза, директора и тд.

Важно помнить, что компенсация за ущерб не должна превышать 20% от зарплаты сотрудника.

Своим клиентам я рекомендую два основных способа:

Внедрить систему штрихового кодирования

Так, в режиме онлайн вы будете получать информацию о том, сколько единиц какого товара осталось на складе.

Использовать складские CRM-системы

Они полностью автоматизируют логистические процессы и сэкономят время на проведение следующей обязательной инвентаризации.