Организовать фестиваль на 2000 человек за два месяца

21 сентября в Таганроге состоялся первый фестиваль в формате open air — BrainFest. Темой фестиваля стал космос. Организатором фестиваля выступила ассоциация BrainHorn, основанная ведущими IT-компаниями Таганрога: Dunice, INOSTUDIO, Lodoss Team, Oggetto.

Целями ассоциации являются решение актуальных задач города, повышение привлекательности IT-специальностей, формирование кадрового резерва, а также популяризация digital-отрасли и науки.Даем советы начинающим, как организовать мероприятие на две тысячи человек за пару месяцев.

Первое с чего мы начали подготовку – это с определения целевой аудитории фестиваля. От этого шага зависит успех мероприятия в целом. Мы понимали, что многие участники придут с детьми, и важно было продумать для них всевозможные активности.

Масштабному мероприятию просто необходим профессиональный организатор. Именно он подскажет, какой концепции придерживаться для достижения поставленных целей мероприятия. А также посоветует, в каком порядке заказывать раздатку и на что обратить внимание.

Мы начали подготовку к фестивалю в середине июля. Так мы узнали, что спикеры планируют выступления за год. К счастью, они пошли нам навстречу, поверили в наш формат и скорректировали свой график выступлений, за что мы им невероятно благодарны. Но этот пример, скорее, исключение.

При заказе брендированной продукции обязательно стоит учитывать человеческий фактор. Именно такой вывод мы сделали после того, как нам сначала задержали поставку лент для бейджев, а потом отдали партию не по тз. Своими руками мы исправляли ленты в ночь перед фестивалем.

Когда в организации мероприятия задействованы десятки, а то и сотни людей, нужно быть готовым ко всему.

Мы знали, что нам понадобятся дополнительные силы для координации фестиваля, поэтому привлекли волонтеров. Они работали на стойке регистрации, сопровождали до места фестиваля и поддерживали общий уют мероприятия. С последними особенно не прогадали, беря в расчет тот факт, что во время фестиваля трижды шел дождь и нужно было оперативно спасать пуфы от стихии.

Когда на сцену выходят музыканты советуем, чтобы волонтеры выступили в качестве своеобразных «первопроходцев танцпола». Они не стесняются танцевать в самом центре, заряжая толпу драйвом. Это быстро подтягивает всех остальных.

Фестиваль на открытом воздухе – довольно энергоемкое мероприятие. Необходимо заранее продумать все детали: позаботиться о звуковом оборудовании, освещении, усилителях. На случай нестабильной электроэнергии приобрести генератор (правда его все равно мало). Главное, чтобы рядом с вами всегда был электрик. Он оказывается едва ли не самым главным действующем лицом фестиваля.

Аудитория фестиваля не терпит тишины. Музыка должна быть на протяжении всего мероприятия, а паузы в тайминге должен заполнять профессиональный ведущий, поддерживая настроение гостей.

Погода – непредсказуема. И, пожалуй, именно к этому нужно быть готовым на 100%. Нам не совсем повезло – трижды за мероприятие шел кратковременный дождь.

Для себя мы отметили, что нужно тщательно прорабатывать вопрос посадочных мест. Запастись большим количеством кожаных диванов, деревянных поддонов или любых других предметов, которые не намокнут от первого дождя. А груши и мягкие пуфы стоит оперативно прятать под навес.

Для гостей советуем припасти пледы или дождевики. Никакая погода не должна омрачить праздник. Кроме того, рассмотрите возможность экстренного перемещения фестиваля под крышу, например, в ближайшее кафе.

Когда мы планировали музыкальную часть фестиваля, то долго думали, будет ли достаточно одной музыкальной группы. Казалось бы, зачем больше? Позже от наших выступающих мы узнали, что вчера у них случилось ЧП и доехать до другого мероприятия они не смогли. Вторая группа бы спасла весь вечер. Это ЧП могло бы случиться и перед вашим мероприятием, так что диверсифицируйте риски.

Организация масштабного фестиваля – ответственное дело. Определиться с целью, подготовить сценарий, назначить ответственных, согласовать график спикеров, арендовать техническое оборудование, пригласить партнеров и т.д. на все это нужно время. Наш опыт показал, что при желании его возможно организовать за два месяца. Но зачем торопиться и нервничать?! Оптимальное время подготовки к фестивалю – полгода.

Мы уже писали о том, что в общей сложности в фестивале приняло участие более 2000 человек. И это при условии, что мы начала подготовку за два месяца до старта. И у нас не было никаких трат на рекламу и освещение.

В целом мы довольны результатом. Нам до сих пор поступают положительные отзывы и комментарии от участников и партнеров мероприятия. Дерзайте и у вас все получится!
Будем рады ответить на все ваши вопросы в нашей группе в Facebook.