Как сделать онлайн-корпоратив на 700 человек: опыт «команды счастья» СберМаркета

Рассказываю, как объединить сотни людей на празднике в Zoom и зачем каждой компании нужен Chief Happiness Officer.

Привет, меня зовут Настя, я руковожу «Командой Счастья» в СберМаркете. Наша команда — часть отдела HR. Полтора года назад я пришла сюда на должность офис-менеджера: отвечала за жизнедеятельность офиса и организацию мероприятий.

Через некоторое время меня повысили и предложили должность Chief Happiness Officer. Теперь основной KPI моей работы — счастье всех сотрудников (Employee Happiness Index).

Раз в квартал мы проводим опрос NPS. Одна из главных целей опроса — выяснить, готовы ли сотрудники рекомендовать СберМаркет как хорошее место работы. В мои задачи входит повышение этого показателя.

NPS помогает нам узнавать, что нужно сотруднику, чтоб комфортней чувствовать себя как в офисе, так и на удаленке. Например, мы запустили электронную библиотеку, организовали онлайн тренировки (силовые и йогу), онлайн-консультации с психологом, профессиональные тренинги под запрос, регулярные подарки с напоминанием о компании. И даже занялись корпоративами. На удаленке.

Этой весной нам исполнилось 7 лет. Изначально мы планировали офлайн-вечеринку, но случился коронавирус и переход на удаленный формат работы. Самоизоляция повлияла на внутренние коммуникации в компании — работы в разговорах стало больше, а другие темы для общения ушли из наших будней.

Нам хотелось вернуть коллегам ощущение единства, передать энергетику друг друга и офисный вайб. Пандемия нам не помешала: мы просто решили перенести корпоратив в онлайн.

Рассказываю, как это было — и как готовиться к такому событию.

Как выглядит обычный корпоратив?

Есть официальная и неофициальная части, какие-то развлечения, еда, напитки и подарки. Все это мы постарались воссоздать в онлайн-формате. Мы стартовали за 3 недели. Первое, с чего мы начали — выбор площадки. Тут должно совпасть сразу несколько факторов:

• Нет ограничения по количеству участников. Не считая курьеров и сборщиков, в штате СберМаркета 700 человек. Всех их мы хотели видеть на мероприятии.
• Платформа должна выдерживать высокие нагрузки. Онлайн-корпоратив — повод радоваться, а не нервничать из-за качества связи.
  
• Вменяемая цена и удобный способ оплаты за расширенную версию.
  

В работе мы используем Google Meets, календарь, Slack, почту, чаты быстрого реагирования в Telegram и WhatsApp. Для корпоратива мы выбрали Zoom — он похож на Google Meets, а ссылку на встречу можно было сразу добавить в календарь всем сотрудникам.

Мы оплатили тариф «Бизнес». Он позволяет сделать именную ссылку на встречу (формата sbermarket.zoom.us) и забрендировать конференцию.

Важно: предварительно изучите условия тарифа. Сперва мы забыли о том, что должны доплатить за каждую новую сотню участников.

Корпоратив начинался в 19:00 по Москве. В 19:05 мы столкнулись с тонной сообщений от встревоженных коллег, которые не могли зайти в конференцию после первых 100 сотрудников. Мы оперативно связались с техподдержкой и внесли нужную сумму. Было страшно: нам казалось, что люди махнут рукой и не придут из-за неполадок. Не делайте как мы — оплачивайте все заранее.

Для того, чтобы все получилось, хорошей площадки мало. Вам понадобятся:

• Координатор и его помощники. В нашем случае это я и наша «команда счастья»;
• Ведущий;
  
• Диджей;
  
• Фотограф, который умеет ловить момент и справится с веб-съемкой;
  
• Видеограф (опционально).
  
• Инициативная группа в каждом отделе компании, которая сможет подготовить какую-то активность или поздравление.
  

Проблем с поиском ведущего не было. Мы проводим корпоративы раз в 3 месяца и давно нашли «своего» — это Максим Задомский. С фотографом Аней Герасимовой и диджеем Сергеем Лосевым мы тоже работали раньше, так что не сомневались, что они смогут адаптироваться под формат.

Диджей на онлайн-вечеринке — еще более серьезная обязанность, чем ведущий. Он должен уметь работать со звуком на выбранной платформе. Например, мьютить участников или грамотно шерить звук с аккаунта организатора. А еще — хорошо чувствовать компанию: во время речи СЕО наш диджей смог за пару секунд подобрать нужный фоновый трек и растрогать добрую половину штата.

Инициативные группы от каждого отдела понадобятся для подготовки контента «официальной» части мероприятия. Мы выбрали видеоформат и попросили каждую группу сделать небольшое поздравление в честь дня рождения компании. Получилось около 20 роликов по 2-3 минуты: каждый отдел снял видео в своей стилистике.

Видеограф помог нам смонтировать ролики и причесать их под формат корпоратива. Видеоряд занял почти всю официальную часть — около двух часов. Ролики перебивались шутками, интерактивом и вопросами от ведущего. Разделять коллег на Zoom-комнаты мы не стали: нам хотелось чувствовать, что все мы здесь и сейчас сидим рядом.

Раз в 3 недели мы стараемся рассылать всем сотрудникам различные подарки: кружку, блокнот или что-нибудь прикольное, что может подбодрить и напомнить о компании.

В день рождения СберМаркета мы подумали, что будет здорово попробовать снова почувствовать себя детьми — и собрали коллегам подарочные боксы со свечками в виде цифры «семь», праздничными колпаками и набором для выпечки морковных капкейков.

Важно: лучше максимально оптимизировать логистику. Предположим, вам хочется сделать брендированные свитшоты. Не рассылайте все из Москвы: найдите хороших подрядчиков по печати на толстовках в каждом городе и разошлите мерч местным коллегам. Сэкономите и деньги, и силы. Мы рассылали все, кроме наборов для кексов, из основного офиса — это было напряженно.

Перед встречей в Zoom мы попросили всех, кто хотел, испечь себе кексы и наполнить бокалы. За официальной поздравительной частью последовали танцы и неофициальная часть вечеринки, где коллеги общались, веселились, делились эмоциями друг с другом. Последние 50 человек разошлись где-то в 4 утра.

• Возможность собраться всей командой из любого уголка мира. Привести в Москву всех региональных сотрудников для офлайн-встречи у нас бы не получилось. Пандемия дала нам шанс впервые сделать что-то вместе.
• Цена. За стоимость одного офлайн-корпоратива мы организовали праздник для всех российских сотрудников. В цену еды, напитков и аренды помещения мы закупили и разослали подарочные наборы.
  
• Безопасность и спокойствие. Здесь без комментариев: после самоизоляции многие испытывают тревогу, оказываясь в людных местах. К тому же, если кто-то устал, можно сразу же упасть в кровать — и не тратиться на такси.
  
• Наряжаться не обязательно :)
  

• Технические неполадки. Если что-то может пойти не так — оно пойдет не так. Чей-то душевный тост может оборваться, а изображение ведущего вдруг пропадет с экрана. Придется запастись терпением и решать проблемы по мере поступления.
• Трудно подобрать развлечения для каждого. Кто-то обязательно окажется невовлеченным. Правда, так бывает и на обычных корпоративах. Например, наши разработчики редко участвуют в коллективных активностях и предпочитают общаться друг с другом.
  
• Общаться между собой можно только в личной переписке или в чате. С одной стороны, это помогло нам почувствовать единение, а с другой — лишило коллег традиционных посиделок в уже сложившихся компаниях.

В будущем мы введем смешанный формат корпоративов — для регионов или заграничных удаленщиков будем готовить отдельные онлайн-вечеринки.

1. Работайте с профи. Профессиональные фотограф, диджей и ведущий легко адаптируются к онлайн-формату.

2. Оплатите тариф в Zoom заранее и проверьте связь. В онлайне любой простой может стать критическим. Люди почувствуют раздражение и предпочтут посмотреть сериал вместо того, чтоб провести время с коллегами.

3. Соберите штаб. За день до корпоратива я, все ребята из команды и наши подрядчики сдали тесты на коронавирус. В офис мы приехали на такси. Чтобы все прошло гладко, трансляция должна вестись из одного места. Нас было шестеро — и этого хватило, чтобы зарядить атмосферу позитивом и сделать хороший праздник.

4. Найдите помощников для фотографа. Когда у вас 10 экранов с десятками разных лиц, одному человеку будет трудно сделать «те самые кадры». В нашем случае фотограф руководил процессом: говорил нам, когда сделать скриншот, и помогал ребятам позировать. За съемку отвечали трое человек.

5. Любите команду и компанию. Чем больше вы расположены к коллегам, тем легче понять, чего они хотят. Только на доверии можно построить что-то прекрасное и волшебное. В том числе — онлайн-праздник.