Как составить идеальный план на месяц и не упустить важное

Пошаговая инструкцию, подборка полезных инструментов + советы и лайфхаки.

Всем привет! На связи команда таск-менеджера ЛидерТаск.

ЛидерТаск можно скачать на телефон и компьютер или установить коробочную версию на свой сервер.

Сегодня расскажем, как составить план на месяц. Планирование задач на месяц — важный шаг к достижению долгосрочных целей и эффективному управлению временем. Грамотно составленный план помогает структурировать задачи, снизить стресс и повысить продуктивность.

Планирование — это иерархия, в которой на нижних уровнях располагаются повседневные дела (личные и рабочие), например, поход за продуктами или деловые встречи. На уровнях выше — планы на неделю и месяц, а на самом верху — планы на год.

Каждый из этих уровней играет важную роль в достижении целей, поэтому важно следовать принципу иерархии: планы низшего уровня должны поддерживать планы высшего. Ежедневные задачи должны приближать вас к реализации глобальных целей. Например, если ваша цель на год — выучить иностранный язык, то в месячный план следует включить поиск курсов или репетитора, в недельный — запланировать 2-3 занятия, а в ежедневный список — выполнение домашних заданий.

Планирование на месяц отличается от еженедельного и ежедневного планирования своей детализированностью. При составлении месячного плана не следует углубляться в мелочи и расписывать каждое действие. Главная цель месячного плана — напомнить о том, что действительно важно, и помочь приблизиться к глобальным целям. Поэтому в месячный план включайте только приоритетные задачи, а рутинные дела оставляйте для недельного или ежедневного планирования.

Опытным путем мы разработали подробную инструкцию, следуя которой можно успешно спланировать свой месяц.

Шаг 1: Определите, над какими сферами вы будете работать в этом месяце

Посмотрите на список целей на год и выберите 1-3 цели, над которыми будете работать в этом месяце. Если у вас нет годового плана, советуем набросать хотя бы приблизительный список целей. Представление о целях поможет продвигаться к своим желаниям, а не оставаться на месте.

Пример целей на год:

Исходя из целей, в этом месяце можно сосредоточиться на работе, ремонте и спорте.

Шаг 2: Разбейте большие цели на несколько конкретных достижимых шагов и поставьте для них сроки

Для того чтобы оценить объем работы и понять, реально ли достичь поставленных целей в назначенные сроки, рекомендуем разбивать большие цели на небольшие понятные и конкретные шаги. Это позволит не только понять, с чего начать, чтобы достичь желаемого, но и снизит внутреннее сопротивление. Также лучше ставить для каждого шага конкретный дедлайн. Это поможет избавиться от прокрастинации.

Вернемся к примеру.

На этом шаге наш месячный план стал выглядеть так:

Шаг 3: Добавьте в план прочие события и дела, которые необходимо сделать в этот месяц

Все дела, которые нужно сделать в этом месяце, тоже нужно внести в план. Если у них есть жесткие дедлайны, рекомендуем сразу зафиксировать это в календаре. Так вы не только сделаете все вовремя, но и случайно не поставите несколько дел на одно и то же время.

Отметьте в календаре все дни рождения, встречи с друзьями, визиты к врачу, чтобы точно ни о чем не забыть.

А еще бывает, что появляются цели, о которых вы не думали в начале года, но их тоже нужно сделать. Например, вы решили получить водительские права, поэтому нужно запланировать занятия в автошколе и подготовку к экзаменам.

Рекомендуем сперва внести в расписание все дела, которые привязаны ко времени и которые никак нельзя перенести или сдвинуть:

И, к примеру, еще нужно отвезти машину в сервис для прохождения проверки перед зимой. Подобного рода дела тоже стоит внести в план на месяц, но можно не назначать им дедлайн сразу, особенно если не знаете, в какой день сможете это сделать.

Шаг 4: Добавьте регулярные задачи и полезные привычки

На этом этапе можно включить в план все регулярные задачи, которые повторяются из месяца в месяц. Например, даты оплаты коммунальных услуг и аренды парковочного места, чтобы случайно не забыть об этом.

Также в план на месяц можно добавить 2-3 новые полезные привычки, которые хотите развить. Это могут быть такие занятия, как ежедневное чтение, медитация или 10 000 шагов в день.

Не выделяйте более 3 направлений в качестве фокуса месяца. Одновременная работа над большим количеством приоритетов может снизить продуктивность. Оптимально выбрать до трёх основных целей и сосредоточить на них всё внимание. Такой подход обеспечит более высокую результативность.

Декомпозируйте задачи. Мы уже писали о том, что лучше разбивать большие сложные задачи на конкретные простые шаги. Важно, чтобы эти подзадачи были достижимыми. Такое пошаговое деление поможет понять, как подступиться к глобальным целям, а также снизит уровень стресса. Кроме того, процесс выполнения этих маленьких шагов будет мотивировать продолжать действовать, так как будет виден прогресс.

Ставьте дедлайны. Рекомендуем для каждой задачи, в том числе и подзадачам, ставить дедлайны. Это позволит равномерно распределить нагрузку в течение всего месяца и избежать переработки и выгорания.

Регулярно редактируйте и корректируйте план. Планирование — это гибкий инструмент, поэтому план можно и нужно менять в зависимости от изменяющихся обстоятельств. Например, если вы планировали пройти обучающий курс, но внезапно заболели, то лучше перенести учебу и дать себе время на отдых и восстановление.

Отслеживайте результаты и прогресс. В конце каждого месяца стоит проводить небольшой анализ: что удалось выполнить, а что — нет, и по каким причинам. Возможно, вы переоценили свои силы, или случились непредвиденные обстоятельства. Такой обзор в любом случае поможет эффективнее спланировать следующий месяц.

Конкретизируйте задачи. Максимально четко и понятно формулируйте задачи. Вы должны без дополнительных размышлений понимать, что и когда вам нужно сделать. То есть вместо «подготовиться к презентации» лучше написать «подготовить 10 слайдов презентации до 15 октября».

Таск-менеджер. В приложении легко создавать задачи, отслеживать их выполнение, при необходимости настроить уведомления и напоминания. Еще один немаловажный плюс: все задачи всегда под рукой, потому что эти сервисы доступны как с компьютера, так и с мобильного телефона.

Excel-таблица. Бесплатный, простой инструмент, доступный на любом компьютере. К тому же таблицу можно настроить по своему желанию. Но в этом же скрывается и недостаток этого инструмента: требуется много времени и попыток, чтобы разработать действительно удобную форму для составления плана.

Бумажный ежедневник. Классический инструмент для планирования дел. Многие предпочитают этот способ по двум причинам: он прост в использовании и не зависит от интернета. А ещё потому, что некоторые люди лучше воспринимают информацию, когда записывают её вручную. Но с другой стороны, ежедневник частенько забывают дома, в нем сложно искать нужную информацию, и он периодически заканчивается, поэтому нужно постоянно покупать новые.

Планер на месяц. Это бумажный планер, в котором есть разметка для всего месяца. Это очень удобно, потому что видна вся занятость в течение месяца и можно равномерно распределять нагрузку. Однако в планере нельзя конкретизировать задачи, а для более краткосрочного планирования (на неделю или день) нужен дополнительный инструмент. Готовые шаблоны планера можно скачать и распечатать по ссылке.