Как правильно перевести сотрудников на удаленку

Елена Симон, руководитель проекта YellowRocketsLegal:
Российские компании начали переводить сотрудников на удаленную работу после вспышки коронавируса. Из-за этого возникла необходимость корректировки трудовых документов и юридическое оформление дистанционного труда.
⠀
Что такое дистанционная работа?
Под дистанционной понимают работу, которую работник выполняет вне стационарного рабочего места (дома, кафе, за границей и др.).Он получает задания и общается с работодателем через интернет, по телефону или с помощью других, менее популярных, средств связи.
⠀
Что сделать, чтобы перевести работника на дистанционную работу?
В первую очередь нужно получить согласие. Если работник согласен, с ним заключается дополнительное соглашение, в котором подробно прописаны изменившиеся условия труда.
Если сотрудник против, то для перевода на удаленную работу его надо уведомить за 2 месяца до предполагаемых изменений. В уведомлении должны быть указаны причины, повлекшие изменение условий труда.
⠀
Обращаем внимание, при переводе на дистанционную работу нельзя менять трудовую функцию! То есть, не может, например, бухгалтер работать на удаленке копирайтером.
⠀
Что необходимо дополнительно учитывать в трудовом договоре (дополнительном соглашении) с дистанционным работником?
⠀
1. Режим рабочего времени и времени отдыха.
Согласно ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник вправе определять самостоятельно, если иное не предусмотрено в трудовом договоре. Если дистанционный сотрудник участвует в производственном процессе, общается с клиентами, взаимодействует с коллегами, то работодателю необходимо в трудовом договоре прописать рабочий режим такого работника.
⠀
2. Используемое оборудование и программно-технические средства.
В трудовом договоре необходимо указать обязанность работника использовать оборудование и программно-технические средства. Есть два варианта:
- Оборудование предоставляет работодатель. Тогда в договоре следует перечислить условия о порядке и сроках обеспечения необходимым оборудованием, и ознакомить сотрудника с требованиями охраны труда при работе с данным оборудованием и средствами;
- Либо сотрудник работает на собственной или арендованной технике. Тогда в трудовом договоре может быть указан размер, порядок и сроки выплаты работодателем компенсации за использование работником собственного (или арендованного) оборудования и иных средств.
⠀
3. Порядок и срок предоставления отчетов.
В трудовом договоре можно указать порядок и сроки предоставления дистанционным работником отчетов работодателю о выполненной работе. Это могут быть еженедельные или ежедневные отчеты в определённой CRM-системе или по электронной почте.
Для эффективного контроля за предоставлением отчетности нужно максимально подробно прописывать обязанности сотрудника в трудовом договоре.
⠀
4. Порядок использования средств защиты информации в соответствии с рекомендациями работодателя.
Особенно это касается сотрудников, которые работают с персональными данными. Включение такого пункта в трудовой договор и ознакомление с требованиями использования средств защиты информации поможет избежать нарушений и утечки персональных данных клиентов.
⠀
5. Основания расторжения трудового договора.
В трудовом договоре возможно предусмотреть дополнительные основания для его расторжения. Например, неоднократная несвоевременная сдача отчетности по электронной почте, нарушение правил использования оборудования или средств защиты информации, или просрочка в системе постановки задач.
⠀
Эпидемия коронавируса подталкивает нас к новым решениям. Компании, которые раньше спокойно работали в больших опенспейсах переводят сотрудников на удаленную работу. Это стресс и для сотрудника, и для работодателя. Тем обиднее будет допустить ошибки. Своевременное и правильное оформление трудовых документов по переводу сотрудников на дистанционную работу позволит работодателям минимизировать риски неисполнения ими своих обязательств и максимально защитить от разного рода злоупотреблений.

Елена Симон, руководитель проекта YellowRocketsLegal.
Подписывайтесь на telegram-канал Венчур в законе