Нельзя так просто взять и оставить их дома

Как оформить на работу удаленных сотрудников

Согласно данным июньского исследования ANCOR — Adizes, только 19% генеральных директоров и собственников бизнеса собираются вернуть в офис 100% работников. Остальные оценили выгоды удаленной работы и планируют часть сотрудников оставить трудиться дома. Однако это управленческое решение потребует правильного оформления. Ольга Полежаева, руководитель Практики юридического консультирования по трудовому праву и охране труда международной стаффинговой компании ANCOR рассказала, почему «удаленку» обязательно нужно оформлять и как это правильно сделать.

Пандемия внезапно внесла изменения в размеренный мир кадровиков. До карантина в Трудовом кодексе были прописаны две возможные формы работы вне офиса: надомная и дистанционная. Оба варианта предполагают, что сотрудники выполняют свои задачи не на территории работодателя.

Под «надомной работой» чаще подразумевается ручной труд: сборка каких-либо изделий, изготовление поделок и т.д. Работодатель обязуется предоставлять материалы, забирать готовую продукцию и оплачивать фактически проделанную работу.

Дистанционная работа чаще всего связана с интеллектуальной деятельностью. Согласно ТК, работодатель может, но не обязан предоставить инструменты для работы и не может требовать от сотрудника присутствия в офисе, кроме как для проведения заранее оговоренных встреч. И тот и другой виды деятельности оформляются документально и требуют согласия двух сторон.

В пандемию работодатели столкнулись с новыми реалиями: появилось определение «удаленная работа». По сути, та же дистанционная работа, но без согласования с сотрудниками. Приказ о переходе на удаленную работу можно было разослать по электронной почте. Но карантин закончился, послабления в документообороте чреваты неприятными последствиями, а необходимость в удаленной работе осталось. И с этим надо что-то делать.

Не пускать на самотек

Первая мысль, которая посетила многих бизнесменов, заключалось в том, чтобы просто оставить сотрудников дома, хотя бы тех, кто не связан с подписанием документов. На работу они оформлены, зарплату получают, все необходимые отчисления делаются, казалось бы, чего еще надо. Но есть несколько подводных камней.

Во-первых, если с сотрудником, который числится в офисе, в рабочее время случится какая-то неприятность, то работодателю придется провести расследование и ответить перед законом, если неприятность произошла, например, вследствие нарушения техники безопасности. Во время рабочего дня за безопасность сотрудника и его рабочего места ответственность несет работодатель. Проконтролировать, как обустроены рабочие места людей дома, — задача нереальная. А вот ответственность за работников реальная.

Во-вторых, если сотрудник по договору числится в офисе, то в нем не может быть прописан регламент взаимодействия при работе вне офиса. То есть работник может не выходить на связь, не проверять почту и т.д. Более того, уволить такого человека будет сложно: он легко докажет в суде, что по факту работает дистанционно и у него нет никаких задокументированных обязательств, например выходить на связь. Подобные прецеденты в российской судебной практике уже были.

Что делать

На сегодняшний день в Госдуму внесены предложения о поправках в ТК, которые помогли бы узаконить удаленную работу. Но пока этого не произошло, оформить подобный вид деятельности можно только как «дистанционную работу». При этом важно детально прописать договор.

— Работодателю выгоднее предоставить дистанционному сотруднику рабочие инструменты (ноутбук под акт сдачи-приемки, софт и мобильную связь). В таком случае сотрудник не сможет бездельничать, оправдываясь отсутствием возможности исполнять свои задачи. Напомню, что по ТК дистанционный сотрудник не обязан использовать свой ноутбук или оплачивать мобильную связь.

— В трудовом договоре обязательно нужно прописать частоту звонков, проверки почты, сообщений в мессенджерах, скорость ответа сотрудника, предоставления отчетов о проделанной работе.

— В случае оформления на дистанционную работу формальное перечисление типового функционала в договоре может обернуться против работодателя. Весь функционал и KPI должны быть максимально подробно расписаны, вплоть до скриптов для продаж.

— Если предполагается, что сотрудник несколько дней в неделю должен работать в офисе, то в договоре нужно сформулировать, в какие дни и для чего необходимо его присутствие.

Есть и другой вариант — можно сделать два договора на одного сотрудника: дистанционный, допустим на три дня, и обычный на остальное время. Но для работодателя это усложняет документооборот.

Чтобы организовать удаленную работу по всем правилам и в соответствии с ТК

• оформите сотрудников на дистанционную работу по согласованию с сотрудником;
• пропишите детали коммуникации в трудовом договоре;
• обеспечьте дистанционных сотрудников необходимым оборудованием и средствами связи;
• подпишите соответствующий договор, оригиналы с подписями должны быть у каждой стороны.

Ольга Полежаева, руководитель Практики юридического консультирования по трудовому праву и охране труда международной стаффинговой компании ANCOR