Восстановление бухгалтерского учёта: зачем это нужно, и когда проводить

Штрафы, пени и требования, вызовы в налоговую и блокировка расчётного счёта — всё это может сигнализировать о проблемах в бухгалтерии. С расследованием поможет бухгалтер — подобно детективу он восстановит жизнь вашего бизнеса в цифрах буквально по кусочкам. А что на самом деле происходит при восстановлении учёта, и кому он действительно необходим?

Восстановление бухгалтерского учёта — это отражение пропущенных операций и заведение в учёт недостающих первичных документов за неделю, месяц, квартал, полугодие или год.Восстановление может быть полным (сплошным) или частичным, когда требуется восстановление только одного раздела учёта.В любом из вариантов происходит исправление внесёных цифр или отражение новых, а значит, нужно заново рассчитывать налоги и подавать корректирующие отчёты.

Рассмотрим основные случаи:

1. Бухгалтерию вёл неквалифицированный сотрудник

Здесь всё банально: учёт вёлся неверно, налоги считались неправильно, а отчёты сдавались с ошибками.

2. Штатная бухгалтерия была сильно загружена

Могли возникнуть ошибки из-за невнимательности и нехватки концентрации. Ввели не ту цифру, отправили отчёт не туда

3. В бухгалтерии часто менялись сотрудники

Как итог: терялись документы и контекст по отдельным задачам. Учёт вёлся у разных специалистов и отличался от месяца к месяцу.

4. Бухгалтерский учёт не вели совсем

Так бывает, когда один бухгалтер уволился, а другого ещё не нашли. Либо руководитель решил сэкономить на штатном специалисте, программных средствах или качественном аутсорсинге.

5. Компания потеряла первичные документы

Причины могут быть разные: стихийные бедствия, воровство, пожар, порча имущества, уничтожение программы учёта вирусом или потеря доступа к ней.

Что с этим делать?

Для начала нужно запросить копии документов у контрагентов. Это самый простой и действенный способ восстановить учёт. Если и у контрагента с этим сложности или до него нельзя достучаться, то можно создать комиссию на основании приказа руководителя. Далее составить акт с описанием отсутствующих документов — это не поможет в восстановлении, но все формальности будут соблюдены.

Если неприятность случилась в период сдачи отчётов, то рекомендуем подать декларации с «нулевыми» показателями. После этого как можно быстрее запросите недостающие документы у контрагентов, внесите их в программу и сформируйте корректирующие отчёты.

👉🏻 Про первичные документы рассказано в этой статье

6. Обнаружены ошибки контролирующими органамиНалоговая анализирует цифры в декларациях с помощью «контрольных соотношений», и по отклонениям выявляет ошибку. Например, на УСН налоговая смотрит доходы и расходы, сравнивая их с данными по выпискам расчётных счётов и кассе. Если есть расхождения с декларацией, то придёт требование о предоставлении пояснений, в котором часто бывает пункт о передаче всех первичных документов за год.

7. Организация сменила налоговый режим в течение года

Перейти с ОСНО на УСН можно только с начала следующего календарного года. Если компания решит это сделать, то тут никакой неожиданности не будет, ведь изменение будет добровольным и запланированным.

А вот вынужденный переход с УСН на ОСНО может стать неприятным сюрпризом.

Произойти это может по следующим причинам:

Что поменяется после вынужденного перехода? ОСНО будет действовать уже с первого числа первого месяца квартала, в котором произошло превышение. У компании появятся налог на прибыль и НДС . А у ИП — налог на доходы физических лиц и НДС.

После такого перехода нужно сообщить в налоговую об утрате права на УСН и подать декларацию досрочно (до 15 и до 25 числа первого месяца следующего квартала соответственно). Например, если вы перевелись с УСН во втором квартале, то нужно сообщить об утрате права до 15 июля и подать декларацию по УСН до 25 июля.

→ Анализ учёта

Начинать восстановление нужно с проведения анализа состояния учёта. Что нужно выяснить?

1. Какие первичные документы и по каким операциям отсутствуют в организации.

2. Какие налоги требуют пересчёта, и какие отчёты необходимо откорректировать.

3. Определить период и вид восстановления: полный или частичный.

Дальнейшие восстановления мы ведём по инструкции:

→ Сбор первичных документов

Сразу напомним, что срок возможной налоговой проверки — 3 года. Поэтому восстанавливать первичные документы нужно за период текущего года и трёх предшествующих.

Помимо этого, срок хранения первичных документов — 5 лет. Поэтому налоговая может запросить документы за все 5 лет. Такое часто бывает при проверке контрагентов. Обычно они заинтересованы предоставить вам все необходимые дубликаты и копии, если у вас их нет.

В чём разница между дубликатом и копией? В оформлении. Копия — это отсканированный документ организации с печатью и подписью ответственного лица. Дубликат же полностью заменяет первичный документ. Именно он понадобится при выездной проверке.

Возможно вы сейчас скажете, что в современном мире мы используем ЭДО — зачем копии и дубликаты? Всё так, но есть важный момент: при получении документа по ЭДО важен факт подписания этого документа. И если у вас отражены факты хозяйственной деятельности в декларациях прошлых периодов, например, входящий НДС, то, увидев первичные документы с текущей датой подписания, налоговая может потребовать подать корректировки и убрать их из расходов.

Если восстановить документ нет возможности, например, при ликвидации контрагента, то следует такие расходы изъять из расчёта налогов, так как они становятся неподтвержденными.

Прежде всего штрафами:

→ За несоблюдение правил бухгалтерского учёта могут привлечь к административной ответственности руководителя организации. При первичном нарушении штраф составит от 5 000 до 10 000 ₽, при повторном – от 10 000 до 20 000 ₽ или дисквалификация на 1-2 года.

→ Если компания не подавала декларации и расчёты, не перечисляла налоги в бюджет, то есть риск привлечения руководителя к уголовной ответственности. Для этого сумма неуплаченных налогов должна быть не менее 15 000 000 ₽ в течение трёх лет подряд. В этом случае грозит наказание в виде штрафа до полумиллиона рублей, принудительные работы с запретом занимать руководящие должности или арест до полугода.

→ При отсутствии на предприятии первичных документов и выявлении нарушений могут оштрафовать на 10 000 ₽, если допущение сделано в одном налоговом периоде, и 30 000 ₽, если в разных.

→ Непредставление первичных документов приведёт к штрафу от 300 до 500 ₽ за каждый документ.

→ Занижение налоговой базы приведет к штрафу в 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 ₽.

Каждый случай рассматривается налоговой индивидуально, и это может быть не полный список штрафных санкций.

Помимо штрафов могут возникнуть проблемы:

→ Если не организован складской учёт, возможны необоснованные потери, списания пригодного материала в интересах сотрудников компании, пересортица.

→ Становится сложно рассчитать себестоимости продукции.

→ Осложняется вопрос сверки с контрагентами и подтверждение операций взаиморасчетов. В результате компания может не проконтролировать оплату поставщикам или возврат долгов от покупателей. А при отсутствии полного пакета первичных документов — доказать свои права на товар или долг.

→ При отсутствии должного учёта по заработной плате, учёта подотчётных сумм, командировочных расходов, налоговая может переквалифицировать все платежи в расходы на оплату труда. А при любой возникшей конфликтной ситуации в суде вы не сможете отстоять свою точку зрения.

→ Без данных бухгалтерского учёта невозможно планировать процессы. А значит бизнес будет терять возможную выгоду. Например, чтобы разместить депозит в банке, нужно точно понимать сумму средств, которую вы можете безболезненно вырвать из оборота компании.

Зависит от объёма восстановления. Если требуется полное восстановление, то мы советуем обратиться к специализированным компаниям. Кнопка проводит полное восстановление учёта после подключения к сервису.

Можно использовать штатных сотрудников на короткие периоды восстановления. Но есть минусы:

— сотрудник может не заметить своей ошибки

— пострадает текущий бухгалтерский учёт из-за возникшей нагрузки

— у сотрудника нет подобного опыта, и процесс займет много времени

Поэтому мы советуем восстанавливать учёт внешними аутсорсинговыми компаниями.

Если вы в поисках современной бухгалтерии, рекомендую сервис «Кнопка»‎. Обсудить возможности, тарифы и условия подключения можно по телефону 88003337826.