Как бизнесу работать с самозанятыми без рисков

Налог на профессиональный доход существует с 2019 года, но компании еще не знают, как работать с самозанятыми: какие договоры заключать, как оплачивать работу, как доказывать ФНС, что это не штатные работники, чтобы не платить за них налоги и взносы.

Ответим на популярные вопросы и расскажем, почему бизнесу выгодно работать с самозанятыми.

Самозанятые — это плательщики налога на профессиональный доход. Ими могут быть как ИП, так и физические лица. Разберемся, чем для заказчика отличается работа с самозанятыми от работы с фрилансерами, физлицами и ИП на других налоговых режимах.

Зачастую юрлица и предприниматели работают с фрилансерами незаконно: с ними не выгодно оформлять ГПХ и платить отчисления, поэтому приходится искать способ перечислить деньги «в конверте» — как правило, на электронный кошелек. Это рискованно и неудобно, хоть и экономно.

Работа с самозанятыми официальная и требует минимум формальностей. Платить можно наличным и безналичным способом, а чек из приложения «Мой налог» от самозанятого станет подтверждением расходов компании. Его примет и ваш бухгалтер, и налоговики — это разъясняет министерство финансов в своем письме от 26 марта 2020 г. № 03-11-11/24008.

При заключении трудового договора работодатель должен платить страховые взносы и НДФЛ за сотрудника, предоставляя ему полный соцпакет с выплатами больничных и отпускных.

Самозанятый освобождает заказчика от этих расходов. С ним работают, как правило, сдельно: сколько он окажет услуг фактически, столько вы ему и оплатите. Никаких дополнительных соцгарантий и выплат вы ему не должны.

По сравнению с обычными физлицами, самозанятые позволяют заказчику экономить на оплате труда почти в 1,5 раза.

Исполнителю без статуса самозанятого по гражданско-правовому договору нужно оплатить не только его услуги и работы, но и страховые взносы, а также перевести за него НДФЛ (13%). В отличие от трудового договора, по договору ГПХ нужно оплатить только обязательные взносы на пенсионное (22%) и медицинское страхование (5,1%), отчисления в ФСС не обязательные, а добровольные, взносов на соцстрахование совсем нет.

Все это увеличивает затраты компании-заказчика почти вполовину: при сделке по договору ГПХ, когда работник получает на руки 50 000 рублей, заказчик потратит около 73 045 рублей.

Если договор ГПХ оформить с самозанятыми, то это обойдется дешевле: ни им, ни вам за них не нужно платить НДФЛ и страховые взносы. Вы платите ровно 50 000 рублей и ничего сверх этого. Налог платит за себя самозанятый.

Самозанятого может не устроить такой вариант: самостоятельно заплатив налог с дохода, он получит меньше. Предложите увеличить сумму сделки, чтобы компенсировать налог, большинство исполнителей с радостью согласятся на такие условия и станут самозанятыми. Для вас это все равно будет выгоднее, чем платить за него НДФЛ и страховые взносы.

Если компания раньше работала с ИП на спецрежимах, то никакой разницы при его переходе на самозанятость не будет. Предприниматель просто выбирает себе новый налоговый режим — налог на профессиональный доход, а статус не меняется. Заказчик не отвечает за его страховые взносы и налоги, ИП сам решает эти вопросы.

Отличия будут, если ранее ИП применял общую систему налогообложения (ОСНО) и уплачивал НДС: самозанятые не платят его.

Если ранее исполнитель был на упрощенке (УСН), вмененке (ЕНВД), патенте (ПСН) или сельхозналоге (ЕСХН), то для клиента ничего не поменяется кроме того, что станет нужно обязательно получать чек от самозанятого после каждого платежа.

Самозанятый ИП все так же имеет право использовать имеющийся расчетный счет и получать платежи от клиентов по реквизитам. Так привычнее всем.

Некоторые так делают, чтобы платить за них меньше. Налоговики не позволяют так экономить. Если у вас с самозанятым был заключен трудовой договор в течение последних двух лет, то при сделке с ним вам все равно придется платить НДФЛ и страховые взносы за исполнителя. Доход при таких расчетах не попадает под НПД, согласно подпункту 8 п. 2 ст. 6 Закона № 422-ФЗ.

Тот сотрудник, который перешел на самозанятость, лишается льгот этого спецрежима при сотрудничестве со своим бывшим работодателем, но с другими заказчиками он сможет работать, как плательщик НПД.

Этой уловкой поспешили воспользоваться некоторые фирмы, «поменявшись» сотрудниками: тот, кто работал в штате ООО «Ромашка» теперь оказывает услуги ООО «Одуванчик» как самозанятый и наоборот. Но налоговики выявляют такие перекрестные схемы — при электронной обработке отчетности это просто.

Роструд и ФНС приняли решение о совместных проверках тех компаний, которые заключают договоры гражданско-правового характера со своими работниками. Если найдут нарушения, то договоры с самозанятыми переквалифицируют в трудовые, а компаниям придется доначислить в бюджет НДФЛ и взносы, а также заплатить штрафы и пени.

С самозанятым лицом или самозанятым ИП можно оформить договор гражданско-правового характера:

Подойдет и договор-оферта. Самозанятый на своем сайте разместит общие условия оказания услуг и их стоимость, клиент выплатит нужную сумму по реквизитам, и это подтвердит заключение сделки.

Содержание этих договоров стандартное, как и с обычными физлицами или ИП на другой системе налогообложения, но нужно добавить несколько пунктов в документ:

Такие уточнения в договоре снижают ваши риски. Если компания заключила договор с самозанятым, заплатила ему деньги за выполненные работы и получила от него чек, то все в порядке. Но если он позже аннулирует свой статус самозанятого, не выдаст или отзовет чек, то пункт о штрафах позволит компенсировать расходы заказчика на уплату НДФЛ и страховых взносов с тех сумм, которые не попали под льготный режим по вине исполнителя.

Эти пункты можно внести дополнительным соглашением в уже действующий договор, если исполнитель стал самозанятым уже после того, как вы начали сотрудничать.

Платите так же, как платите другим частным лицам и предпринимателям:

Обязательно запросите у самозанятого чек из приложения «Мой налог». Только он является подтверждением расходов компании. В чеке должны быть указаны данные о вашей компании или ИП: название и ИНН.

Вы привычно можете запрашивать от исполнителя акт о выполненных работах или оказанных услугах, но он станет только дополнением к этому чеку, а не его заменой. Акт приема-передачи услуг/работ нужен больше для вашей внутренней бухгалтерии, а не для налоговой отчетности — станет ясно, за что именно вы заплатили и какой объем работы приняли. Для ФНС достаточно чека.

Оплату самозанятому можно учесть в расходах компании. Но эти платежи не облагаются НДС, поэтому за них нельзя получить вычет на входящий НДС.

При регистрации в приложении «Мой налог» каждому самозанятому предоставляется налоговый вычет в размере 10 000 рублей. Пока он не исчерпан, налог автоматически рассчитывается по сниженным ставкам: 4% вместо 6% при работе с юрлицами и ИП и 3% вместо 4% — с физлицами. Повторно его получить нельзя, он выдается один раз на всю жизнь.

Вычет означает, что самозанятый будет платить на 2% меньше от сделок с юрлицами и ИП и на 1% меньше от сделок с физлицами до тех пор, пока эти неучтенные проценты вместе не достигнут 10 000 рублей, то есть не исчерпают лимит вычета.

Его хватит надолго. Если представить, что самозанятый работает только с юрлицами и ИП, то 2% от дохода со сделок с ними достигнет 10 000 тогда, когда доход будет равен 500 000 рублей. Если ваш самозанятый будет работать только с вами и в среднем за месяц получать за свои услуги 50 000 рублей, то вычета хватит на 10 месяцев.

Вы при расчетах с ним сэкономите тоже 10 000 рублей, если будете учитывать этот вычет. Экономия может оказаться существенной для тех, у кого несколько договоров с самозанятыми.

При этом, если вы просто посчитаете процент налога от суммы, которую планируете выплатить самозанятому, выйдет, что он заплатит налог с большей суммы и снова получит на руки меньше, чем раньше.

Мы рассмотрели несколько способов расчета компенсации со всеми условиями. Обсудите их со своим исполнителем, когда будете предлагать ему перейти на самозанятость, и выберите то, что вам обоим будет удобно.

Как можно рассчитать компенсацию для самозанятых:

В таблице ниже мы посчитали, сколько нужно заплатить исполнителю и сколько он получит действительно после уплаты налогов в каждом из вариантов.

При сотрудничестве с самозанятыми бизнес может столкнуться с некоторыми проблемами:

Чтобы не рисковать и не попасть на штрафы, следуйте этим правилам работы с самозанятыми.

Правило № 1. Перед заключением договора и каждым платежом по нему проверяйте статус исполнителя. Для этого есть специальный онлайн-сервис проверки от ФНС. Если исполнитель окажется на момент сделки и расчетов не плательщиком НПД, а простым физлицом, то вам придется платить за него страховые взносы и НДФЛ. Пропишите в договоре, что эти расходы покрывает сам исполнитель.

Правило № 2. Составляйте договор ГПХ так, чтобы он не был похож на трудовой договор. В договоре ГПХ нельзя ссылаться на трудовое законодательство, сделка по такому соглашению проходит по нормам Гражданского Кодекса РФ.

Вы должны быть заказчиком, а не работодателем, самозанятый — исполнителем, а не наемным сотрудником. Также в договоре с ним должны быть указаны четкие сроки, оказание определенных услуг, оплата за результат, а не за регулярное выполнение должностных обязанностей.

Правильные и неправильные формулировки в договоре ГПХ с самозанятыми:

Неправильно: «Работник/сотрудник и работодатель».

Правильно: «Исполнитель/подрядчик и заказчик/клиент».

Неправильно: указывать должность, профессию. «Работа бухгалтером / выполнение обязанностей бухгалтера / работа в соответствии с должностной инструкцией».

Правильно: прописывать четкие задачи и проекты. «Оказание услуг по подготовке бухгалтерской отчетности за 2020 год: заполнение декларации по УСН, сдача ее в ФНС, отправка статистической отчетности по запросу».

Неправильно: не указывать четких сроков выполнения работ. «Договор заключен бессрочно / договор действует до 31.12.2020 года».

Правильно: прописать сроки. «Срок оказания услуг — с 1 марта по 30 апреля 2020 года».

Неправильно: упоминать прямое подчинение заказчику. «Исполнитель подчиняется руководителю отдела и рабочему распорядку организации-заказчика».

Правильно: можно говорить, кто и как контролирует работу исполнителя. «Исполнитель вправе самостоятельно организовать выполнение работ по договору. Представитель заказчика — руководитель отдела — вправе запрашивать отчеты о проделанной работе у исполнителя и подписывает акты приема-передачи фактически оказанных услуг»,

Неправильно: обязать исполнителя предупреждать заранее об уходе. «Исполнитель обязан за 2 недели уведомить заказчика о расторжении договора».

Правильно: достаточно указать, что стороны могут договориться, когда прекращать сотрудничество. «Расторжение договора по инициативе исполнителя возможно только при согласовании с заказчиком».

Неправильно: «Заработная плата, премия, оклад».

Правильно: «Оплата услуг, вознаграждение».

Неправильно: «Зарплата выплачивается дважды в месяц: аванс и основная часть».

Правильно: «Оплата осуществляется по факту выполнения работ / при заключении договора. Предусмотрена предоплата 50%, остальное вознаграждение выдается после подписания акта приема-передачи услуг (работ)».

Неправильно: «Заказчик предоставляет исполнителю рабочее место по адресу *** и обеспечивает необходимым оборудованием для осуществления работы».

Правильно: «Исполнитель сам организует процесс оказания услуг и работает дистанционно, заказчик обязан предоставить ему только необходимую информацию».

Правило № 3. Требуйте корректный чек у самозанятого: проверяйте ИНН и наименование своей компании в нем, сумму и наименование услуг/работ, переходите по QR-коду с чека на сайт налоговой, чтобы уточнить его подлинность.

Правило № 4. Если самозанятый ошибется или решит позже аннулировать чек, то вам придется заплатить страховые взносы и НДФЛ. Самозанятый не несет ответственности по умолчанию — нужно в договоре обязать его покрывать эти затраты и издержки на штраф. Компания сможет потребовать от него эти деньги через суд.