Менеджеры vs Юристы. Боль работы с договорами
Это менеджеры медленно работают или просто договоры безобразные? Исследование.
В чём проблема?
Часто в компаниях роли распределяются следующим образом:
- юристы — готовят шаблон договора и инструкцию к его использованию;
- менеджеры — используют готовый шаблон, чтобы компания зарабатывала или тратила деньги.
Такая конфигурация выглядит правильно для бизнеса. Одни дают инструмент, другие его используют.
На практике заключение договора по шаблону превращается в схватку тех и других с переменным подключением сотрудников контрагента. Как итог —
- процесс затягивается до бесконечности;
- сотрудники тратят лишнее время;
- проекты запускаются с опозданием или без договора;
- бизнес теряет деньги.
Если начать разбираться в причинах, то мнения распределяются примерно так:
- юристы — мы дали им все, что необходимо, а они не могут нормально заполнить несколько полей;
- менеджеры — 43 поля — это несколько полей?! Хотелось бы, во-первых, побольше полей, во-вторых, побольше инструкций и как можно больше одинаковых шаблонов. В принципе, домой и так не планируем идти.
Так в чем же истинная причина? Давайте искать узкие места. Как положено — пойдем со стороны пользователя продукта и посмотрим, через что проходит менеджер для заключения договора.
Шаг 1 — Найти иголку в стоге сена
За время работы в компании скапливаются шаблоны договоров:
- их очень много, в них сложно ориентироваться;
- у них непонятные называния файлов, неочевидная внутренняя нумерация или логика применения;
- часть из них сделана под единичные и особые случаи.
Разобраться в этом сложно и долго. В результате:
- менеджеры выбирают не те шаблоны, тратят часы на их заполнение, после чего всё это отправляется в помойку. Нужно переделывать;
- когда понятно, что разобраться самостоятельно не получится, самое время порадовать юристов визитом или цепочкой сообщений в телеге. Юристам именно этого обычно не хватает (так и говорят: "только этого мне не хватало");
- хитрые менеджеры сохраняют одну нужную форму у себя и строят свою последующую работу до увольнения только на ней. Это удобно и опасно. Для бизнеса плохо.
Шаг 2 — Перевести на человеческий
Американец Скотт Элчисон запустил подкаст, помогающий уснуть, — в нём он читает пользовательские соглашения.
Юристы пишут сложно, это факт. Большинство просто не умеют по-другому — в универе не учат, судебные решения, законы и договоры — все тяжеленные. Другие пишут тяжело специально, считают, что юридический — язык избранных.
Особенно хорошо получаются предложения на полстраницы, густой канцелярит, ненужные термины — качественная стена текста.
Например:
предложения, абзацы, а также иные структурные элементы, используемые в договорах, в том числе, не могут быть осмыслены в приемлемой степени оперативно (без необходимости произведения чтения указанных выше элементов повторно или проведения синтаксического разбора предложений с целью выявления семантических единиц), а в исключительных случаях никогда без привлечения специалистов и экспертов в области юриспруденции (в рамках релевантной для анализа документа юрисдикции)
Работа с документом вязнет менеджеры тратят больше времени на чтение и попытку понять текст.
Шаг 3 — Сделать выбор без права на ошибку
Прочитать договор — это полдела. Заполнить его — квест, который проходят не все менеджеры. В арсенале юристов:
- неочевидные поля для заполнения;
- сделать мельчайшие условия переменными;
- разбросать поля для заполнения по всему договору;
- и вишенка на торте — когда при заполнении одного поля или выборе одного варианта нужно вручную изменить зависимый текст и в других частях документа.
Менеджеры тратят неоправданно много времени на заполнение договора. Но они не знают главного правила — заполнить правильно невозможно.
Шаг 4 — Поиграть в договорный пин-понг
Менеджеры заполняют договор как могут и направляют на согласование: внутреннее и внешнее. И здесь начинается игра повышенной сложности:
- всегда появляются новые требования или свободные для заполнения поля написаны слишком понятным текстом, который юристам нужно усложнить;
- контрагент тоже не понимает, что написано в договоре;
- нужно согласовать формулировки сначала с одними юристами, а потом с другими. Если не удаётся, то посадить их в одной комнате и дать разобраться;
- финализировать документ;
- найти финальную версию для подписания;
- подписать, предварительно объяснив, как это сделать.
Всё же начать стоит с приведения в порядок документов
Если менеджеры проходят через все 4 шага с описанными проблемами, то оценить их уровень интеллектуального развития сложно.
Дело в том, что документы лежат в основе бизнеса. Они — во всех процессах, на них строится любое внешнее и внутреннее взаимодействие. Скорость и качество работы с ними напрямую влияет на процессы компании и бизнес.
Договоры, которые согласуются месяцами; внутренние документы, которые не понимают сотрудники, — это не норма 2021 года. Это проблема.
Но эту проблему можно решить и продвинутые компании их решают. Команда Симплоера провела исследование по лигал-дизайну и оптимизации документооборота в России:
- собрали основные проблемы с документами;
- решения, которые использует бизнес для улчешения UX договоров и оптиимизации документооборота;
- рассказали, как должны выглядеть и работать документы в 21 веке и зачем тут лигал-дизайн.
Авторы: Виталий Кашин, Антон Вашкевич (Симплоер)
Я когда работал манагером в разных купи-продайках - всем директорам говорил что их договора поставки полное фуфло, ибо по сути их содержание было просто жутко перековерканное изложение подходящих статей части 2 ГК РФ. Я им говорил: вы хотя бы на каждой странице внизу вставьте текст "Договор номер такой то между тем-то и тем-то от такого-то числа. Страница такая-то из стольки-то. Покупатель (подпись, печать), Поставщик (подпись, печать). А то и содержание фуфло дак еще и в суде не докажете что это страницы одного и того-же договора. И че вы думаете? Все говорили: " дачёёёёё, да нафигааааа". И один таки попался! Был послан по суду кидалой!
я юрист знаю и умею заключать договора чтобы даже пенсионеры радовались ‘!!!
Всё правильно.
Идеально, когда и директор, и менеджер - имеют юридическое образование и опыт.
Но это не помогает продраться через дебри документов ЭДО и шаблонов Договоров торговых сетей.
Ещё более идеальная ситуация, когда люди без специального образования понимают, как работает документ. Тогда и продираться через дебри не нужно будет.