5 шагов HR при организации временной допработы сотрудникам
Когда в компаниях появляются дополнительные проекты - открыть офис, создать IT-программу, провести инженерные работы - перед руководством и HR встает вопрос, где взять ресурсы. Обычно вариантов три: привлечь другую организацию, принять в штат временных сотрудников или предложить подработать своим. Последний вариант кажется проще и выгоднее. Да и сотрудники не против допзаработка. Как это правильно сделать?
Разберем на примере из практики. В компании увеличились объемы технологических работ и появились дополнительные задачи на 3-4 часа в день по смежным специальностям. Компания планирует дать допработу своим сотрудникам: по основной должности человек трудится 8 часов, затем – «подработка» по другой профессии. Такой режим нужен на ближайшие 2 месяца.
Если вы планируете другую работу для сотрудников в свободное от основной должности время, лучше рассматривать внутреннее совместительство. Оно подразумевает не дополнительное соглашение к договору, а отдельный срочный трудовой договор. Причем обязательным условием в нем будет именно совместительство. Это основано на ст. 60.1 и 282 ТК РФ.
При внутреннем совместительстве работники могут трудиться до 4-х часов день, с учетом ст. 284 ТК РФ. А если по основному месту человека свободен от выполнения обязанностей, в этот день он может работать по совместительству весь день. Соответственно, по главной должности они трудятся полный день, а затем - не более 4 часов «по подработке». Однако не всем можно оформлять работу по совместительству. Согласно ст. 282 ТК РК запрет или ограничения установлены для сотрудников до 18 лет, на вредных и опасных условиях труда, если допработа связана с такими же условиями, и для управления транспортным средством.
Для совместительства до 2 месяцев заключается срочный трудовой договор по основаниям ст. 59 Трудового кодекса. Одним из пунктов статьи как раз является «выполнение временных работ до двух месяцев». Правильные оформление включается в себя 5 документов.
1. Внести нужные должности в штатное расписание
2. Издать приказ о начале проекта, т.е. о временной работе
В документе нужно указать название проекта, цели и задачи, дату начала, конкретные работы и итоговый результат проекта. Правильно – прописать именно конкретную работу с указанием на результат, а не на действие. Нельзя писать «сотрудник ежедневно предоставляет отчет».
3. Заключить срочный трудовой договор
На основании приказа о проекте с сотрудником заключается срочный договор. В документе важно отразить срок его действия, основания для заключения и расторжения, конкретный вид работы и условие о внутреннем совместительстве. Если мы говорим о кратком проекте до двух месяцев, то основанием заключения будет ст. 59 ТК РФ, о чем написано выше. Но это действует только для такого срока, если требуется больше времени, необходимо использовать другие основания.
4. Описать работы по проекту
К договору мы рекомендуем подписать с работником отдельным документ. Он будет приложением к договору, и в нем вы пропишете конкретные временные задачи, которые поручаются сотруднику, и результат работы. Главное – он должен быть целиком основан на приказе. Но если список задач указан в самом договоре, такое приложение не требуется. В этом случае можно ознакомить работника под роспись с приказом о начале проекта.
Кстати, если обязанности сотрудника четко описать, дополнительно создавать должностную инструкцию не нужно. Но если решите ее оформить, она должна полностью соответствовать приказу о проекте или трудовому договору.
5. Правильно оформить окончание временной работы
Чтобы завершить работы сотрудника по проекту, необходимо оформить:
· служебную записку от руководителя о завершении проекта. В ней укажите, что проект завершен и работник достиг конкретных результатов.
· приказ об окончании проекта с датой и результатом работы. С приказом надо ознакомить работника под роспись.
· уведомление о прекращении срочного договора. Не менее чем за 3 дня до увольнения работнику вручается под роспись уведомление о прекращении договора и увольнении. Если работник откажется от подписания, надо составить соответствующий акт в присутствии 3-х сотрудников компании.
· акт выполненных работ. Для приема результатов необходимо оформить акт выполненных работ. Если работник откажется подписывать его, составьте отдельный акт об отказе подписывать документ.
Именно и только такое оформление временной дополнительной работы является корректным с т.з. закона и позволит избежать административных и судебных рисков.