Теперь можно оформить электронный трудовой договор и другие онлайн-документы: как это сделать
Можно попробовать уже сейчас.
С 22 ноября вступил в силу закон о кадровом электронном документообороте. Теперь компании и работники могут заключать трудовые и другие договоры дистанционно с помощью электронной подписи, не дублируя их на бумаге.
Какие документы можно будет перевести в электронный вид
- Трудовые договоры.
- Договоры о материальной ответственности.
- Ученические договоры.
- Договоры на получение образования во время работы.
- Заявление об увольнении.
- Документы об изменении условий договора и другие.
Нельзя оформлять электронно акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении, а также журнал безопасности и трудовые книжки, если работник захотел оставить её бумажный вариант.
Что нужно сделать компании
Выпустить внутренний документ об электронном документообороте
Решение о переходе на электронный формат организации будут принимать самостоятельно. Для этого нужно составить локальный нормативный акт — внутренний документ.
Работодатель сам определяет:
- Перечень электронных документов и категорий работников, которые могут их заключать.
- Дату, с которой вводится электронный документооборот.
- Срок уведомления работников об изменениях и другое.
Уведомить и получить согласие сотрудников
Нужно уведомить каждого работника о переходе на электронный документооборот, а сотрудники должны дать письменное согласие. Если они этого не сделают, документы нужно оформлять на бумаге.
Согласие не нужно брать у тех, кого оформляют на работу после 31 декабря 2021 года, и тех, у кого на эту дату нет трудового стажа. Увольнять или не брать на работу из-за отсутствия согласия нельзя.
Даже с согласием работники вправе попросить выдать документы или их заверенные копии. Компания должна сделать это за три рабочих дня. Можно выдать бумажные документы или их копии, прислать документы в электронном виде или выдать бумажную копию электронного документа.
Зарегистрироваться на сайте «Работа в России» или использовать внутреннее ПО
Хранить и подписывать электронные документы можно в личном кабинете работодателя на сайте «Работа в России» или в собственной информационной системе, которая позволяет это делать.
Информационная система — это любое ПО, которое позволяет хранить и подписывать электронные документы, а также фиксировать факт их получения, пояснила vc.ru ведущий эксперт управления технической поддержки «Контура» Елена Кулакова. Сейчас для обычного электронного документооборота компании используют сервисы «Контур.Диадок», «Дело» и другие.
Чтобы заверить документ, нужная электронная подпись. В зависимости от вида документа и на какой площадке он подписывается, это может быть:
- Усиленная квалифицированная электронная подпись.
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись.
- Простая электронная подпись.
Например, чтобы заключить трудового договор через свою систему, представителю компании нужно будет использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. Её можно получить в аккредитованном удостоверяющем центре.
Электронные документы нужно хранить в течение срока, который установлен законодательством об архивном деле. Он зависит от типа документа — например, для приказа о приёме на работу это 50 или 75 лет.
Какие расходы
Работодатель сам оплачивает создание и обслуживание информационной системы, а также создание, использование и хранение электронных документов.
Расходы на получение работником электронной подписи, если её у него нет, также ложатся на компанию.
Ведение электронного документооборота на сайте «Работа в России» бесплатно, сообщал Минтруд.
Когда можно перейти на электронный документооборот
Сам закон вступает в силу со дня его опубликования — 22 ноября, то есть оформлять кадровые документы в электронном виде можно уже сейчас.
В будущем работник сможет подключаться, отправлять сообщения и заявления на «Работе в России» и в информационной системе работодателя с помощью Госуслуг — но не раньше 1 сентября 2022 года. Например, на сайте Госуслуг можно будет размещать документы для работника, пояснила Кулакова.
При создании электронных документов будут применяться единые форматы. Их определит Минтруд, само положение вступит в силу с марта 2023 года.