Почему бухгалтерские компании косячат

Почему предприниматели сталкиваются с косяками со стороны бухгалтерских компаний и как можно заранее выяснить «косячность» компании. Рассказываем в статье.

Ресурсное планирование — это планирование необходимых ресурсов для производства продукта (товара, услуги) с нужными качественными характеристиками.

Аналогия: планирование начальником производства объема материалов и количества рабочих, чтобы произвести нужное количество продукции.

В бухгалтерии аналогичный принцип. По сути оказание услуг это тоже производство, только на выходе получается нематериальный продукт.

Отсюда можно понять, почему важно проводить ресурсное планирование.

Например, начальник цеха неверно спланировал необходимое количество руды для производства стали. По плану нужно было произвести 100 стальных балок, а руды по факту закупили на 80 балок. Начальник цеха все равно решает сделать 100 стальных балок.

В итоге были произведены балки, которые не выдержали тестовые нагрузки и вся партия ушла в брак.

В бухгалтерии тот же самый принцип.

Вы можете прийти в бухгалтерскую компанию, где бухгалтер может вести несколько проектов. Например, у одного из наших конкурентов бухгалтер вел 40 ИП и ООО.

Большинство из них были нулевые (деятельность практически не велась), но все равно это огромное количество. Если учесть, что бухгалтер работает эффективно около 130 часов в месяц (работать эффективно 168 часов невозможно), то получается, что на каждую компанию бухгалтер в среднем будет тратить по 3 часа в месяц.

Если бухкомпания ошибется с оценкой необходимого времени на проект, то нагрузка на бухгалтера будет критической. Бухгалтер просто не будет успевать выполнять все задачи и качественно погружаться в проект.

В оценке времени на проект очень легко ошибиться, если на проект выделяется небольшое количество времени. Например, на компанию выделяется 4 часа в месяц. От клиента возникла пара нестандартных вопросов на которые нужно погрузиться сотруднику — в итоге нагрузка вышла в 7 часов в месяц. Потратил всего на 3 часа больше, вроде немного.

А если учесть, что с оценкой можно ошибиться на 10 проектах, то 3 часа превращаются в 30. А это уже аврал и перегрузка бухгалтера.

Из-за этого возникают ошибки с которыми часто сталкиваются предприниматели:

• Ошибки в документах: сотрудники аутсорсинговой компании тщательно не проверяют документы перед тем, как отправить клиенту и делают документы на «авось». Потому что нужно идти к другому клиенту и решать его задачи.
• Отстраненность от проблем клиента: бухгалтерия не замечает возможных проблем и рисков, не проявляют проактивность к качественным изменениям, предприниматель сам находит проблему и затем идет с ней к аутсорсеру. У сотрудников бухкомпании просто нет времени, чтобы уделить достаточно времени проекту.
• Забывание задач: на бухгалтере стоит задача, которая выполняется уже месяц, а ее решение даже не видно на горизонте. Просто у сотрудников накопилось множество задач от других клиентов и до вашей задачи не дошли руки, т.к. аутсорсер плохо спланировал нагрузку на сотрудников.

Поэтому, если выбираете аутсорсинговую компанию, то выбирайте компанию, которая использует ресурсное планирование.

Как это понять?

Попросите у компании таблицу с количеством часов на проект по каждому сотруднику, которых аутсорсер выделяет на проект. Пример в Google Таблицах.

Если аутсорсер не может предоставить расчет, то это ставит большие сомнения, что он пользуется данным инструментом. По финмодели бухгалтерской компании стоимость ежемесячного обслуживания рассчитывается на основе необходимого количества часов сотрудников на проект.

При этом тарификация для клиента бухгалтерской компании строится на основе документов, операций или выручке. Стоимость за один документ или операцию выводится на основе планируемого затрачиваемого времени.

Поэтому, если бухкомпания предоставила расчет на основе документов, а на основе времени не предоставила, то это значит, что аутсорсер определяет нагрузку на сотрудников на глазок.

На рынке бухгалтерских компаний дикая конкуренция. Любой штатный бухгалтер может сделать ИП или ООО и начать оказывать услуги, как бухгалтерская компания на аутсорсинге. Порог входа на рынок очень низкий, соответственно на рынке большая конкуренция.

Поэтому множество бухкомпаний демпингуют, чтобы набрать клиентов.

Например, нанимают главных бухгалтеров на 30-40 тыс. рублей в регионах и нагружают их 20, 30, 40 проектами.

Либо ищут бухгалтеров индивидуалов на субподряд в качестве ИП/самозантяых, которые также могут вести свои проекты. О контроле качества в этом случае нет и речи.

Также могут некачественно подходить к отбору сотрудников. На заводе по производству стали главное: качество руды и соблюдение технологии производства.

В бухгалтерии: сотрудники и технология ведения бухучета.

Поэтому отбор сотрудников в бухгалтерскую компанию должен быть жестче и сложнее, чем в штатную бухгалтерию.

А найти действительно сильных сотрудников — сложно.

Например, мы предлагаем главному бухгалтеру в регионах 50-70 тыс. рублей на руки в зависимости от квалификации и оформляем в штат (проще проекты и меньше их количество — меньше зарплата). При этом мы контролируем на него нагрузку на основе ресурсного планирования, чтобы сотрудник не перегружался.

И при этом у нас очень низкая конверсия в конечного сотрудника, т.к. мало кандидатов качественно проходит профессиональный тест и часть отсеивается на стажировке из-за недостаточной квалификации. Сейчас конверсия из отправленного резюме в сотрудника получается на уровне 0,5%. Только 1 бухгалтер из 200 присоединяется к нашей команде и большинству кандидатов мы сами отказываем.

В общем найти хорошего бухгалтера действительно сложно.

Какие ошибки возникают, если бухкомпания набирает низкооплачиваемых бухгалтеров или бухгалтеров на субподряд:

• Мелкие ошибки из-за невнимательности и низкая вовлеченность. Зачем сотруднику въедаться в детали или углубляться в бизнес клиента, если ему платят копейки или ему пришел новый проект на субподряд. Какие-то деньги платят и ладно.
• Непонятные ответы на бухгалтерском языке и сложная коммуникация. Предприниматель не бухгалтер, поэтому некоторых тонкостей бухучета он не знает, а чтобы понятно и на простом языке объяснить сложные профессиональные вещи нужно развитое абстрактное мышление. Человек с развитым абстрактным мышлением не будет работать за копейки.

Поэтому лучше выбирать компанию, которая берет на работу хороших бухгалтеров, хорошо им платит и качественно подходит к развитию и отбору сотрудников.

Например, можете посмотреть вакансии компании на hh.ru. Бухгалтерские компании, которые развиваются постоянно нуждаются в новых крутых сотрудниках.

У каждой компании есть свои технологии. Еще их можно назвать бизнес-процессами. Секрет успешного продукта:

• Качественное сырье
• Качественные технологии

«Сырьем» в бухкомпании являются сотрудники, а технологией — методика ведения бухучета.

Некоторые бухкомпании имеют слабо развитые бизнес-процессы подготовки отчетности, коммуникации с клиентами и управления проектами.

Компания набирает сотрудников, которые подготавливают отчетность и ведут бухучет так, как они привыкли, как их учили, как они раньше делали. Нет единых стандартов, поэтому нет стабильности качества.

У одного бухгалтера могут быть клиенты, которые просто безума от бухгалтера. Им все нравится, риски контролируются, налоги платятся минимальные. А у другого бухгалтера творится полнейшая жесть, клиенты недовольны, постоянно приходят штрафы и требования от налоговой.

Для одних клиентов бухгалтеры и менеджеры делают понятные и простые ответы на их вопросы, а у других менеджеров и бухгалтеров приходится ждать ответа по несколько часов, а качество обратной связи просто ужасное. После их ответа становится еще непонятнее.

В общем, качество у компании плавает от сотрудника к сотруднику. Нет единых стандартов бизнес-процессов.

Например, базовые бизнес-процессы коммуникации могут включать в себя:

• Сроки ответа для клиента, которые контролируются менеджерами. Например, стандарт ответа для клиента — 10 минут. Хотя бы просто уведомление, что задача взята в работу.
• Форма ответа для клиента и сроки ответа в зависимости от вопроса. Например, если вопрос требует проработки, то клиенту озвучивают сроки, которые регламентированы в договоре.

Бизнес-процессы управления проектами:

• Использование таск-трекеров (bitrix24, trello, monday, clickup и т.п.).
• Проектные менеджеры (сотрудники ответственные за проект).
• Деление бухгалтерии на участки. Под каждый узкий блок задач имеется свой сотрудник. Отчетность — главный бухгалтер, зарплата — бухгалтер по зарплате, документооборот — бухгалтер по первичной документации, коммуникация с клиентом — аккаунт-менеджер, управление командой — проектный менеджер.
• Ресурсное планирование. Про это говорили выше.

Бизнес-процессы подготовки отчетности:

• Обработка 1С для контроля дублей документов. Частая ошибка в бухгалтерии, если большой поток документов. Из-за этого неверно рассчитываются налоги.
• Единая логика внесения документов в 1С и проведение других операций. Позволит структурировать учет во всех компаниях, чтобы отчетность везде готовилась по одинаковой методике.
• Единые инструкции по проверке отчетности. Чек-лист в рабочей среде бухгалтера, чтобы он не забыл выполнить все операции для подготовки отчетности. Например, проверить корректное закрытие 20 счета, проверить начисленные амортизации оборудования и т.п.
• Проверка отчетности аудитором перед сдачей в налоговую. Если у бухкомпании есть штатные аудиторы и методологи, которые настраивают и проверяют отчетность за главным бухгалтером — то это хороший индикатор качества.

Если компания запарилась с стандартизацией процессов и их исполнения, то у такой компании будет стабильное качество и минимум косяков.

Если же компания не занимается технологиями ведения учета, то возникают проблемы:

• Ошибки в документах по незнанию сотрудников, как их правильно оформлять. Например, если у вас валютные платежи или валютный контроль, то бухгалтерия должна подготовить соответствующе документы для банка. У сотрудников бухкомпании должны быть инструкции для выполнения данных операций.
• Неверно посчитали налоги или получили штраф. Это значит, что бухгалтер сдает отчетность «как научился» и нет системы контроля. Если у бухкомпании есть системный процесс подготовки отчетности, то таких ошибок не возникало бы.
• Забыли про задачу, непонятные и долгие ответы, отсутствие вовлеченности и желания стать лучше. В компании нет менеджера, который контролировал бы линейных сотрудников и отвечал за проект «головой».

Узнать на берегу про бизнес-процессы компании в некоторых случаях невозможно, т.к. это может быть коммерческой тайной. Но если ваш партнер, которому вы доверяете бухгалтерию не готов рассказать вам, как будут устроены процессы и как будет вестись ваша бухгалтерия, то стоит рассмотреть другого партнера.

Зачастую бухгалтерия для предпринимателя черный и непонятный ящик, а надежный партнер должен быть максимально открытым и быть на одной волне с вами.

Выбирайте бухкомпанию, которая:

• Использует ресурсное планирование.
• Платит хорошую зарплату сотрудникам и оформляет их в штат.
• Использует базовые вещи для ведения проектов: разделение бухгалтерии на участки, таск-трекер, проектных менеджеров, стандарты и чек-листы по подготовке отчетности, контроль дублей документов в 1С, штатных аудиторов и методологов для проверки отчетности.

Наш Telegram канал и Instagram про бухгалтерию, налоги и управленческий учет для предпринимателей на языке предпринимателей.

Бухгалтерия для тех, кто хочет сфокусироваться на развитии бизнеса и быть в безопасности от штрафов и внимания налоговой.