Как вести воинский учет в компании

Вести воинский учёт работников должны абсолютно все организации, вне зависимости от величины компании и численности сотрудников. В статье рассмотрим, как правильно вести воинский учёт в организации, учитывая при этом правила, которые вступили в силу 8 января 2022 года.

Подробно ознакомиться с ними можно в Приказе Министра обороны РФ от 22 ноября 2021 года №700. Важно отметить, что он зарегистрирован в Минюсте. Фактически ему придан нормативный характер и руководитель организации или лицо, отвечающее за ведение отчётности, несёт персональную ответственность за неисполнение приказа. Правильное ведение документации и своевременная её актуализация является единственным способом избежать штрафов.

Если ранее в вашей компании не уделялось особого внимания воинскому учёту или он совсем не вёлся – нужно незамедлительно приступить к его правильному ведению. Сделать это можно за несколько шагов.

Ответственность за ведение воинского учета (ВУ) и составление отчётности в компании несёт её руководитель. При этом ведением текущей документации, в большинстве случаев, занимаются кадровые агенты или другие сотрудники. В законе чётко прописано количество ответственных работников, которое зависит от общего числа сотрудников учреждения.

· В маленьких компаниях для учётной работы может быть выделен один человек. При этом он может выполнять обязанности по совместительству.

· Компании, в которых от 500 до 2000 сотрудников должны иметь 1 освобождённого работника для ведения учёта.

· Учреждения от 2000 до 4000 человек – 2 освобождённых работника.

· При количестве работников более 4000 на каждые последующие 3000 должен быть 1 свободный работник.

Важно! Руководитель обязан выделить работнику ВУ помещение с закрывающимися железными шкафами. Доступ к ним могут иметь только руководитель и ответственный за ВУ сотрудник.

Издайте приказ об организации воинского учёта. Делается это по форме из приложения 4 к "Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях" (утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017).

В приказе нужно прописать:

· ФИО ответственного;

· ФИО заместителя ответственного, который будет вести документацию во время отпусков, командировок и больничных главного сотрудника.

Приказ требуется согласовать с военкоматом того города или района, в котором вы проживаете. В случае, если организация находится в районе, где нет военкомата, – обратитесь к местной администрации.

Важно! В разных военкоматах и районах требования к заполнению приказа и его подаче могут различаться. Лучше всего заранее уточните этот вопрос у представителей военкомата.

Руководитель учреждения и ответственный за ВУ должны точно знать, какие работники являются военнообязанными. Существует всего две группы граждан, которые считаются военнообязанными – это призывники и военнообязанные.

Призывники – мужчины от 18 до 27 лет, которые состоят на воинском учёте и не пребывают в запасе.

Военнообязанными являются следующие категории:

· Военнослужащие и граждане, пребывающие в запасе;

· Лица, получившие отсрочку или освобождение от службы;

· Лица, которые прошли альтернативную службу;

· Женщины, имеющие военные специальности.

Учёту не подлежат следующие категории граждан:

· Женщины без военно-учетной специальности;

· Иностранцы и граждане, постоянно проживающие за пределами Российской Федерации;

· Офицеры запаса ФСБ или СВР.

Работодателю важно знать, что вести документацию требуется не только на постоянных сотрудников, но и на тех, кто работает по совместительству или неполный рабочий день.

План предстоящих работ по воинскому учёту подробно расписан в приложении №17 к методическим рекомендациям. Компании должны отчитываться перед военкоматом каждый год и регулярно актуализировать имеющуюся информацию о военнообязанных сотрудниках.

Новые правила, которые вступили в силу 8 января 2022 года, обязывают организации на каждого работника заводить соответствующую карточку по форме, приведённой в приложении №22 приказа. В карточку требуется вносить все актуальные данные и регулярно их обновлять. При этом карточки должны быть как в бумажном, так и в электронном виде – это также является нововведением. Напоминаем, что до вступления в силу нового приказа сведения должны были вноситься в простые личные карточки, а оформления дополнительных документов не требовалось.

Карточки граждан, которые были сняты с учёта, не подлежат немедленному уничтожению. Их требуется хранить отдельно, а уничтожить можно только после сверки данных с военкоматом. Если в компании трудится менее 500 человек, то проверка может быть проведена один раз в три года – это считается нормой. В крупных организациях информация сверяется раз в год.

За нарушение ведения документации или сроков отчётности руководитель или ответственное лицо может понести административное наказание. Все они прописаны в статьях от 21.1 до 21.4. Кодекса об административных правонарушениях.

Штраф за нарушения может составить от 1000 до 5000 рублей:

· За отсутствие сведений о принятых или уволенных военнообязанных сотрудниках грозит штраф от 1000 до 5000 рублей.

· За не сдачу в требуемый срок списков военнообязанных сотрудников – от 1000 до 3000 рублей.

· Если сотрудник не сообщил военнообязанному о вызове по повестке или не дал ему возможности явиться в военкомат – от 1000 до 3000 рублей.

Если в вашей компании на данный момент нет специалиста, который готов взять на себя ответственность за ведение всей необходимой документации или не знает, как правильно оформить те или иные бумаги – лучше всего обратиться за помощью к специалистам. Например, можно воспользоваться услугами аутсорсинговых компаний.

Они возьмут на себя ведение всех документов и работу с военкоматами, что снизит нагрузку на кадровика. К тому же сотрудники аутсорсинговых компаний пристально следят за любыми изменениями в законодательстве. Это хорошее решение для тех, кто хочет обезопасить себя от штрафов и иных неприятных ситуаций, при этом не нанимая в штат дополнительного человека. Как правило, стоимость подобных услуг существенно ниже, чем заработная плата ещё одного сотрудника отдела кадров.

Наш Telegram канал про бухгалтерию и налоги для предпринимателей на человеческом языке.

Профессиональная бухгалтерия на аутсорсинге для ООО и ИП.

#бухгалтерияонлайн #бухгалтерия #бизнес #налоги #помощь_в_бухгалтерии #топбухгалтер