Курьеры-иностранцы: как сотрудничать законно и выгодно

Бывает, компаниям нужны курьеры не на фултайм, а под конкретные задачи, поэтому они сотрудничают с самозанятыми. Часто такие курьеры — иностранцы. Юристы «Консоли» объясняют, как законно сотрудничать с самозанятыми курьерами-иностранцами, чтобы не получать миллионные штрафы и экономить на налогах.

Самозанятый — человек, который работает на себя и платит налог на профессиональный доход (НПД). При сотрудничестве с самозанятым компания не платит НДФЛ и страховые взносы.

Чтобы сотрудничать с исполнителем как с самозанятым, он должен иметь статус самозанятого. Такой статус могут получить не все. Помимо граждан РФ, самозанятыми могут быть:

1. Граждане стран Евразийского экономического союза. То есть граждане Армении, Беларуси, Казахстана и Киргизии.

2. Граждане Украины.

3. Граждане республик ДНР и ЛНР. Закон, регулирующий отношения с самозанятыми, сейчас причисляет граждан республик к иностранцам.

Граждане других иностранных государств не могут стать самозанятыми.

Если компания ищет человека под проект или сдельные задачи, выгоднее работать с самозанятыми, чем со штатниками. Во-первых, можно не тратить лишнего на зарплату — самозанятый получает деньги за решенные задачи, а не за рабочие часы. Во-вторых, не нужно платить НДФЛ и страховые взносы, а исполнители сами отчитываются перед налоговой за свои доходы. Это относится как к россиянам-самозанятым, так и к иностранцам.

Если иностранец не стал налоговым резидентом РФ (жил в России меньше 183 дней в году) и устроился на работу по ТК, за него придется платить повышенный НДФЛ — 30%. Для самозанятых-нерезидентов налог будет всего 6% вне зависимости от того, сколько дней они провели на территории страны.

Нельзя прикрывать трудовые отношения договором ГПХ — за это предусмотрен штраф, а также доначисление налогов и страховых взносов. Но если компании не нужен фуллтайм сотрудник, а она может отдавать конкретные задачи самозанятым — получится выгоднее.

С самозанятыми можно работать только по договору гражданско-правового характера (ГПХ). Договоры ГПХ бывают разные:

С курьерами заключают договор возмездного оказания услуг. Если его неправильно составить, можно получить штраф. Воспользуйтесь шаблоном договора юристов «Консоли» — тут всё корректно.

При сотрудничестве с самозанятым нужны и другие документы:

Шаблоны задания и акта сдачи-приемки.

В сотрудничестве с самозанятыми-курьерами есть 4 «нельзя», которые важны для заключения договора:

Нельзя требовать, чтобы курьер постоянно находился на объекте. Иногда курьерам приходится постоянно находиться на объекте заказчика: в пункте выдачи, ресторане или дарксторе. По закону так делать нельзя: у самозанятого нет рабочего места, он вправе самостоятельно определять свое местонахождение в промежутках между оказанием услуг.

Нельзя компенсировать курьеру расходы. Даже на питание, бензин и парковку. Иначе отношения между заказчиком и курьером будут похожи на трудовые — а это риск переквалификации. В договоре надо указать, что расходы, например на бензин, исполнитель несет за счет полученных по договору средств. Еще в договоре можно установить повышенные коэффициенты, например за оказание услуг с использованием личного автомобиля.

Нельзя выдавать курьеру термосумку и рабочую одежду бесплатно. Небрендированную термосумку и одежду можно выдать курьеру по возмездному договору, например аренды или по акту приема-передачи с указанием стоимости имущества. Иначе — риск переквалификации.

Нельзя сдать в аренду или продать курьеру брендированную форму. Можно сдать или продать курьеру одежду определенного цвета, но без бренда компании на ней. Если у вас брендированная форма, термосумка или руфтоп, их можно предоставить только как рекламный материал и только если исполнитель оказывает вам рекламные услуги за вознаграждение.

Зачем уведомлять

Если самозанятый иностранец находится в России, то заказчик обязан уведомлять МВД о заключении и расторжении с ним договоров ГПХ. Даже если у иностранца:

Пример. Магазину мебели из Москвы иногда нужно обмениваться документами с поставщиками. Для этого магазин привлекает самозанятого курьера — гражданина Казахстана. Когда магазин подпишет с курьером договор ГПХ, он как заказчик должен будет направить уведомление о заключении договора в МВД.

Антипример. Магазину мебели нужен новый логотип. Директор магазина обращается к знакомому дизайнеру — гражданину Казахстана. Раньше этот дизайнер жил в России и брал заказы как самозанятый. Теперь он вернулся в Казахстан. Когда магазин мебели дистанционно подпишет с дизайнером договор ГПХ, направлять уведомление в МВД не понадобится, потому что исполнитель не находится в России.

Если не отправить уведомление в МВД или отправить не вовремя, юрлицу грозит штраф от 400 000 до 1 000 000 ₽ или административное приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток.

По закону, уведомления в МВД надо отправлять по всем иностранцам, кроме граждан Беларуси. По факту — МВД иногда штрафует компании за неуведомление о сотрудничестве с гражданами Беларуси, и штрафы приходится обжаловать в суде. Поэтому мы рекомендуем уведомлять МВД о сотрудничестве со всеми иностранцами.

Когда уведомлять

Заказчик услуг обязан уведомить МВД о заключении или расторжении договора ГПХ с иностранцем в течение 3 рабочих дней. Об изменениях условий договора, например о заключении дополнительного соглашения, уведомлять не нужно.

Куда подавать

Уведомление в МВД подается по месту оказания услуг. То есть подать уведомление нужно в отделение МВД в том регионе, в котором самозанятый оказывает услуги.

Уведомление можно направить в территориальный орган МВД субъекта РФ. Список органов МВД по регионам можно посмотреть на сайте МВД.

Как подавать

Форма уведомления в МВД унифицирована, но периодически меняется. Актуальные на ноябрь 2022 года формы можно найти тут:

Заполненную форму можно отправить в МВД через Госуслуги или передать очно.

Подписывать договоры, собирать закрывающие акты и отправлять уведомления в МВД вручную дорого. Это затраты на содержание принтеров, печать и доставку документов. А еще это долго: занимает время штатных бухгалтеров, и приходится нанимать новых.

Процессы можно автоматизировать — тогда сотрудничать с самозанятыми будет быстрее и дешевле: как с иностранцами, так и с россиянами. Расскажем, как мы помогли с этим «Кухне на районе».

«Кухня на районе» — московский сервис доставки еды собственного приготовления. Сегодня у сервиса 44 кухни в Москве, около 1500 райдеров (курьеров), работающих по схеме самозанятости, и более 30 тысяч заказов в день.

Проблема. С каждым курьером-самозанятым нужно подписывать акты на выплаты. В случае с «Кухней на районе» это минимум по 4 акта на каждого из 1500 курьеров. А по курьерам-иностранцам нужно еще отправлять уведомления в МВД. Если забыть отправить уведомление, будет крупный штраф.

Вести документооборот стало слишком сложно, процесс требовал сверхурочной работы бухгалтеров или найма новых.

Решение. Автоматизировать работу от оформления до выплат. Мы предложили «Кухне на районе» внедрить «Консоль». Вот что получилось:

1. Внедрена система электронного документооборота. Больше не нужно печатать и подписывать договоры с самозанятыми — всё делается парой кликов в приложении.

2. Уведомления в МВД формируются автоматически. Настроили формирование уведомлений: как только иностранец проходит регистрацию на платформе и заключает договор, уведомление с его данными создается автоматически. Компания может отправить его в МВД через Госуслуги или подать очно.

3. Никакой ручной работы. Забрали на себя все функции по декларации доходов, проверке статуса самозанятых, получению и формированию чеков для ФНС, документообороту, формированию форм уведомления МВД по иностранцам.

В результате повысилась скорость решения задач, а издержки на администрирование снизились на 66%. Полный кейс можно прочитать здесь.

«Для документооборота, назначения временных слотов и выплат используем «Консоль». Платформа существенно облегчает как нашу жизнь, так и исполнителей. И сильно экономит время.

Во-первых, весь документооборот осуществляется в электронном виде — никаких бесконечных стопок договоров. Бережем бумагу и нервы:)

Во-вторых, весь процесс оцифрован. Исполнителю не нужно никуда приезжать, чтобы отдать документы, подписать договор, выбрать слот, принять задание или получить выплаты. Всё делается через приложение или сайт: формирование и подписание документов, размещение слотов, передача заданий и реестров выплат.

В-третьих, ребята из Консоли всегда готовы оптимизировать наши текущие процессы, предложить варианты автоматизации. За время сотрудничества мы уже избавились от множества «ручников». Но на этом не останавливаемся. Мечтаем о «космолёте», и постепенно приходим к нему:)»

В соцсетях «Консоли» рассказываем, как снизить риски при работе с внештатными исполнителями.

Telegram | ВК | Linkedin