5 популярных вопросов о спецоценке

После предыдущего поста возник вопрос: как часто проводить спецоценку и что делать с новыми рабочими местами. Совместно с экспертами бухгалтерского и кадрового аутсорсинга Главбух Ассистент мы подготовили подборку ответов на 5 популярных вопросов по спецоценке.

Вопрос № 1. Когда нужно проводить спецоценку

Спецоценку на рабочем месте в проводят не реже одного раза в пять лет. Срок исчисляют со дня утверждения отчета о проведении специальной оценки условий труда. Все организации обязаны провести спецоценку к 1 января 2019 года. Есть ряд ситуаций, когда нужно провести внеплановую спецоценку.

Проведите спецоценку в течение 6 месяцев, если:

· произошел несчастный случай на производстве;

· ГИТ выдала предписание на проведение внеплановой спецоценки;

· изменили состав материалов или сырья (риск воздействия вредных или опасных производственных факторов);

· профсоюз выступил с мотивированным предложением;

· выявили профзаболевание из-за воздействия вредных или опасных производственных факторов;

· перешли на использование других средств защиты (риск воздействия вредных или опасных производственных факторов).

Проведите спецоценку в течение 12 месяцев, если:

· ввели новые рабочие места;

· изменили технологический процесс (риск воздействия вредных или опасных производственных факторов);

· ввели в строй новое производственное оборудование.

Внеплановую спецоценку можно не проводить, если:

· в ходе реорганизации компании изменили название и реквизиты. Рабочие места и условия труда остались прежними. Профсоюз не требует внеплановой спецоценки;

· изменили должность работника, но функционал и рабочее место остались прежними;

· несчастный случай произошел по вине третьих лиц;

· несчастный случай произошел на территории работодателя, но не на рабочем месте пострадавшего. Несчастный случай не связан с производственной деятельностью пострадавшего;

· новый сотрудник вышел на место уволенного, рабочие места и условия труда не изменились.

Спецоценку не проводят в отношении условий труда:

· надомников;

·дистанционных работников;

· работников, вступивших в трудовые отношения с работодателями-физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями.

Вопрос № 2. Как провести спецоценку малому бизнесу

Вопрос № 3. Как сэкономить на спецоценке

Сблизьте условия работы разных сотрудников. Закон позволяет оценить два рабочих места из десяти, если места аналогичные. Но бывает, что сотрудники делают одно и то же, а должности разные. Чтобы не переплачивать за спецоценку, перепишите должностные инструкции, установите одинаковый режим работы и условия труда, приведите наименования должностей к единому виду. Например, вместо «бухгалтер-кассир» и «бухгалтер по зарплате» укажите «бухгалтер».

Возместите расходы за счет Фонда социального страхования. ФСС разрешает до 20 процентов взносов на травматизм направлять на финансирование охраны труда, в том числе спецоценку. Для этого не позднее 1 августа нужно подать в ФСС заявление и документы по спецоценке.

Переводите работников на дистанционную работу. Закон не требует оценивать рабочие места дистанционных работников (ст. 3 Федерального закона № 426-ФЗ). Поэтому если работники практически не появляются в офисе, а работают через интернет, можно оформить с ними трудовой договор о дистанционной работе. Например, с ИТ-специалистами. С помощью аутсорсинга вы и вовсе можете оптимизировать расходы на работу целых отделов. Например, бухгалтерии, службы кадров, юридического отдела. В этом случае спецоценка рабочих мест таких сотрудников – задача компании, которая предоставляет аутсорсинговые услуги.

Тщательно подготовьтесь к спецоценке. Ваша задача— нормализовать условия труда на рабочих местах. Эти работы не требуют больших средств, но они способны превратить вредные условия труда в допустимые и устранить затраты на доплаты и медосмотры. Проанализируйте, какие у вас есть возможности улучшить условия труда. К примеру, скорректировать показатели микроклимата, заменить мерцающие и потускневшие люминесцентные лампы, привести в порядок вентиляцию, по возможности устранить шум.

Проведите оценку сразу всех рабочих мест. Большинство оценщиков практикуют скидки за спецоценку определенного числа рабочих мест. Поинтересуйтесь, с какого объема начинаются скидки. Например, цены за 50 рабочих мест в одной компании обычно ниже, чем за 10 рабочих мест в пяти разных компаниях. Поэтому выгоднее оценить все рабочие места разом.

Вопрос № 4. Как выбрать организацию для проведения спецоценки

Проводить специальную оценку условий труда могут только те организации, которые внесены в Реестр организаций, проводящих СОУТ, который ведет Минтруд. Выбрав организацию, запросите у нее аттестат и область аккредитации и сверьте данные с реестром аккредитованных лиц на сайте Росаккредитации. Проверьте, что аттестат у лаборатории действующий.

Вопрос № 5. Что такое декларация соответствия, когда и куда ее подавать

Если на рабочих местах во время спецоценки установили оптимальный или допустимый класс условий труда, вы обязаны подать на них декларацию соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда.