Цифровизация работы с документами — это перенос всех процессов документооборота в цифровой формат без ухудшения работы. Легче всего объяснить цифровизацию на наглядном примере.
Представьте процесс под названием «подписание документов». Сотрудник создает файл в Word, заполняет его, распечатывает, а затем проходит несколько итераций согласования и внесения правок. После этого бумагу можно нести к директору на подпись. И так происходит с каждым документом в компании.
Цифровизация позволила бы за пару минут создать юридически грамотный документ в интерактивном шаблоне конструктора, щелчком мыши отправить его на согласование коллегам в СЭД, а затем директор утвердил бы его электронной подписью. Весь процесс происходит онлайн с ощутимой экономией времени и ресурсов.
Для чего нужна цифровизация?
Главная задача цифровизации — оптимизация бизнес-процессов. В зависимости от инструмента это может быть сокращение цикла согласования, проверки или создания документа. Оптимизация экономит рабочее время сотрудников и минимизирует фактор человеческого труда. То есть сокращает количество специалистов, принимающих участие в процессах. Это хорошо видно на примере конструктора документов.
Как правило, в компаниях любой созданный документ отправляют на проверку юристам. Благодаря тому, что конструктор сразу создает юридически грамотные документы и избавляет от ручного заполнения данных, юристы полностью исключаются из этого бизнес-процесса. В то же время высококвалифицированные специалисты не тратят время на механическую работу. Конструктор, как органическая часть СЭД — один из важнейших элементов согласования, поскольку от оперативности и корректности создания документа напрямую зависит скорость работы в системе. Платформа для создания документов Doczilla Pro сокращает время подготовки типового документа в 12 раз, а цикл сделки — в 10 раз. Это позволяет снизить трудовые ресурсы, оптимизировать бизнес-процесс и сократить цепочку согласования.
Цифровизация позволяет сократить ключевые процессы любого бизнеса: если путь до результата условно состоял из 10 шагов, то оптимизация минимизирует его до 3−5. Таким образом сокращается весь цикл и показатель Time-to-money.
Почему не все переходят на электронный формат организации работы?
Весь бизнес целевого клиента можно разделить на три группы. В каждой есть свои опасения, замедляющие переход к цифровизации:
- Руководители компании — инвесторы внедрения продукта. Они хотят избежать финансовых рисков и не всегда готовы вкладываться в новый проект с неизвестной эффективностью.
- Технические пользователи — руководители продуктов внутри компаний. Отвечают за техническое подспорье процессов и стремятся их автоматизировать. Для них важно, чтобы система хорошо интегрировалась, легко поддерживалась и не перегружала уже используемый инструментарий.
- Функциональные пользователи — эксперты, которые работают с продуктом напрямую. Их минимальное требование в том, чтобы новая система оказалась не сложнее привычной. Здесь есть опасение, что новый продукт не удастся освоить и работа застопорится.
Когда важно внедрять цифровизацию?
В России появилось понятие «цифровизация ради цифровизации». Оно означает, что самоцель — не оптимизация, а поднятие уровня престижа компании, достижение KPI отдельных менеджеров или просто отчетность. При таком подходе окупаемости вложенных средств или выгоды для бизнеса не будет.
Цифровизация полезна, когда есть отлаженный и проработанный бизнес-процесс.
Цифровизация полезна, когда есть отлаженный и проработанный бизнес-процесс. В этом случае использование информационной системы для одного из этапов поможет ускорить и сократить весь процесс. Таким образом компания экономит ресурсы: время и средства бюджета. Другими словами, перед тем, как внедрять цифровизацию, необходимо полностью выстроить сам бизнес-процесс.
Цифровизация неизбежна?
Тенденции последнего времени — переход всех процессов в онлайн. Поэтому можно утверждать, что цифровизация неизбежна, однако она не будет полной. Всегда останутся процессы, которые завязаны на людях.
Мы наблюдаем, как весь документооборот постепенно переходит в цифровой формат, потому что это выгодно для компаний по нескольким причинам:
- Стоимость бумаги — бумага стоит недешево и цены постоянно растут.
- Экология — вопрос сохранения природы и ресурсов становится все чувствительнее.
- Архивы — весь массив документов на физических носителях требует помещений для хранения, некоторые компании отводят под архивы целые здания. Кроме того, законодательство требует хранение кадровых документов в течение 50 лет.
- Издержки на согласование — подписание и согласование одного документа может занять несколько часов рабочего времени, особенно если необходима поездка в другое здание.
- Оплата курьера — одна из самых крупных статей расходов в работе с документами. В среднем стоимость курьера варьируется от 400-1500 рублей. При использовании систем ЭДО отправка одного документа не превышает 3 рублей.
Системы ЭДО экономят трудозатраты специалистов, которые отвечают за создание, проверку и согласование документов, что ощутимо сокращает весь цикл работы. Например, раньше процесс согласования занимал одну-две недели, цифровизация помогает выполнить те же задачи за несколько часов.
Если сложить количество документов, с которыми компания работает за год, и количество сотрудников, которые вовлечены в процессы подготовки, экономия при цифровизации может составить десятки и сотни миллионов рублей.
Есть ли правовые риски при переходе на ЭДО?
В России существует несколько видов ЭДО: кадровый, архивное хранение документов (регламентирующий закон еще не принят, но часть пунктов уже работают), общий (согласование документов внутри компании) и межкорпоративный (закон об электронной подписи).
Первый риск — правильное подписание документа с сохранением юридической значимости. Здесь главный правовой критерий — электронная цифровая подпись, именно она делает документы легитимными. Есть три вида цифровых подписей:
- Простая цифровая подпись (ПЭП) — заменяет синюю подпись директора, но для ограниченного перечня документов. Например ее можно использовать для подтверждения банковских переводов.
- Неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) — выпускается как неаккредитованным центром, так и самими компаниями. Организация сама подтверждает легитимность этой подписи. Заменяет синюю подпись директора внутри компании и за ее пределами.
- Квалифицированная электронная цифровая подпись (УКЭП) — выпускается квалифицированным аккредитованным центром. Имеет максимальную юридическую значимость и заменяет мокрую печать и синюю подпись директора.
К сожалению, цифровые подписи не работают с большинством международных документов. Внутри России использование цифровой подписи полностью переводит документооборот в цифровой формат и гарантирует его легитимность. Таким образом ЭДО можно выстроить не только внутри компании, но и с контрагентами или государством.
Второй риск — подготовка нормативной базы. Закон требует, чтобы перед внедрением ЭДО внутри компании были приняты все нормативные акты и подписаны соглашения об электронном обмене документами с сотрудниками и контрагентами. Дополнительно необходимо подготовить инструкции по правильной работе с документами.
Практические рекомендации по цифровизации работы с документами
Не бойтесь идти к новому
Процесс перехода на ЭДО может казаться сложным и рискованным, но если грамотно подойти к вопросу и работать с отлаженными процессами, вы сможете ощутимо сэкономить время и деньги на оптимизации.
Ешьте слона по кусочкам
Цифровизация даже небольшого процесса — это большой пласт работы. Разбейте его на этапы и установите сроки для каждого.
Обратитесь к профессиональному консультанту
Профессиональный совет или консультация с компаниями, которые уже прошли путь к внедрению ЭДО поможет правильно определить что конкретно нужно цифровизовать и избежать убытков. Например, если речь идет о кадровом ЭДО, то заявление — это необязательный документ внутри компании, он не регламентируется государством и не имеет юридической силы. Документы такого типа не обязательно цифровизовать, поскольку они не участвуют в бизнес-процессах и не нужны для отчетности перед государством. Исключив только один этот пункт, мы сократим ощутимый объем работы по цифровизации.
Посетите тематические вебинары
Перед тем, как выбрать вендора, посмотрите вебинары компаний, которые занимаются переводом на ЭДО. Пробуйте и сравнивайте разные предложения — это даст дополнительную информацию, поможет лучше ориентироваться и сформулировать запрос.
Выберите ответственного
Важно назначить человека внутри компании, который будет отвечать за процесс цифровизации, отслеживать этапы выполнения и соблюдение сроков.