Как собственными силами создать архив «с нуля»?
Архив – это собрание старых бумажных (электронных) документов, представляющих ценность для хранения. Трудно представить компанию без архива документов.
📚 Папки с документацией могут быть просто разложены на столе (лучший вариант – расставлены на полках в шкафу) либо организовано архивное хранение в соответствии с законами и есть сотрудник (архивариус), ответственный за его ведение.
Если «на лицо» 1-й вариант, то не трудно создать архив «с нуля» своими силами. И не просто навести порядок, а организовать быстрый доступ к любому документу. Это сразу повлияет на производительность процессов в лучшую сторону.
Оффтоп - мы запустили спецпроект! Telegram-канал "Бумажный мир" - экспертный канал о работе с документами и архивной отрасли! Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты! Подписывайтесь.
С чего начать?
Руководители «молодой» организации не задумываются об архиве. Да, документов пока мало. А через год их будет уже много, несмотря на автоматизацию делопроизводства. Но лучше с первых шагов сделать всё правильно и структурированно, чтобы потом не тратить значительные финансовые и людские ресурсы.
📌И не забываем, что документация компании содержит конфиденциальную информацию и персональные данные сотрудников. Поэтому создаём архив с учётом юридических нюансов.
Для хранения архива выбираем место (чаще отдельное помещение) и ответственного человека.
Юридическая база для ведения архива
Можно привлечь сторонние архивные компании для ведения архива своей компании. Но это услуга платная, и быстрый доступ к документу получить не удастся.
📌Начинаем создание архива с базы: ФЗ от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». Здесь находятся все правила, положения, перечни и инструкции для архивного хранения документов.
📌Перечень типовых управленческих архивных документов используем в последней редакции (приказ Росархива от 20.12.2019 N 236)
Сегодня используются оба типа архива: бумажный и электронный
Традиционные бумажные документы удобны всегда, их не требуется «привязывать» к компьютерной технике. У бумаги также есть «минусы»: она горит, пересыхает и отсыревает. Поэтому требуются специальные условия хранения документов с соблюдением норм t°, % относительной влажности, ограничения по интенсивности света.
Документы в электронном формате зависят от уровня кибербезопасности в компании, хранятся только на корпоративных серверах. ИТ-технологии затратны и требуют инвестиций.
Поэтому дубликаты бумажной документации и её хранение не теряют свою актуальность.
Как создать архив в компании «с нуля»?
Выполняем стратегические и тактические этапы организации архива.
4 стратегических этапа:
- издание Приказа о назначении ответственного за архивное дело.
- разработка Номенклатуры дел.
- определение сроков хранения. Они зависят от статуса документов. «особо важные» хранятся в архиве постоянно. Документы временного хранения помещаются в архив на 3, 5, 10 и более лет.
- архивные выписки составляются в строгом соответствии с каталогом архивных дел назначенным ответственным сотрудником (архивариусом).
10 тактических этапов формирования архива (действия архивариуса).
- Составление предварительной Описи существующих документов, выявление недостающих бумаг, определение сроков их сдачи в архив.
- Знакомство со спецификой работы в архиве и юридическими нюансами хранения документации.
- Сбор, классификация и перерегистрация не используемых документов на текущий момент.
- Инвентаризация наличных в архиве документов. Создание картотек, записывание атрибутов Дел.
- Составление Номенклатуры дел (с учётом отраслевых стандартов).
- Установление разрешений и ограничений доступа к архивному хранилищу.
- Учёт приёма и выдачи документов (создание электронной или физической картотеки лиц, пользующихся документами с указанием степени доступа).
- Поиск недостающих архивных документов.
- Организация переплёта дел (в соответствии с методичками).
- Учёт актуальных документов: создаём новые карточки, организуем порядок передачи дел в архив.
Дополнительные полномочия архивариуса: разработка сметы по финансированию процессов архивирования и подача её в бухгалтерию.
Какие помещения требуются под архив? Это могут быть отдельные кабинеты, в которых отсутствуют трубы водоснабжения и канализации. Обязательна система пожаротушения + автономная сигнализация и вентиляция.
❌Рядом с архивом запрещается располагать помещения с мощным оборудованием, бойлеры, холодильники.
Архивная документация, в основном, хранится в папках на металлических стеллажах и в шкафах. Требуется рассчитать площадь хранения. Например, на архивном стеллаже (2,3 м высотой с 12-ю полками) размещается от 350 до 600 папок «КОРОНА».
Какая самая ответственная фаза архивного делопроизводства? Передача дел в архив. Оценивается ценность материалов (подшивки, переплёта с нумерацией листов и описью) на основе проведения их экспертизы. Правильно оформляется обложка дела. Так, документы с постоянным и долговременным сроком хранения >10 лет подшиваются в тома (max объём тома – 250 страниц).
В нашей статье мы дали только краткий этап работ. При организации архива необходимо учесть много факторов. Создание собственного архива очень непростая и затратная задача, как физически, так и материально. Решить этот вопрос можно делегировав ведение архива сторонним архивным компаниям. Один из вариантов – это передача документов на внеофисное хранение (на постоянной или временной основе). Вы освободите себя от многих трудоёмких функций – сортировка, подшивка, опись и сдача в архив документов. Специалисты Делис Архив помогут разрешить все проблемы.
Все советы данного поста актуальны для ООО, индивидуальных предпринимателей.