Долой бумажные доверенности! Да здравствуют электронные?
Электронная доверенность для электронной подписи. С сентября этого года вводятся новые правила использования ЭП для работников организаций. Сотрудники должны будут подписывать документы подписью физлица вместе с электронной ― машиночитаемой доверенностью. Собрали всё, что известно про МЧД на данный момент. Если у вас есть сотрудники, которые подписывают электронные документы от имени организации, а вы еще не в курсе изменений ― этот статья для вас.
Евгений Баталин
менеджер по продукту ЕГАИС ИТ-компании “Эвотор”
Сейчас сотрудники могут подписывать электронные документы c квалифицированной электронной подписью ЮЛ или ИП. Поправки в № 63-ФЗ (№ 476-ФЗ) вводят новую практику. С 1 сентября 2023 года сотрудники должны использовать электронную подпись, оформленную на сотрудника как на физлицо. В такой подписи нет указаний на организацию ― только ФИО и ИНН конкретного пользователя. Чтобы иметь возможность заверять документы организации, ему понадобится машиночитаемая доверенность (МЧД) от руководителя.
Подпись для физлица и лица, действующие от имени организации, можно выпустить в удостоверяющем центре (список УЦ). Для ее выпуска нужны: паспорт, СНИЛС, ИНН.
Налоговая выпускает подписи для руководителей организаций, ИП и нотариусов
Что такое МЧД?
МЧД — это электронная доверенность, подписанная КЭП руководителя организации. Она подтверждает, что у сотрудника есть разрешение подписывать электронные документы от имени организации. Электронную доверенность нельзя подделать, зато можно отозвать в любой момент, например, если сотрудник уволится.
МЧД ― электронный документ в формате XML
Минцифры разрешает использовать документ в формате pdf для тех информационных систем, где нет автоматической обработки и визуализации данных о полномочиях или даже позволяет информационным системам использовать другие форматы (Приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 858).
Как бумажная доверенность выдается только на определенные действия, так и МЧД. Перечень полномочий будет прописан в МЧД. Со всем списком полномочий можно ознакомиться здесь. У каждого полномочия должен быть свой уникальный идентификатор, наименование и дата включения в классификатор. Предполагается, что информацию о полномочиях конкретного сотрудника можно будет проверять на Госуслугах.
Как выпустить МЧД?
Пока выпустить МЧД можно только для налоговой. На сайте ФНС России уже работает сервис «Создание и проверка доверенности в электронной форме». С его помощью можно оформить МЧД для предоставления отчетности и иных документов в налоговые органы. Сервис позволяет сформировать МЧД в виде файла и скачать его.
Для создания МЧД в этом сервисе нужно внести следующие данные:
- Наименование и номер;
- Информацию о доверителе, если это ФЛ или ИП: ФИО, СНИЛС, ИНН, ОГРНИП; если это российское ЮЛ: наименование, адрес юрлица, ИНН, ОГРН, КПП, ФИО и СНИЛС руководителя; если это иностранное ЮЛ: наименование, адрес юрлица, ИНН при наличии, регистрационный номер и ФИО руководителя;
- Информацию о представителе: ФИО, дата рождения, паспортные данные, СНИЛС и ИНН;
- Дату создания;
- Срок действия документа (при наличии);
- Полномочия представителя с идентификаторами по классификатору или в ином виде, если они не указаны в классификаторе;
- Данные об информационной системе, в которой можно проверить информацию о досрочном прекращении действия документа;
- УКЭП, с помощью которой подписали документ;
- Возможность передоверия документа.
Во всех сервисах, где используется ЭП, должна появиться возможность прикладывать к каждому документу МЧД. На основе МЧД, предложенной налоговой, можно разработать собственный вариант МЧД для работы с контрагентами в ЭДО.
Сейчас пока нет единой схемы по использованию МЧД. К примеру, ЕГАИС официально пока не работает с МЧД , “Честный знак” проводит тесты.
Мы следим за пилотами информационных систем, с которыми интегрированы сервисы Эвотор (ЕГАИС, "Честный знак"), и также планируем технические решения по работе с подписями и МЧД в этих системах.
Что делать до 1 сентября 2023 года?
- Сотрудники могут использовать прежние действующие ЭП.
- Рекомендуем провести аудит всех процессов, где сотрудники используют ЭП: информсистемы госструктур, налоговая, ФСРАР (ЕГАИС), Честный Знак (маркировка), различные электронные площадки и сервисы, ЭДО. Проверьте, готовы ли эти системы для работы с МЧД. Начинайте планировать выпуск новых подписей и МЧД.
- Уже можно выпустить МЧД для налоговой и протестировать новую схему работы ― ЭП физлица плюс МЧ.
За электронную подпись уже давно все говорят. Но как-то всё было только на слуху. Сейчас уже официально её ввели. Даже не знаю, лучше от этого будет или хуже. Слишком много замарочек по её оформлению. Хотя кто знает, может они того стоят))
Ну ЭЦП для физлиц вообще очень удобная штука, стоит только ее "распробовать". Позволяет большую часть документов оформлять удаленно. К примеру, выплаты за оплату обучения. Заполнил по шаблонам форму, подписал ЭЦП и ждешь довольный ответа. Оформить подпись сейчас тоже довольно легко: паспорт, СНИЛС, ИНН. Удостоверяющих центров довольно много (нужно только проверить, чтобы аккредитация была действующая).