Как сдавать отчетность в ФНС юридическим лицам, если генеральный директор не может получить электронную подпись

Важные уточнения:

Инструкция актуальна для компаний, пользующихся системами сдачи отчетности (Контур Экстерн, СБИС и тд). Инструкция не подходит для сдачи отчетности напрямую на сайте налоговой или в сервисе ФНС налогоплательщик ЮЛ.

Нужно оформить бумажную доверенность, подписанную генеральным директором с проставленной печатью организации. Доверенность заполняется в свободной форме, но должны указываться следующие атрибуты, такие как номер и дата доверенности, паспортные данные генерального директора и данные организации, паспортные данные того лица, на кого эта доверенность делается. В доверенности должны быть прописаны действия, которые может совершать от лица компании доверенное лицо.

(пример доверенности)

Также некоторые отделения ФНС требуют прикладывать к доверенности сопроводительное письмо на имя руководителя отделения ФНС, куда сдается отчетность, в котором указывается просьба добавить данную доверенность на сотрудника в базу данных ФНС. Сопроводительное письмо также должно быть подписано генеральным директором и проставлена печать организации.

(пример сопроводительного письма)

Отнести бумажную доверенность и сопроводительное письмо в то отделение ФНС, куда сдается отчетность (в выписке из ЕГРЮЛ она указана в сведениях об учете в налоговом органе). Там эти документы должны у вас принять и дать вам контактный номер телефона, по которому вы можете позвонить и узнать о результатах проверки доверенности. В среднем проверка занимает около 2-3 дней. Не забудьте перед тем, как сдать эту доверенность, сделать ее скан.

Подать доверенность в налоговую может генеральный директор или доверенное лицо. Есть вариант с подачей этих документов третьим лицом, тогда на него тоже нужно делать доверенность на право подачи документов в ФНС.

Если доверенность ФНС принята и зарегистрирована, то следующим этапом нужно будет попасть в личный кабинет вашей системы сдачи отчетности. (Если никаких действующих подписей для входа в личный кабинет нет, у вас должен быть логин и пароль для входа. Если вы его не помните, попытайтесь его восстановить через техническую поддержку системы)

В личном кабинете системы сдачи отчетности вам нужно проверить, добавлено ли доверенное лицо в организацию. Если не добавлено, то соответственно его надо добавить, указав паспортные данные сотрудника. (Как это сделать, можно уточнить у технической поддержки системы)

В разделе доверенности добавить вашу бумажную доверенность (в некоторых системах достаточно будет указать номер и дату доверенности, зарегистрированной в ФНС, в некоторых – подгрузить сам скан).

Выпустить ЭЦП на ЮЛ.сотрудника или на ФЛ. (В переходный период возможны оба варианта, после переходного периода останутся только ЭЦП на физ.лицо). Также советуем уточнить у своей системы сдачи отчетности, какой вариант ЭЦП на сотрудника лучше выпустить, если доверенность на него бумажная. В той или иной системе в переходный период возможны свои нюансы.

Выпущенную ЭЦП настроить на свой ПК и добавить ее в личном кабинете системы сдачи отчетности. Если Вы получаете ЭЦП в нашей компании, мы настроим ПК для вас "Под ключ".

Теперь вы можете сдавать отчетность в ФНС от лица компании по ЭЦП сотрудника.