Как среднему и крупному бизнесу хранить персональные данные

С принятия последних поправок к закону «О персональных данных» прошло полтора года. Бизнес уже успел усвоить: прежде чем собирать личную информацию, нужно заручиться согласием пользователей. Но как хранить полученные данные без нарушений закона?

Полемику усложняет распространение нового способа общаться с клиентами – мессенджеров. Возникает вопрос: а как они влияют на соблюдение законодательства? Разобраться в нем особенно важно крупным предприятиям, которые собирают и хранят большое количество данных.

NB: под действие закона о персональных данных попадает также информация, которую работодатель собирает у сотрудников. В этом справочнике речь пойдет только о данных, полученных у клиентов.

Персональные данные – расплывчатое понятие с точки зрения закона. К ним относится любая информация, которая позволяет идентифицировать человека. Ориентировочный список выглядит так – персональными данными могут считаться как отдельные пункты, так и их совокупность:

• ФИО;

• дата и место рождения;

• физический адрес;

• номер телефона;

• электронная почта;

• фотография;

• семейное положение;

• образование и род занятий;

• уровень доходов;

• ссылки на аккаунты в социальных сетях или на персональные сайты.

Так что, если на вашем сайте присутствует личный кабинет или форма обратной связи – вы относитесь к операторам персональных данных. А значит, хранить их нужно с максимальной осторожностью.

Закон снова не предоставляет конкретики: «Операторы и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом», – гласит Ф3-152.

Кроме того, документ требует обеспечить необходимый уровень защиты данных. Для этого:

• храните данные в надежном месте, где они будут защищены от утечки и взлома;
• первичная – то есть основная база данных, в которую информация попадает сразу после сбора – должна храниться на российской территории;
  
• храните данные с той степенью защиты, которая соответствует их категории;
  
• храните только те данные, которые нужны для работы: отсутствие оснований станет поводом для штрафа (1-3 тысячи рублей для физлиц, 30-50 тысяч рублей для компаний).
  

Кстати, если ваша компания относится к операторам связи, интернет-провайдерам и интернет-компаниям – согласно «закону Яровой», вам придется до полугода хранить еще и полную переписку клиентов.

Здесь все вполне однозначно. В требованиях к защите персональных данных при их обработке в информационных системах (Утв. Постановлением Правительства № 1119 от 01.11.2012) указаны три фактора, которые помогут определить соответствующий уровень защиты.

Категория

1. Специальные категории: гражданство человека, его политические и религиозные, а также философские убеждения, информация об интимной жизни и здоровье.
2. Биометрические данные – фотографии, вес, рост, отпечатки пальцев и аналогичные сведения, которые позволяют установить личность человека на основе физиологических и биологических характеристик.
   
3. Общедоступные данные – те, которые пользователь сам сделал доступными для широкого круга людей: например, в социальных сетях или на сайте работодателя.
   
4. Иные категории – все данные, которые не попадают ни в одну из перечисленных групп.
   

Количество субъектов

Их может быть меньше 100 тысяч или больше 100 тысяч.

Актуальные угрозы

Угрозы – это условия и факторы, которые могут привести к нарушению конфиденциальности персональных данных. Они делятся на три типа:

1. уязвимости операционной системы;
2. уязвимости программного обеспечения, с которым вы работаете при обработке персональных данных;
   
3. остальные угрозы. В частности – человеческий фактор: «забыл выключить компьютер», «не закрыл дверь на замок» и прочие.

Определите, какие факторы лучше всего описывают вашу ситуацию, а потом найдите в таблице соответствующий уровень защищенности.

Их четыре. Четвертый уровень – базовый, для его соблюдения необходимо:

1. обеспечить безопасность помещений, в которых хранятся данные: в них нельзя находиться посторонним, двери должны закрываться на замки, а после окончания рабочего дня нужно опечатать входы или оборудование; также нужно установить видеонаблюдение и разработать систему контроля и управления доступом;
2. обеспечить сохранность носителей данных: например, поместив их в сейфы и ведя учет носителей. Можно обойтись без сейфов, но тогда данные обязательно должны быть зашифрованы;
   
3. составить документ с перечнем сотрудников, которые имеют право доступа как к персональным данным, так и в хранилище.
   

Если собираемым вами данным нужен третий уровень защищенности, то в дополнение к этим четырем пунктам придется назначить ответственного за обеспечение безопасности персональных данных.

На втором уровне появляется шестое условие: доступ к содержанию электронного журнала сообщений могут иметь только сотрудники оператора персональных данных или уполномоченного лица.

И, наконец, на первом уровне защищенности вам, в дополнение к вышесказанному, предстоит установить сигнализацию и автоматически регистрировать все изменения прав доступа.

Собранные данные окажутся под угрозой: мошенники могут опубликовать их в открытом доступе или перепродать для несанкционированной рекламы (отсюда берутся те самые назойливые рассылки и звонки).

Утечка персональных данных может привести к взлому профилей в соцсетях, незаконному вторжению в личное пространство, а в самых неблагоприятных случаях мошенники способны даже проводить махинации с недвижимостью и выводить средства с банковских счетов.

Впрочем, пострадать могут не только клиенты. За несоблюдение ФЗ-152 предусмотрена гражданская, уголовная, административная и дисциплинарная ответственность. Это значит, что, в зависимости от этапа проверки и от ее результатов:

у вас могут изъять оборудование;службы могут приостановить деятельность компании;придется заплатить штраф и устранить нарушения – например, удалить незаконно собранные данные;у компании отзовут лицензию на обработку данных или заблокируют сайт.

• у вас могут изъять оборудование;
• службы могут приостановить деятельность компании;
  
• придется заплатить штраф и устранить нарушения – например, удалить незаконно собранные данные;
  
• у компании отзовут лицензию на обработку данных или заблокируют сайт.
  

Помимо этого, соблюдение законодательства защитит вас, если клиенты захотят подать иск.

Доступ к собранным данным теперь имеет третья сторона – чат-центр. Данные, как правило, будут храниться на серверах контакт-центра, однако ответственность за их охрану будет лежать на вас. Ведь именно вы – оператор, который собирает и обрабатывает данные. Следовательно, предстоит выяснить, где расположены сервера и надежно ли они защищены.

Организуйте on-premise (in-house) подключение контакт-центра, развернув софт на собственных серверах. Такой вариант – единственный способ получить полный контроль над доступом к оборудованию и обрабатываемым персональным данным. Вы снизите угрозу утечки информации и сможете в любой момент установить дополнительные средства мониторинга и защиты данных.

Подключение on-premise может оказаться достаточно накладным: включите в графу расходов затраты на оборудование, настройку софта, поддержку инфраструктуры. Однако в случаях, когда вы обрабатываете крупные объемы данных и их утечка чревата серьезными проблемами для клиентов (а, значит, и для вас), эти затраты вполне обоснованы.

Найдите чат-центр, который способен развернуть софт не в облаке, а на локальных серверах – например, Chat2Desk. Техническим специалистам контакт-центра все равно потребуется доступ к серверам, чтобы настроить программу и поддерживать ее работу. Но, во-первых, скопировать данные будет невозможно, и во-вторых, вы полностью сможете контролировать работу третьей стороны.