Основатель компании Polyak&Co Светлана Поляк — о том, как технологическому стартапу выстроить работу с юристами так, чтобы добиться максимальной эффективности при минимизации затрат.
Часто основатели стартапов относятся к юристам примерно так: «Это бюрократия и трата денег. В них есть смысл, только когда стартап дорос до стабильной выручки, проходит аудиты и готовится к экзиту или выходу на IPO».
Мы с этим не согласны и считаем, что взаимодействие с юристами можно и нужно оптимизировать: это может помочь сократить время и бюджет.
Ниже — принципы работы с клиентами, которыми мы руководствуемся сами. Они основаны на опыте работы с клиентами — от небольших стартапов, столкнувшихся с въедливой юридической проверкой при раундах A, B, до компаний, которые быстро выросли и поняли, что необходимо реформировать внутренние юридические процессы.
1. Делайте правильно сразу
Как правило, на ранних этапах инвестирования компанию и фаундеров обслуживают относительно недорогие и нетоповые юристы, но у фаундеров не всегда доходят руки воплотить их рекомендации. Такой подход может обернуться большими проблемами, особенно это касается:
- документов, оформляющих интеллектуальную собственность;
- документов, регулирующих отношения между акционерами;
- договоров с ключевыми клиентами.
Правильно оформить эти документы в начале жизни компании — на порядок дешевле, чем привлекать дорогую юридическую фирму для решения тех же вопросов на раундах A или B.
Кроме того, оформить документы «потом» не всегда возможно физически: например, программист, с которым вы позже планировали урегулировать вопросы интеллектуальной собственности, может уволиться. За такие риски фаундеры будут отвечать лично перед инвестором.
Чтобы оптимизировать работу с юристом, сразу опишите, сколько времени и ресурсов у вас есть, и постарайтесь найти оптимальные варианты. Например, может оказаться, что легче один раз поменять устав и подписать корпоративный договор, чем проводить несколько собраний акционеров в год для одобрения сделок.
2. Просите юристов готовить шаблоны
Шаблон нужен, если вы часто используете документ (соглашения о конфиденциальности, трудовые договоры), или если речь о редких, но важных сделках (например, b2b-контракты с клиентами).
Чтобы правильно составить типовые документы, опишите бизнес-процессы и обсудите с юристом, какие показатели могут меняться (например, функции продукта, цены), а какие — нет (например, сроки доставки девайсов с места производства).
Что касается стоимости их создания, то тут очень сильно зависит от документа, о котором идет речь. Чаще всего юристы считают почасовыми ставками.
Например, пакет документов для оформления прав на результаты работы команды (трудовой договор и другие кадровые документы) — это примерно 40 часов работы, включая снятие требований с клиента.
Ставка юриста в России в среднем начинается от 5000 рублей и доходит до $400 в зависимости от уровня фирмы, с которой вы работаете.
Это наглядная иллюстрация того, насколько дешевле какие-то документы оформить в начале жизни компании, а не перед выходом на IPO.
Обладая этой информацией, юрист будет лучше понимать специфику бизнеса и, соответственно, согласовывать более выгодные условия с партнерами. Он поможет привести условия договора в соответствие с реальными бизнес-процессами в компании.
Участие специалиста позволит избежать типичной ошибки, которая связана с неумением «перевести» на юридический язык и правильно описать в договоре условия и суть предоставляемых услуг.
3. Распределяйте обязанности
Разумно разделить задачи по уровням. Например, нанять юриста начального или среднего уровня для рутинных или типовых задач (составление трудовых договоров, оформление SLA), а сложные вопросы (например, оформление интеллектуальной собственности, договоры с ключевыми клиентами, соглашения между фаундерами и инвесторами проекта) прорабатывать с внешними консультантами.
Кстати, можно воспользоваться базовым юридическим сопровождением, которое предлагают большинство бухгалтерских компаний: например, аутсорсеры могут подготовить кадровые документы и проверить базовые «расходные договоры».
Альтернативный вариант для типовых задач — разработать шаблоны и, не привлекая каждый раз юриста, поручить заполнение документов штатному сотруднику, ответственному за документооборот.
4. Будьте честными
Дешевле предоставлять полную информацию, которую запрашивают юристы. Во-первых, в противном случае может потребоваться серия уточнений, которую консультанты включат в оплачиваемое время. Во-вторых, выдача информации небольшими порциями может затянуть проект или негативно сказаться на сделке.
Пример: в трудовом договоре для топ-менеджера не указаны KPI и зона ответственности. Из-за потери интереса и формального отношения к работе его увольняют по соглашению сторон с выплатой высокой компенсации.
Сумма не соответствует результатам работы, потому что из-за пробелов в трудовом договоре у компании не остается никакого рычага давления на топа.
Еще один пример: договор разработки предусматривает waterfall c детальным техническим заданием, а на практике разработчик работает по scrum.
Когда заказчик отказывается от договора и не хочет платить за сделанное, то рычагов давления у разработчика немного: спецификация не оформлена, а значит — расходы на судебный процесс окажутся высокими.
Вывод: документация должна отражать реальное положение дел и договоренности с контрагентами. Как именно это оформить – задача юриста. Но для этого юристу нужно довериться.
5. Выстройте работу с документами
Мы считаем, что бумажные оригиналы должны храниться в архиве компании, а для бухгалтерии и других подразделений достаточно сканов. Система работает, когда компания сканирует и хранит все документы без исключения в систематизированном электронном архиве (желательно в облаке).
Продумайте структуру папок: например, доходные договоры — расходные договоры — корпоративные отношения; сгруппируйте договоры по ответственным подразделениям и так далее.
Настройте доступы, чтобы не пересылать документы друг другу по email. Единообразный подход к названиям документов упростит их поиск и предоставление: лучше сразу установить правила названия файлов, из которых будет понятно, что это за документ и кто является по нему контрагентом.
Такая система документооборота достаточно эффективна и плюсы можно перечислять долго, вот лишь некоторые из них:
- Вы предоставляете документы бухгалтерии за пять минут или просто даете бухгалтеру ограниченный (view-only) доступ. Если захотите сменить подрядчика, вам не нужно забирать оригиналы.
- Вы быстро высылаете инвестору документы для проверки компании перед сделкой.
- Проверки налоговой по отчетности двухлетней давности, аудиты и прочее перестают быть проблемой.
Эти советы, конечно, не решат магическим образом все юридические проблемы. Как минимум нужно нанять сотрудника, ответственного за документооборот, и иметь консультантов, которым вы доверите сложные юридические вопросы.
Опыт наших клиентов говорит о том, что стартапу раунда seed консультанты нужны в среднем на десять часов в месяц. Следуя этим принципам, можно закрыть юридические вопросы, уложившись в бюджет.