Можно ли делать рассылку расчетных листов на электронную почту сотрудников? Насколько это законно?
Не так давно мы получили такой вопрос от компании 500+ человек, работающей в ЗУП ПРОФ 3.1
Можно ли? – Программа 1С:Зарплата и управление персоналом позволяет сделать такую рассылку, т.к расчетный листок, это обычный отчет. А в программе есть функциональность рассылки отчетов.
И согласно Письму Минтруда России от 21.02.2017 N 14-1/ООГ-1560 вроде как нет нарушений:
«Целью выдачи расчетного листка является необходимость проинформировать работника, из чего складывается его очередная заработная плата.При этом в соответствии с частью 2 статьи 136 ТК РФ форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.Таким образом, работодатель обязан извещать работника о составных частях заработной платы при выплате заработной платы в соответствии с формой, утвержденной работодателем.При этом ТК РФ не регламентирует порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок).В связи с чем полагаем, что если в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте предусмотрен порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) посредством электронной почты, то данный порядок, по нашему мнению, не нарушает положения статьи 136 ТК РФ.»
Помогаем по 1С: 8(938)146-4100 Звоните!
НО есть несколько нюансов..
- Защита персональных данных работников. Как контролировать доступ к персональным данным в 1С?
- Как проконтролировать что сотрудник получил расчетный листок (ведь сотрудник может указать не свою почту, забыть пароль от почты, не найдет письмо при попадании в спам и.т.п)
Ведь если работодатель не выдаст сотруднику расчетный листок, Роструд может оштрафовать его на сумму до 50 000 руб. При этом штраф руководитель вправе взыскать с бухгалтера, ответственного за выдачу заработной платы (ст. 238 ТК).
И даже если сотрудники написали заявление об отказе в получении расчетных листов.
Организация ОБЯЗАНА выдать расчетный листок. Ведь ст. 136 ТК РФ установлена обязанность работодателя в письменной форме извещать каждого сотрудника о составных частях зарплаты, причитающейся ему за соответствующий период. Документом, содержащим такую информацию, как раз и является расчетный листок. Соответственно, его выдача работникам является не правом, а обязанностью работодателя
Поэтому, уж если возникла необходимость автоматизировать процесс передачи расчетных листков, рекомендуем подключить специальный сервис от фирмы 1С, который учитывает все нюансы законов.
1С:Кабинет сотрудника
Возможности
Вам больше не придётся читать рукописные заявления!
Сервис встроен в программы 1С и позволяет упростить процедуру обработки заявлений сотрудников.Вам больше не придётся тратить время на чтение рукописных заявлений и ручной ввод данных в программу!
Исполнять требования статьи 136 ТК РФ стало проще!
С помощью сервиса "1С:Кабинет сотрудника" можно выдавать расчетные листки в электронном виде. Вы сэкономите значительное количество времени так как Вам не придётся распечатывать расчетные листки и выдавать их под подпись сотрудникам.
Сотрудник получает расчетный листок в своём приложении и подписывает его своей электронной подписью. Информация о том, кто подписал расчетный лист, а также дата подписи расчетного листка, доступны в программе 1С.
Заказ и выдача справок сотрудникам за несколько минут!
Подготовка необходимой справки теперь не будет занимать много времени.После проверки информации из электронного заявления сотрудника можно подготовить необходимую справку нажатием одной кнопки. Останется подписать справку электронной подписью организации и отправить в кабинет сотрудника.
Каждый документ юридически значим!
Для подписи документов в сервисе используются электронные подписи.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) со стороны работодателя.
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) со стороны сотрудника.
Работодатель может получить усиленную квалифицированную подпись (УКЭП) с помощью сервисов "1С:Подпись", "1С-ЭТП", в аккредитованном удостоверяющем центре или ФНС.
Сотрудник получает усиленную неквалифицированную подпись (УНЭП) в своём личном кабинете в сервисе "1С:Кабинет сотрудника" абсолютно бесплатно. Подпись облачная и хранится в личном кабинете сотрудника.
Доступ к личному кабинету в сервисе сотрудники могут получить с помощью специального приложения для смартфона "1С:Кабинет сотрудника" или через браузер в его компьютере или ноутбуке.
Уже сегодня Вы можете получить следующие возможности:
Экономия времени, так как информация автоматически переносится из заявления сотрудника, её не придётся повторно вводить вручную.
- Снижается вероятность ошибки, которую можно допустить при ручном переносе данных из заявления сотрудника.
- Упрощается взаимодействие с сотрудниками, уменьшается вероятность конфликтных ситуаций, повышается прозрачность взаимоотношений.
- Организация экономит средства, которые раньше тратила на обеспечение бумажного документооборота (картриджи для принтера, канцелярские принадлежности и так далее).
Узнать подробнее можно на сайте официальной поддержки