Электронные трудовые книжки: главное
C Нового года начинаем новую жизнь! Без трудовых книжек…
Статья предназначена как для работодателей, которые найдут здесь для себя много полезного, в том числе и образцы некоторых лично мной разработанных документов, которые можно скачать, так и для работников, которым просто и доступно объясняется, чего ожидать от новой реальности.
Для всех сразу отметим, что “электронные трудовые книжки” – оксюморон. Никаких электронных трудовых книжек в виде отдельных файликов на флешках не будет. А что же будет?
- Что такое “электронная трудовая книжка”?
- Что ожидается от работодателей?
- Взаимодействие с работниками.
- Взаимодействие с ПФР.
- Что ожидает работников?
- Это сладкое слово “ответственность”.
- Полезные файлы и ссылки.
1.Что такое “электронная трудовая книжка”?
Будет скучное предоставление данных работодателями в Пенсионный фонд (ПФР). Они и раньше предоставляли, просто меньше и реже, а теперь будут предоставлять больше и чаще. Специальные формы уже разработаны, которые выглядят почти точь-в-точь, как трудовые книжки. Вот, например, форма СЗВ-ТД для предоставления данных в ПФР:
Лишь самые малюсенькие компании численностью до 25 сотрудников смогут предоставлять эту форму в натуральном бумажном виде. Остальные, чья численность от 25 сотрудников и выше, должны будут предоставлять СЗВ-ТД в ПФР в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Именно эти формы СЗВ-ТД, заполняемые работодателями и хранящиеся в базах данных ПФР, можно назвать условным термином “электронные трудовые книжки” (ЭТК). Впрочем, одними лишь СЗВ-ТД дело не ограничивается. Но обо всём по порядку.
Начать следует с того, что по состоянию на сегодняшний день (10.12.2019) пакет законопроектов об ЭТК ещё не принят. Несмотря на то, что законопроекты предполагается “вступить” в силу с 01.01.2020, а первые обязательные действия от работодателей в связи с этим ожидаются уже к 15.02.2020, сами они пока только-только прошли третье чтение в Госдуме и переправлены на дальнейшее рассмотрение в Совет Федерации. По ссылкам ниже можно следить за их волнующей судьбой, а заодно и за самыми актуальными версиями документов, которые, бывало, менялись от чтения к чтению.
2. Что ожидается от работодателей?
От работодателей ожидается шевеление по двум направлениям. Первое – взаимодействие с работниками. Второе – взаимодействие с ПФР. За каждое направление отвечает свой законопроект.
- За первое – законопроект “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде”.
- За второе – законопроект “О внесении изменений в Федеральный закон “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования” (о формировании сведений о трудовой деятельности застрахованного лица в электронном виде)”.
Оба законопроекта идут рядышком и составляют единый пакет.
2а. Взаимодействие с работниками.
Главные изменения заключаются в дополнении Трудового Кодекса новой статьёй 66.1, которая называется “Сведения о трудовой деятельности”. Теперь ст. 66 ТК РФ говорит о бумажной книжке, а 66.1 – об электронной (по-юридически – сведения о трудовой деятельности).
Итак, первый законопроект предписывает работодателям следующее (по состоянию на 10.12.2019):
- Письменно уведомить каждого работника в срок до 30.06.2020 об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с ЭТК, а также о праве работника сделать выбор между продолжением ведения трудовой книжки в бумажном или электронном виде (ссылка на образец уведомления в конце статьи).
- Вести в электронном виде “сведения о трудовой деятельности” тех работников, кто сделает выбор в пользу этого. Вести бумажные трудовые книжки тех работников, кто сделает выбор в пользу этого или не сделает вообще никакого выбора, т.е. просто не подаст заявление ни о том, ни о другом. Во втором чтении было наоборот – “молчунов” предписывалось автоматически переводить на ЭТК, но в третьем чтении сжалились.
- Важный нюанс: даже если работник выразит желание сохранить бумажную трудовую книжку, то “сведения о трудовой деятельности” по нему всё равно надо будет подавать в ПФР, т.е. всё равно по таким работникам придётся “вести трудовую книжку в электронном виде”. Да, дублирование. Подробнее см. следующий раздел про взаимодействие работодателей с ПФР.
- Выдать на руки бумажную трудовую книжку тем отважным пионерам, которые укажут в заявлении о готовности перейти на электронные книжки. При выдаче трудовой книжки в неё вносится запись о подаче работником соответствующего заявления.
- Внести необходимые изменения в те разделы своих внутренних положений, которые говорят о работе с трудовыми книжками. Теперь такие разделы надо будет дополнить фразами о “сведениях о трудовой деятельности” в электронном виде. Логично.
- Проверить каналы связи с ПФР и наличие усиленной квалифицированной электронной подписи.
- Отныне предоставлять работнику по его заявлению не копию трудовой книжки, а “сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя”. Эти самые сведения предоставляются по форме СЗИ-ТД, которая очень похожа на СЗВ-ТД, только первая предназначена для выдачи работникам, а вторая – для подачи в ПФР.
- Предоставлять работнику эти сведения положено способом, указанным в его заявлении работника: либо в виде распечатанной и заверенной бумажки, либо в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при её наличии у работодателя): в период работы работника – не позднее 3 рабочих дней со дня подачи этого заявления; при увольнении работника – в день прекращения трудового договора.
- Вроде бы это не прямая обязанность, но рекомендуется создать специальный электронный адрес, на который работники могли бы направлять электронные заявления о выдаче им сведений по форме СЗИ-ТД. Ну и разработать порядок направления работниками таких электронных заявлений и ответов на них, само собой.
2б. Взаимодействие с ПФР.
Второй же законопроект предписывает работодателям заполнять и подавать в ПФР те самые новые формы СЗВ-ТД, похожие на трудовые книжки, о которых мы уже говорили, в порядке, предусмотренном вторым законопроектом, а именно (по состоянию на 10.12.2019):
- С нового 2020-го года подавать формы СЗВ-ТД в случае приёма на работу, перевода или увольнения работников. Причём в срок не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место эти случаи. Если при этом форма подаётся на работника впервые (например, мы его принимаем на работу 20 января, или переводим с повышением 22 января), на таких “новичков” работодатель не ограничивается внесением в СЗВ-ТД только того события, которое произошло, но и отражает все остальные события, которые имели место ранее у этого работодателя. Т.е. если кого-то впервые с начала 2020 года переводят или увольняют, то в СЗВ-ТД надо переписать все сведения из его трудовой книжки, которые вы же туда ранее и вносили с момента приёма на работу. Сведения о работе у других работодателей, которые были перед вами, вносить не нужно, они в ПФР уже есть.
- Помимо случаев приёма, перевода или увольнения подавать СЗВ-ТД надо и в случае, когда работник раскачался и написал заявление из пункта 1 раздела 3 ниже. Подача такого заявления приравнивается к приёму/переводу/увольнению. Смысл в том, что ПФР хочет быть в курсе, кто из работников изъявил желание перейти на электронные книжки, а кто нет. Нынешние образцы формы СЗВ-ТД пока что графы про заявление не содержат, так что надо полагать, к моменту окончательного принятия законопроекта форма эта слегка изменится, чтобы помимо приёма/перевода/увольнения в ней была бы графа и про написание работником соответствующего заявления.
- Важный нюанс: По “молчунам”, которые до 31.12.2020 не подадут заявление с просьбой вести трудовую книжку в электронном либо бумажном виде, и у которых при этом не будет приёмов/переводов/увольнений, т.е. не будет ни одного повода попасть в СЗВ-ТД, надо будет всё равно эту самую СЗВ-ТД подать не позднее 15.02.2021 года. Ещё нескоро.
- Со следующего нового года, с 2021-го, требования к срокам подачи СЗВ-ТД для переводов и заявлений из пунктов 1 и 2 выше останутся прежними, а вот для приёмов и увольнений ужесточатся: по ним СЗВ-ТД надо будет подавать не позднее рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего приказа.
- Как уже говорилось выше, СЗВ-ТД надо подавать в электронном виде всем тем, у кого 25 сотрудников и более. У кого менее 25, те могут и в бумажном.
- Подача электронных СЗВ-ТД наверняка будет интегрирована разработчиками во все программные продукты типа 1С, Контура, Босс-Кадровика и т.д. Но если вдруг вы ничем из перечисленного не пользуетесь, то ПФР на безвозмездной основе предоставит некий свой электронный сервис. Всё для народа! Пока же у них на сайте доступен файл Формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности работников» – это как раз для программистов, которые будут интегрировать СЗВ-ТД в типовые программные продукты.
3. Что ожидает работников?
Работникам в новой реальности будет гораздо проще, чем работодателям. Что же от них ожидается?
- В срок до 31.12.2020 подать своему нынешнему работодателю заявление с просьбой либо продолжить вести бумажную книжку, либо перейти на электронную. Кто в срок до 31.12.2020 не подаст, будет считаться “молчуном”, пожелавшим сохранить статус-кво, т.е. ведение бумажной книжки.“Молчуны” могут в любой момент перестать быть таковыми, подав соответствующее заявление.
- Если работник подал заявление с просьбой вести бумажную книжку работодателю А, а потом уволился и устроился к работодателю Б, то такой работник имеет полное право требовать от работодателя Б продолжать вести книжку в бумажном виде. А вот в обратную сторону это не работает: единожды согласившись на “предоставление сведений”, обратной дороги к бумажной книжке уже не будет ни на службе у работодателя А, ни на службе у работодателя Б.
- При трудоустройстве теперь надо будет предъявлять работодателю не только бумажную трудовую книжку, но и “сведения о трудовой деятельности” (т.е. “электронную трудовую книжку”) в распечатанном и заверенном виде, или в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. А где эти “сведения” брать? Читаем дальше.
- Получить “сведения” (т.е. форму СЗИ-ТД) можно будет: у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) – обязан выдать как при увольнении, так и в любой момент по заявлению; в МФЦ или ПФР или на сайте “Госуслуг”.
- Новенькие работники, которые в 2021 году будут впервые в жизни устраиваться на работу, обрекаются на безальтернативное ведение электронной трудовой книжки. Будущее уже рядом!
4. Это сладкое слово “ответственность”.
Есть в пакете ещё и третий законопроект с интригующим названием “О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях в части установления административной ответственности за нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности либо за представление неполных и (или) недостоверных сведений”. Но на деле всё несерьёзно:
Неоднократное нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности в информационную систему органа, осуществляющего индивидуальный (персонифицированный) учет в системе обязательного пенсионного страхования, либо неоднократное представление неполных и (или) недостоверных сведений влечет предупреждение должностных лиц.
Кровавая гэбня решила проявить несвойственный ей гуманизм. Но расслабляться не стоит!
5. Полезные файлы и ссылки.
Уведомление про электронные трудовые книжки (с заявлением) – форма уведомления работников о произошедших изменениях, заодно с примерной формой заявления. Разработано мной лично. Согласно п.4 ст.2 Законопроекта “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде” данное уведомление в письменной форме должно быть доведено до каждого работника. Ходят слухи, что Роструд разработает свою форму уведомления с заявлением и реквизитами, но это лишь слухи.
Далее непосредственно файлы с актуальными текстами законопроектов можно легко найти и скачать по ссылкам, уже не раз встречавшимся в статье:
- О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
- О внесении изменений в Федеральный закон “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования” (о формировании сведений о трудовой деятельности застрахованного лица в электронном виде);
- О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях в части установления административной ответственности за нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности либо за представление неполных и (или) недостоверных сведений.
Ну и напоследок FAQ от ПФР.
Очередная упоротая статья от автора с яндекс-дзена. Лучше оставил бы этот шлак для своего дзена и по группкам бы в фейсбучке раскидывал, как ты это делаешь. Хватит засерать ресурс этот, але!
В чём упоротость? Актуальная тема как никогда, всё в одну статью собрано.
Все просто: чтобы не потерять электронную трудовую книжку надо вести ее в системе распределенного реестра. Но государственные мужи сыкуют внедрять такую технологию, т.к. на ее основе можно сделать независимые выборы...
Пожалуйста, уберите стоковые картинки и воспользуйтесь типографом в редакторе.