Как найти время на важные несрочные дела

Находим время на спорт, PR и выполнение новогодних обещаний.

Все, наверное, слышали про матрицу Эйзенхауэра — инструмент, который позволяет приоритезировать задачи. Согласно этой матрице, все задачи, которые нам предстоит выполнить, можно отнести в один из четырех квадрантов: важное срочное, важное несрочное, неважное срочное, неважное и несрочное.

Об этом уже много написано в интернете и умных книжках, поэтому останавливаться на этом подробно не буду. Зато подробно остановлюсь на том, как же всё-таки делать те дела, которые попадают в этот проклятый квадрант «важное несрочное».

Как правило, если с этим целенаправленно не работать, дела из этого квадранта в реальную жизнь не выбираются никогда.

Проблема в том, что туда попадают те вещи, которые делают нашу жизнь и наш бизнес лучше, дела, которые позволяют нам расти в качестве, в деньгах, в объемах.

За выполнение задач в этом квадранте вам, как правило, никто не заплатит денег здесь и сейчас (хоть и в долгосрочной перспективе выполнение этих задач увеличит доходы в разы).

В итоге между мелкими делами для клиентов, за которые вам заплатили деньги сейчас (или заплатят завтра), и между делами, которые сулят увеличение дохода в какой-то очень далекой перспективе, мы совершенно логично отдаем предпочтение первым. Но если не научиться работать с этими делами, можно до скончания веков топтаться на том месте, где вы стоите сейчас и не расти вообще никуда.

Именно в этот квадрант попадают задачи по освоению новых навыков и новых рынков, туда попадает планирование и оценка, туда попадает учеба и повышение квалификации, туда попадает спорт, туда попадает проработка идеи с новыми продуктами и проектами, туда попадают даже цветы для жены (несрочный, если речь не идет о дне рождения или годовщине, но, поверьте, очень важный знак внимания).

И причина, по которой я пишу этот текст, — именно в этот проклятый квадрант попадает то, чем я занимаюсь, PR.

В чем проблема? Клиенты приходят к пиарщику или агентству, согласовывают стратегию, отдают деньги и ждут, когда пиарщики как-нибудь сами разберутся и дальше вся магия начнет случаться сама собой.

Как бы ни был хорош пиарщик, которого вы наняли, мэджика без вашего участия не произойдет: PR — это задача, которую вы должны делать с пиарщиком вместе. А если вы всё делаете сами, то тем более.

Публикация в Facebook, ответ на комментарий журналиста, возможность интересно и быстро среагировать на горячую новость или тренд — всё это, к сожалению, попадает в категорию «важное несрочное», если у вас еще миллион дел по управлению и (увы!) операционке. А если вы не сможете найти время на PR, то PR-активность рано или поздно приведет к разочарованию.

Поэтому я и решила рассказать про свои лайфхаки, как не задвигать важные и несрочные дела в долгий ящик до бесконечности. Дисклеймер: всё это сугубо субъективно и, возможно, давно известно, но вдруг эти подходы помогут и вам.

Вы четко должны себе представлять конец пути: что будет по ту сторону реальности, если вы будете систематически заниматься этим важным и несрочным блоком дел.

Это может быть готовый проект, прирост в объемах бизнеса на N% (тут вообще лучше формулировать по SMART), сокращение времени работы с текущей операционкой на N часов в неделю или даже «хочу быть популярным, как вон тот парень» (но тут важно найти критерий, по которому вы сможете четко определить, что к успехам этого парня вы приблизились: упоминание по «Медиалогии», если речь идет о личном бренде).

Короче, вы четко должны видеть цель и понимать, для чего вы к ней движетесь.

Это правило, которое применяют для исполнения новогодних обещаний, и оно отлично работает для этого блока задач. Если у вас есть конечная цель, просто представьте, что вам нужно сделать по отдельным шагам и выполняйте один шаг раз в несколько дней. Когда мне нужно было сделать личный сайт, только это позволило процессу сдвинуться с мертвой точки.

Кстати, с новогодними обещаниями отлично помогает любая канбан-доска. Я пользуюсь Trello. Каждая задача — отдельная карточка.

Пока задача не в работе, она покоится в своем тематическом блоке (например, «Здоровье») и помечена специальной тематической цветовой меткой. Когда я готова взять задачу в работу, я перетаскиваю карточку с задачей в столбик с текущим кварталом.

Если задача большая и требует нескольких действий, я составляю чек-лист и сама пишу себе в комментариях пометки по этой задаче. Например, я поставила себе в прошлом году задачу съездить минимум на два концерта: в комментариях к карточке я собирала ссылки на интересные мне концерты и локации.

Перефразируя знаменитое изречение «better sometimes than never». Неважно, идет ли речь о регулярных занятиях спортом или, например, регулярном мониторинге и подготовке ответов на запросы журналистов, важна регулярность и предсказуемость — тогда это проще контролировать.

Если вы точно знаете, что во вторник в 9:00 вы час посвящаете разбору запросов на комментарии, это время вы у себя «забили» и с большей вероятностью будете это делать.

Кстати, задачу тыкать в пиарщика палочкой и спрашивать «ну чего, как там дела» лучше тоже занести в календарь, потому что пиарщик может утонуть в процессе (поверьте, PR-процессы очень энергоёмкие и требуют большой фокусировки) и забыть вам отрапортовать что-то важное или дать промежуточный отчет.

Делать это, конечно, лучше чаще, чем раз в неделю, хотя это во многом зависит от объема работ и задач, которые вы поставили пиарщику.

Временной ресурс (как и любой другой) ограничен, а это значит, что чтобы выделить время на важное и несрочное, нужно найти время где-то ещё.

Нет ничего постыдного в том, чтобы тратить своё время на то, что важно и срочно — большая часть менеджеров и предпринимателей так проводит большую часть дня (ну, может быть, за исключением пары тренеров по тайм-менеджменту, но и то я в этом сильно сомневаюсь). Залезать в этот квадрант пока не будем.

Хотя я бы всё-таки провела аудит того, где чаще всего случаются «пожары», и подумала над их профилактикой, но об этом в другой раз. Но, сюрприз-сюрприз, аудит и профилактика — тоже задача второго квадранта.

А вот откуда точно стоит отщипнуть время на важные несрочные дела — это у неважных срочных дел, которые, как правило, довольно просты и не требуют вашего непосредственного участия.

Например, я в самом начале своего бизнеса сама занималась выставлением актов и счетов клиентам — сейчас с этим отлично справляется мой ассистент. С одной стороны, если ты вовремя не выставишь «закрывашки» и не проследишь за оплатой счетов, в следующем месяце рискуешь остаться без штанов, с другой — правда ли этим должен заниматься именно ты?

Поэтому подобные задачи лучше делегировать, и вот у вас уже нашлось около часа в день на стратегически важные вещи. Например, поработать с райтером над визионерской колонкой о перспективах вашего рынка.

Мы все прокрастинируем, давайте в этом признаемся. Возможно, когда мы смотрим на некоторых людей, это не сильно заметно: они ведь в постоянном поту, разгребают какие-то авгиевы конюшни дел. Да, вопрос только в том, что это за дела.

Прокрастинация — это не всегда лень и безделье, чаще всего мы заменяем важные вещи, которые надо сделать на неважные вещи. Конечно, нет лучше времени, чтобы расхламить гардероб и почистить компьютер, чем в день перед экзаменом, это многим из нас знакомо.

Чаще всего мы прокрастинируем как раз с задачами из важного несрочного квадранта. Потому что они кажутся большими и пугающими. И мы их заменяем на дела из всех остальных квадрантов, даже из неважного и несрочного, просто понаблюдайте за собой.

У каждого прокрастинатора свои причины прокрастинировать, свои страхи и свои проблемы с выполнением задач. Если от вашей прокрастинации страдают важные и несрочные дела, то лучше лицом к лицу встретиться с ними и понять, в чем же там проблема.

Возможно, цель выглядит очень большой (тогда нужно дробить на понятные мозгу задания), или цель неясна и вы не конкретизировали результат (тогда прописать результат), или у цели нет дедлайна (тогда определить срок «сдачи» задания себе), или, что хуже всего, цель навязанная, из разряда «все побежали, и я побежал». От такой цели волевым решением лучше отказаться.

В любом случае именно в важных несрочных делах заложен потенциал роста, но он так и останется лишь потенциалом, если вы не засучите рукава и не начнете работать над задачами этого блока.

#таймменеджмент #задачи