5 причин сделать нормальную базу знаний: подборка сервисов на 2024 год

И нет, папка в Google Диск — это не база знаний. Собрали 5 мифов, 5 профитов и 5 сервисов, чтобы в вашей команде была крутая база знаний.

Привет, vc.ru! На связи команда корпоративного мессенджера Compass.

Есть мнение, что создавать корпоративную базу данных – это долго и муторно. Сначала нужно придумать идеальную структуру, написать сотни страниц инструкций, описать все процессы от и до, и только после этого туда можно будет грузить информацию. В итоге этот вопрос откладывается в долгий ящик, а данные сваливают в папку на Google Диске.

На самом деле, базу знаний можно создать за пару дней, потратив минимум усилий. А польза от неё появится практически сразу. В чем профит базы знаний, и какой сервис выбрать, рассказали в статье.

Миф 1. Нужно сразу создавать идеальную структуру и полностью законченное наполнение, иначе не стоит начинать

Можно годами пользоваться «костылями» вроде Google Диска и сохраненок в Telegram, и думать, что инфа для базы знаний еще не накопилась. А потом очнуться на втором часу поисков нужного файла.

На самом деле, стоит начать с минимального набора документов по ключевым направлениям. А со временем добавлять новые разделы и дополнять имеющиеся. В современных сервисах можно легко редактировать отдельные документы и структуру базы знаний, а также добавлять новую информацию.

Миф 2. Это километры сложных текстов, проще рассказать все на онбординге или записать видео

Когда новичок приходит в компанию — посмотреть видео ему действительно проще и интереснее, чем сразу читать кучу документов. Но сотрудник привыкает, вливается в процессы, а базовые вещи могут забыться — это нормально.

Если сотруднику нужно быстро подсмотреть порядок действий в задаче — пересматривать видео неудобно. Нужны текстовые регламенты, которые можно быстро найти и использовать в работе. А еще в видео не получится поиграться с форматами подачи информации и добавлять схемы, инфографики и чек-листы.

Миф 3. База знаний будет полезна только новичку. «Вот когда будет найм, тогда и сделаем»

За полгода в компании накапливается документов больше, чем библиотека Ивана Грозного. Из-за того, что они разбросаны по дискам и почтам, сотрудникам приходится тратить кучу времени на поиски нужных кейсов. Как побочка — нужно постоянно дергать коллег.

Иначе говоря, польза от базы знаний есть для всех сотрудников, а не только для новичков. Даже опытным сотрудникам иногда нужно подсматривать в инструкции и регламенты. Готовая база знаний экономит время всем.

Миф 4. Руководителю нужно взять весь процесс на себя и самому наполнять базу знаний

Это точно не так. Руководитель задает лишь общее направление и ключевые области, а не обслуживает базу знаний.

Лучше поручить задачу руководящему составу, например, HRD, тим-лид, руководителю отдела. Они анализируют кейсы в своих отделах и создают регламенты их решения. Идеально, если в команде есть специальный чат, в котором сотрудники пишут чего не хватает в базе знаний, или что нужно обновить.

Миф 5. У нас уже есть папка в Google Диск, зачем ещё одно хранилище

Выше говорили о полугодии, а теперь представьте сколько документов появится на диске за 5 лет. Это уже не библиотека, а комменты на Youtube — хаос из сотен файлов. В такой ситуации проще заново написать регламент, чем найти нужные наработки.

Помимо того, что в Google Диске сложно организовать поиск, важно еще контролировать права доступа и вести апдейт регламентов. Выход один — специальные сервисы. Они предлагают расширенные возможности для совместной работы, поиска и интеграции статей друг с другом.

1. Команда меньше спотыкается на проблемах, с которыми уже сталкивалась раньше

Ситуация: компания разрабатывает мобильные приложения. Команда сталкивается с багом, который уже фиксила в прошлом. Но сотрудник, который занимался проблемой, уволился, и решение приходится искать заново.

На этом вполне можно потерять несколько рабочих дней. А ведь эти знания уже есть — нужно их просто зафиксировать.

2. Можно проанализировать статистику, чтобы посмотреть, с какими процессами чаще всего возникают проблемы

В базе знаний можно проанализировать, что сотрудники ищут чаще всего. Какие можно сделать выводы:

Так можно точечно совершенствовать процессы и убедиться, что у сотрудников всегда есть актуальная информация.

3. Сотрудники меньше дергают тимлидов, потому что могут подсмотреть сами

Сотрудники могут сами справляться с трудностями, а руководители — сосредоточиться на стратегических вопросах.

4. Быстрый онбординг новых сотрудников

После созвона с новичком, HR'у не нужно вести сотрудника «за ручку» — он может сам изучить все регламенты, инструкции и получить ответы на частые вопросы.

5. Дополнительная лояльность сотрудников, если они участвуют в создании базы знаний

Если сотрудники могут делиться своим опытом и дополнять базу знаний — это плюс к ценности их работы. Люди понимают, что их знания полезны для всей команды, а не только для выполнения собственных задач. Такой подход поощряет инициативу и дает буст к мотивации.

Это база. Популярная онлайн-платформа, в которой можно сделать что угодно. В сервисе большой набор инструментов.

В Notion можно не только создать базу знаний, но и для организовать другие задачи — от личного планирования до управления крупными проектами.

Преимущества:

Для личных целей Notion бесплатный, но есть ограничением на встроенный ИИ. Для команд — от $8 за пользователя в месяц, но российской картой оплатить нельзя.

В WEEEK можно управлять проектами и структурировать знания.

У платформы минималистичный интерфейс и встроенный редактор текста. Есть интеграции с другими сервисами, например, Google Drive, Figma и Airtable.

В сервисе можно настраивать доступ к разделам базы знаний для конкретных сотрудников или внешних партнеров. Можно точечно выдать права на редактирование, просмотр и комментирование документов.

Для небольших команд сервис бесплатный. Для команды от 5 человек — от 199 ₽/месяц за сотрудника.

В сервисе можно работать над проектами и создать базу знаний.

В Аспро.Agile есть:

Есть аналитика данных и экспорт результатов.

Стоит сервис от 3920 ₽/месяц за 30 пользователей.

Отечественный сервис, который предназначен для управления корпоративной базой знаний. Имеет много общего с популярным инструментом Confluence как по функциональности, так и по структуре.

Важные особенности:

Бесплатный тариф предлагает до семи пользователей, 100 статей и 2 ГБ памяти. Далее от 149 ₽/месяц за пользователя.

Удобный онлайн-инструмент для обучения персонала и накопления знаний в компании. База данных представлена в структурированном виде, а доступ можно настроить с учетом иерархии. Каждый материал можно оценить и предложить улучшения.

В сервисе есть поиск информации, курсы и новостная лента для обмена знаниями.

А еще есть система мотивации – сотрудников можно поощрять за добавленные в базу знания. Сервис делает акцент и на обратной связи – пользователи могут анонимно предлагать идеи для развития системы знаний.

Тарификация начинается с 495 ₽/месяц за 5 пользователей, далее 99 ₽ за каждого нового сотрудника.

А если с базой знаний у вас проблем нет, но коммуникацию в команде все равно подтянуть нужно — попробуйте мессенджер для работы Compass. Для команды до 10 человек приложение бесплатное. Если пользователей больше 10, у нас есть бесплатный пробный период на 30 дней. И самое приятное — теперь мессенджер доступен для размещения на вашем сервере.