Как управлять digital-агентством на удаленке | Опыт веб-студии из 10+ человек

Всем привет, это Виталий Радченко CEO агентства разработки сайтов и приложений Web Do и основатель таск-трекера O!task. Уже 11 лет я руковожу своим агентством полностью на удаленке. Моя команда работает удаленно с самого первого сотрудника, которому я делегировал задачи. В этой статье решил поделиться как у нас устроена внутренняя кухня. Судя по запросу из моего Telegram канала тема более чем актуальна.

На сегодняшний день в агентстве постоянно работает 10 человек, иногда привлекаем больше людей (когда проектов становится много), поэтому были периоды когда цифра вырастала до 20 человек.

Кстати, несмотря на то, что команда у меня вся работает удалено, офис у меня есть. Зачем он мне и как я его использую расскажу чуть позже. Хотя по фотке вы наверно могли уже догадаться😁

Ниже я перечислю несколько инструментов и решений, которые мне помогают поддерживать темп работ и выстраивать прозрачный процесс взаимодействия и при этом иметь возможность всё это делать удаленно.

В нашем случае - своя разработка O!task, в которой мы ведем проекты, задачи и финансовый учет по компании.

Лично для меня, как для руководителя, это отдельный вид кайфа - видеть всё в одном месте. Собственно поэтому пару лет назад и решились на создание своего продукта.

К решению нанять бизнес-ассистента я пришел 3 года назад и даже не описать, как сильно изменилась моя жизнь, именно жизнь:) с появлением бизнес-асссистента. Это тема для отдельной статьи, обязательно расскажу об этом.

Ассистент наделена правами администратора в таск-трекере и по сути, делает за меня всё, что я поручаю. Мне достаточно надиктовать голосовое, а она заносит всё в таск-трекер.

У нас даже есть специальные метки, сообщений, чтобы мы понимали что задача вписана и мы про нее не забыли.

Иерархия чатов в телеграмм у нас достаточно простая и состоит из следующих папок:

📁 Папка Web Do - здесь все рабочие чаты с каждым из сотрудников, в котором есть я, ассистент, проджект и сам сотрудник, соответственно

📁 Папка с клиентами. Здесь рабочие группы с клиентами, для обсуждения деталей работы с клиентами. В папке с клиентом нахожусь я, проджект и ассистент.

📁 Папка продукта O!task. По продукту у нас вообще отдельная папка, т.к. там есть еще свой отдельный канал, где мы пишем про обновления сервиса.

Кстати, именно потому-что все сотрудники сидят в телеграм, у себя в O!task мы с первых дней жизни продукта добавили уведомления обо всём происходящем именно в телегу.

А у меня включены все уведомления именно в Telegram и я могу видеть всё что происходит в O!task даже не открывая его. А с учетом того, что всю информацию в систему добавляет бизнес-ассистент и проджект, то я даже ничего не делая в системе вижу всё движение задач в проектах.

Есть еще пару папок:

📁 Папка с пользователями O!task - я стараюсь лично поддерживать контакт с новыми и текущими пользователями сервиса и всех выделил в отдельную папку.

📁 Папка Партнерка. Здесь находятся несколько чаты с другими агентствами и исполнителями, которым я отдаю лидов и которые отдают лидов мне.

Над этим пунктом мы стали работать не так давно, но уже могу сказать что именно после внедрения регламентов у нас появились стандарты в агентстве, которые теперь четко описаны.

На сегодняшний день мы ввели регламенты практически на все часто повторяющиеся процессы в агентстве. Среднечастотные и малочастотные процессы пока слабо описаны, но уже в процессе.

У нас с командой созвонов минимум. Я много статей от руководителей агентств про их расписание созвонов с командой. И иной раз я видел такие расписания, где мне казалось что это расписание работы сотрудника колцентра, а не руководителя агентства🤦🏼‍♂

Возможно, для команд большего размера чем у нас в агентстве это необходимость, спорить не стану. Но одно я знаю точно - я так не хочу и никогда не хотел.

Поэтому мы уделяем время составлению детального ТЗ и лишь в редких случаях созваниваемся чтобы "причесать"/проговорить какие-то неочевидные моменты.

Обещал рассказать, для чего мне офис - видосы писать и конференс созвоны проводить. По сути - это студия для переговоров. Работаю я там не так часто, а чаще в уютном кафе, в своем небольшом, но уютном подмосковном городе Звенигород.

Кстати, кто рядом или желает приехать в красивый старый город - приезжайте на кофе, поговорим про агентства или что-то еще. Буду рад знакомству 😉

- - - - - -

А как устроена командная работа у вас? Делитесь в комментариях

- - - - - -

Заказать разработку сайта или приложения - Web Do

Таск-трекер и учет финансов для digital команд - O!task

Telegram канал про развитие моего агентство Web Do и продукта O!task - Подписывайся