Как мы занимались автоматизацией различных организаций

С недавних пор мы с коллегой увлеклись созданием различных инфраструктурных IT проектов для бизнеса. Так уж получилось, что именно эта ниша была у нас всегда флагманом. Мы с самого начала работы в Институте создавали, а потом совершенствовали систему для автоматизации бизнес процессов. Да, мы делали электронную приемную комиссию, автоматизировали службы, работающие со студентами, общий документооборот и много всяких мелочей.

Все шло своим чередом, ведь проекты не просто внедрялись в нашем учебном заведении, но с успехом продавались на рынке соседних республик бывшего союза. В один момент мы поняли, что все что мы делаем, не имеет дальнейшего смысла, все слишком сложно, сложно для конечных пользователей, а клиентов, ведь для создания подобных автоматизаций необходимо понять и проанализировать все бизнес процессы, протекающие в организации, так их не только необходимо проанализировать, так еще и улучшить, и автоматизировать. А в чем же сложность? Сложность заключалась в том, что 99% людей, управляющих организациями, понятия не имеют что в них происходит. Вот прям не имеют и знать не хотят. Вы скажете, что есть заместители, которые должны разбираться на местах и решать эти проблемы за руководителя, да это правильная мысль. Но руководитель, порой с трудом представляет, что такое бизнес процессы и как они влияют на деятельность организации. Ведь мы, проделав свою работу, чаще сталкивались с негативом и отторжением. Все это происходило именно от этих самых заместителей и начальников отделов, которые накручивали руководителя и своих подчиненных говоря о ненужности данных изменений.

Почему так происходит?

Ответ очевиден, в большинстве случаев, чтобы начать автоматизацию бизнес процессов, необходимо сделать реинжиниринг этих самых бизнес процессов. Ведь автоматизировав «кривое» получишь еще кривее.

Именно так и произошло в одной из наших соседних дружественных республик. Мы создали продукт, изучили и автоматизировали все, но в определенный момент, все встали в ступор, мы случайно нашли несколько разночтений в законодательстве, которые не давали возможность выполнять определенный процесс, мы с толкнулись с отставшим законодательством, которое не позволяло автоматизировать ряд процессов, самое главное, люди, управляющие этой системой абсолютно ничего не знали о ней и как она функционирует. На нас это никак не повлияло, мы получили честно заработанные. Заказчики систему вскоре похерили, если быть точнее, то на второй день, после окончания договора поддержки. Конечно нам объяснили все тем, что вы из России и нам не нужен иностранный продукт, мы сделаем свой. Своего нет и от нашего отказались. Отказались из-за того, ч о все «дыры» в работе данного ведомства сами из себя лезли и кричали, займитесь нами.

Поэтому, прежде чем браться за автоматизацию тех или иных процессов в организации, вникните в эти процессы, разберитесь, пригласите специалистов для анализа и реинжиниринга, возможно автоматизировать ничего не придется, возможно часть процессов не работают потому что они кривые и их нужно изменить. И уж если вы вникли и все поправили, вот тут можно начинать автоматизацию. Кстати, возможно после осмысления происходящего, затраты на эту самую автоматизацию могут существенно сократиться.

Как говорил великий я, «Все дело в организации». )))