Как Agile-доски и GTD приведут ваши задачи в порядок

Одна из проблем современного офисного сотрудника — это обилие задач. Работы всегда больше, чем мы можем выполнить. Одно из самых серьёзных последствий — постоянное чувство тревоги. Оно вызвано тем, что человек не уверен, контролирует ли он всё, что должен. Подсознание всегда ищет какую-то забытую задачу, но вспоминает ее, как правило, в самый неподходящий момент: когда человек моет посуду, только что вышел из офиса, сидит на диване в автомойке и не может ничего сделать для решения этой задачи прямо сейчас. Так уж устроен мозг.

Многие люди просто не знают, как именно управлять своими задачами. Каждый делает что-то своё: один фиксирует их в календаре Outlook, другой ведёт to-do лист в блокноте, третий использует «Apple Заметки», OneNote, Evernote и т.д. Многие совмещают сразу несколько видов записей, а сами задачи часто формулируют неверно. В итоге люди имеют дело с «неполными списками неясных задач», что никак не решает проблему перегруза и тревоги. Дэвид Аллен предлагает авторский метод «Getting Things Done» (Доведение дел до конца), который позволяет упорядочить и систематизировать все задачи. В результате дела под контролем, а тревога уходит.

GTD строится на том, что все вопросы, которые вам нужно взять под контроль, распределяются по спискам. То есть мы будем просто вести несколько списков:

Буквально все-все задачи и заметки заносятся в систему (так будем называть совокупность списков). У вас в голове не должно остаться ни одного вопроса, который не был бы отражён в одном из списков. Это касается как больших стратегических задач вроде «Учредить проектный офис», так и повседневных мелких — «Забрать с ресепшена новые визитки».

Первичное наполнение системы занимает примерно неделю, в ходе которой вы постепенно переносите из головы все вопросы, которые нужно контролировать. В среднем получается 200-400 записей. После этого вы сможете буквально посмотреть, как выглядит вся ваша работа и из чего она состоит. Это очень интересное ощущение.

Список «Входящие»

Самый важный список. С него начинается весь процесс. Все записи изначально заносятся сюда. Как только вы вспомнили о чём-то или вас попросили что-то сделать — немедленно запишите это в телефон или блокнот, чтобы не тратить ресурсы вашего мозга на удержание вопроса в голове. Это освободит сознание от рутины и даст пространство для творческого мышления. Все записанные мысли, задачи и заметки далее переносятся из телефона/блокнота в список «Входящие» и обрабатываются по схеме ниже.

Схема разбора списка «Входящие»

Задачи из этого списка необходимо ежедневно разбирать сверху вниз строго по одной, не пропуская и не делая исключений. Возвращать запись обратно во «Входящие» нельзя.

Смотрим на запись и задаём себе вопрос: требует ли это какого-либо действия в ближайшее время?

Дальше подробно разберём каждый список, чтобы было понятно, какие задачи куда попадают.

Список «Календарь»

В него попадают только те задачи и события, которые происходят в конкретный день. Например, «Посетить курс обучения». Если задача не привязана к дате жестко, то ни в коем случае не добавляйте её в список, иначе вы перестанете ему доверять, и он не будет работать.

Список «Напоминания»

Здесь находятся задачи и вопросы, о которых вы хотите вспомнить в определённую дату, но не привязанные к ней жестко.

Например, у вас в «Календаре» запланировано мероприятие через 2 месяца, и вы можете заранее поставить в «Напоминания» задачу на подготовку к нему. А еще я заношу в этот список периодические задачи команды, такие как ревизия технологических документов или регулярные встречи с руководством. Они не привязаны к конкретной дате, но о них нужно вспомнить в определённое время.

Список «Следующие действия»

Основной список для большей части работ. В него попадают задачи, которые нужно сделать в ближайшее время, когда у вас будет возможность ими заняться.

Список «Ожидание»

Задачи, по которым вы ждёте действия от других людей.

Список «Проекты»

В понимании Дэвида Аллена, проект — это большая задача, которая требует выполнения нескольких подзадач. Он связывает задачи по одной теме друг с другом. Каждую из них вы записываете во «Входящие» и обрабатываете как все остальные. После выполнения задачи, вы снова возвращаетесь в проект и планируете следующую. Этот цикл позволяет проекту не стоять на месте и обеспечивает прогресс.

Список «Чтение»

В этот список попадают все материалы, которые вам нужно прочитать. Добавляйте только то, что реально планируете читать, чтобы он не превращался в свалку. Например, вам прислали ссылку на интересную статью. Вы не можете прочитать её прямо сейчас, но хотите это сделать позже. Добавьте её в этот список и вернитесь к ней, когда выделите время на чтение.

Список «Может быть / Когда-нибудь»

Сюда попадают все задачи и проекты, которые вы хотите выполнить, но не будете это делать в ближайшие месяцы. Они будут ждать своего часа, и вы о них никогда не забудете. Когда придёт время, вы перенесёте их в соответствующие списки и возьмёте в работу, а может быть удалите как неактуальные и ненужные, что, кстати, очень приятно делать.

Список «Справочная информация»

В этот список попадает вся информация, заметки и документы, которые вам периодически нужны для работы. Очень важный список, который экономит много времени на поиск.

Важнейший принцип в методологии GTD – это еженедельный обзор. Именно он позволяет актуализировать систему, чтобы доверять ей и не держать в голове рутину. Каждую неделю вы делаете обзор всех списков. Просматриваете все задачи и записи. Это нужно, чтобы:

Хотя GTD можно реализовать даже на бумаге, я предлагаю вам использовать современные цифровые инструменты, если это для вас удобно. Например, я использую Agile-доски Directum, так как они содержат массу удобных инструментов, которые упростят вам работу с системой.

Метки

На тикеты удобно вешать метки для быстрой фильтрации по определённому признаку, например, время на выполнение задачи. У меня есть метки: 5 мин, 20 мин, 30 мин, 1 час, 4 часа. По ним можно быстро отфильтровать доску, чтобы увидеть, какие задачи вы можете сделать за то время, которым сейчас располагаете.

Или, например, создать метку с фамилией сотрудника, и поставить её на все задачи, с которыми он связан. Позже, когда у вас будет совещание с коллегой, вы сможете отфильтровать доску по нему и увидеть все задачи и вопросы, которые нужно обсудить. Это экономит массу времени и делает совещания эффективнее. А в дополнение, вызывает у других людей уважение, так как они будут видеть, что вы не забываете ни-че-го.

Сортировка

Сортируйте списки «Календарь» и «Напоминания» по дате, чтобы видеть ближайшие задачи в верхней части. Так вы точно ничего не пропустите.

WIP-лимит

Можете завести отдельный список и переносить в него те задачи, над которыми работаете прямо сейчас. Чтобы не распыляться, назначьте на этот список WIP-лимит — предельное количество задач, одновременно находящихся в работе.

Отправка на другую доску

Когда делегируете тикет, можете отправить его на доску исполнителя. Он получит его в свой список «Входящие» и обработает. Поэтому важно, чтобы доски использовали все сотрудники.

Связи

Связывайте тикеты, если нужно быстро найти их по контексту.

Дочерние тикеты

Удобно декомпозировать большую задачу и решать её по частям. Для этого в «Проектах» создавайте чек-листы с дочерними тикетами, связь с основным появится автоматически. Когда вы выполнили дочерний, сразу переходите по связи в проект и смотрите, какое следующее действие можно предпринять по нему.

Вложения

Чтобы сэкономить время, вкладывайте в тикет ссылки на документы из Directum RX — системы управления документами и процессами. Также можете перетаскивать в область вложения файл с рабочего стола или письмо из Outlook.

Поиск

Любой тикет можно быстро найти поиском по названию. Он доступен в боковом меню и быстро вызывается сочетанием клавиш Ctrl+F.

Мы рассмотрели основные инструменты Agile-досок Directum, которые сделают работу по методу GTD еще удобнее. Надеюсь, это поможет вам стать эффективнее и вместе с тем, снять стресс и разгрузить голову.

После освоения метода GTD на собственной доске рекомендую задуматься о внедрении доски команды проекта или подразделения. Это упростит коммуникацию и поможет увидеть цельную картину из задач отдельных сотрудников. Agile-доски Directum отлично подходят для этого, так как являются частью системы управления проектами и командами Directum Projects. Если проектная работа для вас актуальна, рекомендую изучить продукт более подробно.