Упорядочивание, поиск узких мест и хардкор. Как я делаю разборы бизнеса со стороны ИТ

«До того, как я поделился с тобой своей проблемой, я даже не представлял, как это сделать» — примерно такие слова в итоге я слышу от каждого своего клиента. И вот почему. Я не делаю супер‑уникальные, мега‑дорогие, адски сложные проекты. Не собираю команду из 30+ человек. Я решаю ребусы, с которыми ко мне приходят предприниматели со стороны ИТ технологий: как оптимизировать, как выжать больше из того что уже работает, соединить несоединяемое, впихнуть невпихуемое.

Разберем несколько примеров.

База отдыха, находится далеко за городом на берегу живописного озера. Нет стабильного интернета. Хотим управлять бронированиями домиков локально у нас на базе и одновременно иметь онлайн бронирование услуг на сайте, с актуальными ценами и наличием и оплатой онлайн. Выслушав клиента, было предложено следующее.

На тот момент я уже имел собственную разработку облачной программы для гостиниц (Maxi‑Booking), и мы продавали коробочные версии для установки на собственных серверах гостиниц. Но она не подходила под данный запрос по различным параметрам.

Было решено взять за основу не модуль гостиницы (для суточных бронирований, гостиничных отчетов и прочего), а модуль SPA‑салона, который делался для другого отеля.

Основным рабочим полем SPA‑салона является визуальный календарь, где мы разместили все объекты по категориям: номера в корпусе, отдельные коттеджи, почасовую аренда бань, больших беседок, катамаранов и лодок для рыбалки. Бронирования были обозначены разным цветом в соответствии со статусом оплаты. Бронирования жилья и аренды оборудования могли быть в одном заказе и могли оплачиваться вместе. Календарь имел кнопку переключения между почасовым и суточным режимами (во втором случае масштаб линейки календаря сжимался и ячейками являлись дни месяца, а не часы и было проще видеть брони номеров). Брони создавались при прямо на календаре при клике и протаскивании на нужное количество дней/часов.

CRM была размещена на сервере на базе отдыха, так что она работала в локальной сети без перебоев.

Отдельно усеченная копия программы была установлена на хостинге. На сайте базы отдыха было установлена форма онлайн поиска и бронирования номеров. Интернет версия CRM системы перенаправляла запросы на поиск номеров на сервер базы отдыха, в случае не получения ответа в течение 3х секунд, выдавала результаты поиска из основе своей копии базы данных.

Рабочая база данных находящаяся на сервере на базе отдыха выгружалась на хостинг автоматически раз в час (при наличии интернет соединения).

Таким образом была обеспечена бесперебойная работа процесса бронирования круглый год.

Магазин китайского чая с собственный складом и системой поставки товаров в Китае. Требуется управлять розничным магазином: склад, розничные продажи, система лояльности для покупателей, отчеты и продажах. Синхронизировать эту работу с работой офиса в Китае. Прогнозировать заказ чайных позиций, т.к. время формирования партии и поставки чая из Китая занимает 2–3 месяца. Клиенту требовалось нетиповое решение и я предложил ему создать CRM систему под него.

Была создана кастомная CRM система с удобным интерфейсом. Она работает и с компьютера, и с планшета, для перемещения продавцов‑консультантов по залу, например, когда нужно посмотреть остатки позиции на складе или позиции, не выставленные на полках.

Всего за 2 года работы было открыто 3 розничных магазина + 2 партнерских магазина (работающих под собственными брендами). Были реализованы функции перемещения товаров между складами, выдача товаров под реализацию для партнерских кафе, продажа товаров со склада для партнерских магазинов.

Был создан Телеграм‑бот, где каждый клиент мог видеть историю своих заказов, чтобы запоминать полюбившиеся позиции. Чтобы идентифицировать каждого клиента в розничном магазине при создании заказа в генерировался уникальный 3х‑значный код, клиент отправляет этот код в Телеграм бот и тогда этот клиент автоматически подцепляется к заказу и применяется его накопительная скидка. Это очень удобно и к тому же цепляя всех клиентов к Телеграм боту, можно быть с ними на близкой связи и отправлять им персональные подборки и оповещения.

Так как склад с чаем находится на другом этаже, мы сделали отдельный экран сборки заказов (как это сделано в Макдональдс), когда клиент определился с чайными позициями, сотрудник магазина нажимает на планшете кнопку «Отправить на сборку», заказ клиента появляется на мониторе на складе и раздается оповещающий сигнал. Сотрудник собирает, отвешивает и упаковывает заказ клиента и выносит его в зал, пока клиент еще сидит и пробует образцы чая за столом. По каждому заказа автоматически печатаются стикеры с названием чая, весом и температурой заваривания.

Кроме чайных позиций, компания также занимается поиском, заказом и доставкой различных товаров из Китая, это направления также реализовано в CRM системе.

Видимость и доступ к разделам CRM системы настраиваются индивидуально для каждого сотрудника.

Крупное SMM агентство, которое занимается продвижением клиентов в нескольких социальных сетях, ведет всю отчетность в Google‑таблицах. Сотрудники ежедневно заполняют сотни таблиц вручную переписывая и суммируя откруты по объявлениям клиентов с различных площадок за прошедший день. На основе внесенных данных в смежных таблицах стоится бизнес аналитика, конверсия и доходы клиента и компании, рассчитываются комиссии, а также зарплаты сотрудников на основе потраченных ими бюджетов и их эффективности. Сотрудники тратят до 2х часов в день на заполнение отчетности, аналитик тратит до 4-х часов в день на составление и сведение итоговых сумм и отчетов за прошедший день. Где есть место оптимизации, там — я.

Идеальной картиной было следующее — сотрудники совсем не заполняют отчеты за себя вручную, аналитик совсем не сводит отчеты вручную, в случае не совпадения ищет ошибку в разрезе рекламной площадки/проекта/сотрудника, легко находит и исправляет неточности.

Работа велась по этапам. Сначала была создана более удобная система ручного заполнения отчетов в CRM‑системе вместо гугл‑таблиц. Основное удобство заключалось в том, что мы компоновали вывод формы для заполнения по всем проектам сотрудника за один день в одной таблице, разделенный на площадки и проекты по порядку, так что сотруднику не приходилось скакать по 1000 гугл‑таблиц и вкладок в поисках нужных для заполнения ячеек. В случае не заполнения каких‑то ячеек до 12 часов дня, сотруднику приходило напоминание о не заполненных ячейках.

Вторым этапом была интеграция с каналами, такими как VK и Яндекс по АПИ, так что ячейки по проектам у сотрудника потихоньку начали заполняться автоматически (там где это возможно и есть все привязки проектов), так что ему оставалось лишь проверить общую сумму за день по каналу или проекту.

Надо понимать, что сбор данных не со всех каналов возможно автоматизировать (таких как например Telegram Ads, реклама у блогеров и др.) в виду отсутствия АПИ.

Как результат сотрудники стали тратить в разы меньше времени на отвлекающие от основной работы процессы, автоматизировались отчеты и бизнес аналитика.

Для собственников бизнеса я провожу разборы, где мы разбираем потребности и трудности в компании клиента, и я предлагаю варианты решения. Мой пытливый ум всегда найдет лазейку.

Если было интересно — лайк! За записью на разбор сюда.