Вот всегда было интересно, как можно сделать "одну систему"? Пользуюсь Todoist давно, из всего, что есть на рынке - ребята правда стараются, но "допиливать" приходится всё это знатно, чтобы работало, как нужно в твоей ситуации, а не как хотелось разработчику, который "не в теме".

Пример 1. Заходит посетитель, обсуждаете рабочие вопросы, уходит. По остаткам разговора вписываете те задачи и инфу, которую успели уловить.
Усложним задачку. После посетителя номер 1 сразу же влетает начальник, даже одновременно - так чаще бывает, начинает нести поток пурги про очередную проверку из супер-пупер-министерства и т.д. и т.п. Вы переключаетесь, начинаете обсуждать эти вопросы, спустя полтора часа Вы нифига не помните, как и что обсуждали с посетителем номер 1.
И как мне в этом случае быть с единой системой? Втыкать в телефон/комп, пока человек со мной говорит? Возможно, есть люди, способные одновременно слушать, формулируя задачи, я - не способен. А значит - ручка и бумажка, слушаю и рисую, делаю пометки и т.д.
В минуты перерыва и тишины или вообще в конце рабочего дня - вношу все в Todoist.

Пример 2. Еду за рулем. Тут вообще просто песня. Кто пробовал создать просто задачку во Входящих через голосовой ввод и не въехать в кого-нибудь? Вот-вот. Отсюда очередной "костыль" - диктофон (неважно, какой и где, я использую на смарт-часах) и ежедневная задача "Обработать входящие в диктофоне".

Пример 3. Необходимо подготовить 10-15-20 документов по одному сценарию, причем сценарий известен, содержание - тоже, осталось только ставить галочки в импровизированном чек-листе в виде таблички. Казалось бы - что проще? Делаешь шаблон в Todoist, множишь по количеству сущностей и - вперед! Ага, как же!
Если хочешь поразить себя и сервак Todoist'а тем, что выполнил 200 задач за день - на здоровье! А если тебе нужна нормальная рабочая обзорность того, что сделано, а что нет - увы, табличка от руки или в Excel'е и вперед, закрашивать квадратики. И мимолётного взгляда достаточно, чтобы понять, что сделано, а что - нет.

Множить сущности в виде таких типовых примеров из реальной жизни можно очень долго, вопрос же остается только один: как в реальных условиях работы/жизни использовать ОДНУ систему?