Как выжать максимум при планировании задач в Todoist — опыт главы социального продукта Aliexpress
Head of Social Product в AliExpress Russia и автор Telegram-канала про софт-скиллы Игорь Демишев написал для vc.ru колонку о том, как он использует Todoist для повышения своей эффективности при решении рабочих задач. Актуальный спойлер — многие советы подходят и для удаленной работы!
Мое настоящее знакомство с GTD-техниками началось вместе с трансформацией из разработчика в менеджера (об этом как-нибудь в другой раз). В какой-то момент я попал на семинар по использованию Todoist, организованный коллегой. Тогда я понял, что эта штука может помочь мне справиться с этой не простой трансформацией. Это было в марте 2016 года.
Поскольку я больше практик, после семинара я сразу начал использовать инструмент. За это время я ознакомился с какими-то базовыми штуками вроде джедайских техник Максима Дорофеева, что-то подобрал у коллег, что-то в интернете.
Некоторые техники прижились и сильно вросли в мою повседневную рутину. В особо критичные моменты я понимаю, что без них я просто не вытягивал бы тот объем обязательств, которые на себя беру. А объем рос вместе с расширением зон ответственности — от руководителя небольшой команды разработки в несколько человек до ответственности за продукт, над которым работают десятки человек.
Статья про техники, которые работает у меня. Надеюсь что-то из этого окажется для вас полезным!
Основы
Про базовые вещи советую дополнительно ознакомиться с творчеством Максима Дорофеева. Он изучил все лучшее, что было придумано на тему GTD, и упаковал в очень доступную и понятную концепцию. Далее то, чем пользуюсь я.
Заводите атомарные задачи
Легко загнать себя в ловушку, записав слишком большую задачу в список дел. Например, «построить процесс приоритезации задач в команде».
Сделав это, вы рискуете оказаться демотивированными — за день такие вещи не делаются. Вам придется переносить задачу, даже если что-то успели сделать по ней. Кроме того, каждый день вам придется восстанавливать контекст, если задача описана слишком широко.
Лучшим решением будет декомпозировать задачу на серию мелких, которые вы сможете выполнить за раз.
В приведенном примере, это может быть «выбрать методологию приоритезации», «настроить в таск-трекере дашборд проектов», «провести обучение команды».
Записывайте все задачи
К сожалению, я не могу похвастаться отличной памятью, поэтому все задачи попадают в Todoist. Важно записывать их в такой формулировке, чтобы вы потом не тратили время вспоминая, что имелось в виду.
Единственное исключение для внесения в список дел — то, что можно сделать сразу и потребует меньше усилий, чем записать задачу. Обычно это правило 5 минут — все задачи, которые можно сделать за 5 минут можно делать сразу.
Заносите в туду-лист все задачи, выполнение которых займет у вас более 5 минут.
Записывайте задачи сразу
Если вы не будете записывать задачи, вы будете тратить энергию на то, чтобы не забыть что-то важное. Держать задачи в голове — очень ресурсозатратное занятие. Оно может выбивать вас из состояния потока. Настоятельно рекомендую не пренебрегать этим правилом.
Если нет времени записать задачи во время встречи, сразу после встречи создайте задачу «разобрать результаты встречи на задачи».
Записывайте задачи сразу после того, как они появились, чтобы освободить разум для решения задач.
Продумайте навигацию по задачам
Когда задач очень много, спасает продуманная навигация. Я уже давно активно пользуюсь проектами. С ними я думаю все понятно — можно завести древовидную структуру и трекать задачи по разным направлениям вашей работы.
Недавно я по совету коллеги начал пользоваться тегами. Один из подходов, который мне очень нравится, — использовать теги для разметки задач, делегируемых другим людям. Вы просто вносите задачи в список в момент делегировани, и забываете про них до даты чекпоинта.
Например, если у меня есть регулярная встреча 1 х 1 с человеком из моей команды, я могу просто открыть всё, что я ему делегировал 1 кликом по соответствующему тегу. Люди, кстати, потом удивляются, как удается не скатываясь в микроменеджмент — помнить все ключевые активности =)
Используйте проекты и теги для улучшения навигации по вашим задачам. Вносите делегируемые задачи в тег с именем исполнителя — это существенно облегчит трекинг статусов по задачам.
Приоритезация
Я узнал про матрицу Эйзенхауэра в самом начале своей карьеры руководителя. Тогда мне показалась эта штука ужасно скучной. Теперь я понимаю — у меня не было столько работы, чтобы эта методология была способом «выжить» в таком потоке задач.
Сейчас ситуация поменялась, и задач сильно больше, чем я могу сделать. Даже с овертаймами. Я не могу представить, какой бы была моя эффективность без применения этой методологии.
Матрица Эйзенхауэра — созданный 34-м президентом США подход к приоритезации задач. Она представляет собой 4 квадранта, в основании которых лежат 2 оси: важности и срочности. Каждая задача относится к какому-то из квадрантов.
- Важные и срочные дела.
В идеале этот квадрант должен всегда быть пустым. Если у вас там много всего, то у вас проблемы с планированием. Сюда по дефолту попадают задачи, которые мешают достижению ваших ключевых целей, могут вызвать серьезные неприятности или относятся к вашему здоровью. - Важные, но не срочные дела.
Этот квадрант заслуживает наибольшего внимания и должен составлять ежедневную повестку любого человека. В идеале те 80% усилий по Парето должны лежать именно в области задач отсюда. Если вы будете успевать делать все эти задачи вовремя, они не будут утекать в первый квадрант. При этом вы более осознанно сможете подойти к их решению и добиться больших результатов. В этот квадрант должны попадать ровно такие же задачи, как в первый, но по которым еще не горят сроки. Кроме того, здорово не забывать сюда включать и задачи про планирование, обучение, соблюдение режима и так далее. - Срочные, но не важные.
Это то, что отвлекает нас от важных дел, но при этом не влияет на наши цели. Это навязанные кем-то встречи, внезапные хлопоты по дому, прилетевшая срочная задача, которая вам совершенно не нужна. Обычно такие задачи предлагают либо делегировать, либо не делать. - Не срочные, не важные.
Стандартное решение — не делать эти дела. Но на самом деле, тут может скрываться пласт задач для переключения активностей и отдыха от работы. Например, «встретиться со школьным другом» или подобное. Касательно не рабочих задач, я предлагаю следить за этим списком и периодически доставать оттуда задачи.
А теперь самое главное — как вы думаете, почему в todoist 4 уровня приоритетов? :) Правильно, но помимо использования флажков для отнесения задач к квадрантам матрицы, есть еще и метод с метками. Смотрите гайд в официальной документации:
Разделите свои задачи на важные срочные, важные не срочные, не важные срочные и не срочные и не важные. Сфокусируйтесь на первых двух и старайтесь, чтобы важных не срочных было больше.
Планирование
Планируйте свой день
Сейчас я использую довольно простую технику — все вносимые в список дел задачи я ранжирую по приоритетности, отношу к проектам и ставлю им даты сразу.
Многие советуют в конце дня планировать свой следующий день. Пока мне не удалось привить себе эту привычку. Поэтому обычно я прихожу с утра на работу и офигеваю от количества запланированных на день задач.
Первым делом я чищу список от того, что на самом деле можно сделать позже — переношу эти задачи на другой день, оставляя срочные, критичные. Мелкую рутину оставляю по остаточному принципу.
Если у вас не получается внедрить рутину планирования следующего дня, облегчите планирование проставляя даты задачам сразу.
Заводите регулярные задачи
Еще один мощный инструмент планирования, который я постоянно использую, — регулярные задачи. Туда круто вносить рутинные повторяющиеся задачи, которые важно не забыть.
Например, у меня были такие: «Провалидировать прогноз по выручке каждое третье число месяца», «Скинуть отчет за неделю {имя руководителя} каждый четверг».
Еще отличный вариант — ставить еженедельную задачу «Разобрать результаты недели и спланировать следующую неделю, каждую пятницу» или планировать время для этого в календаре. Без этого планирование, скорее всего, не случится.
Используйте функцию повторяющихся задач для того, чтобы привить рутину и не забывать регулярные действия.
Оптимизируйте свой рабочий график
У меня много встреч в течение дня, и раньше зачастую они заполоняли все рабочее время, не оставляя слотов для работы над индивидуальными задачами. Или оставались получасовые слоты между встречами, в которые не успеешь нормально погрузиться в большие задачи.
В итоге это выливалось в то, что к 19:00 встречи заканчивались, и вместо того, чтобы пойти поучиться или просто отдохнуть, я садился выполнять скопившиеся на этот день задачи.
Отличный совет по этому поводу мне дал мой ментор. Теперь я прямо в календаре бронирую себе на неделю хотя бы несколько слотов для сфокусированный работы, длительностью не менее часа.
Если у вас много встреч, бронируйте себе слоты времени для беспрерывной работы. Научитесь отстаивать это время и переносить встречи с другими людьми на другое время.
Эффективность
Используйте свои пики продуктивности
Полезно знать, когда вы наиболее продуктивны, и в это время делать наиболее важные задачи. Например, под вечер обычно моя продуктивность снижается, поэтому я стараюсь не ставить на вечер важных встреч. На вечер я оставляю рутинные задачи, которые можно сделать «на автопилоте».
Утром же я стараюсь сделать важные и сложные задачи, а так же «съесть самых противных лягушек» — задачи, которые не хочется делать.
Самое важное/сложное планируйте на время пиков вашей продуктивности.
Работайте в состоянии потока
Я минимизирую отвлекающие факторы, чтобы добиться более высокой производительности:
- У меня по умолчанию замьючены чаты в мессенджерах, исключения — личные сообщения и избранные чаты.
- Я разбираю почту не в момент, когда приходит сообщение, а между выполнением остальных задач
- Я не трачу время на залипание в соц сетях на работе. Только иногда по пути домой или в перерывах — для того, чтобы набрать полезной информации для последующего прочтения в метро.
Несмотря на свою простоту, для меня это оказался один из самых сложных в реализации пунктов. Есть такое понятие FOMO (Fear of Missing Out) — подсознательныйх страх пропустить что-то важное. Бороться с ним легко — сделайте первый шаг и попробуйте все вышеперечисленное и увидите, что ничего страшного не произойдет =)
Не позволяйте выбивать вас из состояния потока — отключите уведомления везде, кроме emergency каналов связи, и выделяйте отдельное время для их проверки.
Не говорите «у меня нет времени»
Это относительно новый для меня инсайт. Вы не делаете какие-то вещи не потому, что нет времени, а потому что не ищете возможности их сделать. А это в свою очередь говорит о ваших приоритетах.
Что мне помогает:
- Отводить задачам определенное количество времени явно.
- Ужимать количество времени, выделенное на задачу.
По закону Паркинсона, задача занимает всё время, выделенное на неё. Когда вы ставите жесткие рамки, мозг начинает думать, как сделать эту задачу быстрее, и отбрасывает все лишнее.
В Todoist можно вносить оценку на выполнение задачи тегами. Кстати, если выполнение займет больше часа, вероятно стоит задачу подробить на более мелкие.
Кстати, именно поэтому я стараюсь не овертаймить на работе постоянно. Моей команде не нужен загнанный и усталый лидер.
Отводите на выполнения задач ограниченное количество времени.
Избегайте перегрузов
Очень важно следить за тем, чтобы входящий поток задач долгосрочно не превышал исходящий. Особенно для важных и срочных задач. У меня был случай на запуске большого проекта, когда я довольно долго постоянно вносил задачи с красным флажком в Todoist.
Дошло до того, что я начал делать это на автомате, пропуская этап осознанной оценки задачи. Надо ли говорить, что долгая работа в таком режиме очень изматывает?
Поэтому, если у вас постоянно идет поток «красных» задач, поставьте себе 2 «красных» задачи «проанализировать причины возникновения важных и срочных задач» и «решить системные проблемы, генерирующие срочные важные задачи» и выполните их ASAP.
Вам нужно ответить на несколько вопросов:
- Правда ли все те задачи важные?
- Что вызывает поток этих срочных важных задач?
- Как я могу их перевести в разряд не срочных?
Следите, чтобы количество важных и срочных задач долгосрочно не превышало остальные. Если такое происходит, порефлексируйте и поймите, как исправить.
Рефлексируйте
Многие советуют проводить ревью сделанного в конце дня/недели. Я до этого пока не дошёл — пробовал пару раз по заданию коучей, но бросал. Когда пробовал — было интересно, но всё разбивалось об наличие каких-то более горящих дел с профитом в моменте.
Если у вас есть лайфхаки по внедрению рефлексии в рутину, поделитесь, пожалуйста, в комментариях =)
Заключение
Приведенные мной советы довольно универсальны. Про многие уже неоднократно писали другие авторы. Мне кажется, важно, как все эти методики складываются в вашу личную систему продуктивности. Кому-то, как и мне, тяжело даётся рефлексия, кто-то легко входит в состояние потока и так далее.
Делитесь в комментариях своими подходами к повышению личной эффективности!
За это время я ознакомился с какими-то базовыми штуками вроде джедайских техник Максима Дорофеева
Поэтому зачем то перечислю их в этой статье, которые и сам Дорофеев не изобрел.
Матрица Эйзенхаура писать в 2020 - это уже за гранью добра и зла
Ожидал именно максимально эффективное использование todoist в реальных залачах, а не перечисление его фич и основ gtd
У всех разный уровень подготовки по этой теме, кому-то это было полезно почитать.
Возможно ты сможешь поделиться менее очевидными вещами)
Приятно, что есть люди управляющие своими обязательствами )) Если не привязываться к продукту, то описанные техники сильно помогают продуктивности. Одно выключение уведомлений мессенджеров и почты, уже прибавляет % к концентрации над задачей))
Сам использую техники Максима Дорофеева и GTD около 3-х лет, правда на других продуктах, но это не важно.
И еще замечание небольшое. Я сам давно работаю с различными системами организации задач и рабочего времени, но иногда у меня закрадываются сомнения насчет самого образа жизни.
Так ли нужно брать на себя столько задач, что их приходится как-то разбирать, упорядочивать и что-то придумывать, чтобы не забыть? Все больше понимаю, что возможно за этой суетой пропускаешь то, что действительно для тебя важно и нужно. Не лучше ли будет организовать свою жизнь так, чтобы в день было 2-3 дела, которые не придется никуда записывать?
Я пока не понимаю как это сделать в рамках своей жизни если честно. Даже если выделить 2-3 дела, они так или иначе декомпозируются на кучу мелких задач, которые нужно трекать.
Я так мог совсем давно, когда был рядовым разработчиком, и то наверное эффективнее было бы пользоваться таск-трекером.
Ну и реклама! Жесть!
Николай, я искренне люблю todoist, но никому ничего не навязываю. Вот в соседней ветке человек пользуется trello, к которому советы так же применимы.