Твой промокод на КиноПоиск
TOLDYOU
18+
Личный опыт
Igor Demishev
5632

Как выжать максимум при планировании задач в Todoist — опыт главы социального продукта Aliexpress

Head of Social Product в AliExpress Russia и автор Telegram-канала про софт-скиллы Игорь Демишев написал для vc.ru колонку о том, как он использует Todoist для повышения своей эффективности при решении рабочих задач. Актуальный спойлер — многие советы подходят и для удаленной работы!

В закладки
Игорь Демишев

Мое настоящее знакомство с GTD-техниками началось вместе с трансформацией из разработчика в менеджера (об этом как-нибудь в другой раз). В какой-то момент я попал на семинар по использованию Todoist, организованный коллегой. Тогда я понял, что эта штука может помочь мне справиться с этой не простой трансформацией. Это было в марте 2016 года.

Поскольку я больше практик, после семинара я сразу начал использовать инструмент. За это время я ознакомился с какими-то базовыми штуками вроде джедайских техник Максима Дорофеева, что-то подобрал у коллег, что-то в интернете.

Некоторые техники прижились и сильно вросли в мою повседневную рутину. В особо критичные моменты я понимаю, что без них я просто не вытягивал бы тот объем обязательств, которые на себя беру. А объем рос вместе с расширением зон ответственности — от руководителя небольшой команды разработки в несколько человек до ответственности за продукт, над которым работают десятки человек.

​На сегодня я выполнил с помощью Todoist 6161 задачу, большую часть из которых за последний год

Статья про техники, которые работает у меня. Надеюсь что-то из этого окажется для вас полезным!

Основы

Про базовые вещи советую дополнительно ознакомиться с творчеством Максима Дорофеева. Он изучил все лучшее, что было придумано на тему GTD, и упаковал в очень доступную и понятную концепцию. Далее то, чем пользуюсь я.

Заводите атомарные задачи

Легко загнать себя в ловушку, записав слишком большую задачу в список дел. Например, «построить процесс приоритезации задач в команде».

Сделав это, вы рискуете оказаться демотивированными — за день такие вещи не делаются. Вам придется переносить задачу, даже если что-то успели сделать по ней. Кроме того, каждый день вам придется восстанавливать контекст, если задача описана слишком широко.

Лучшим решением будет декомпозировать задачу на серию мелких, которые вы сможете выполнить за раз.

В приведенном примере, это может быть «выбрать методологию приоритезации», «настроить в таск-трекере дашборд проектов», «провести обучение команды».

​В Todoist можно делать вложенные задачи, это сильно упрощает заведение атомарных задач, связанных с какой-то глобальной

Записывайте все задачи

К сожалению, я не могу похвастаться отличной памятью, поэтому все задачи попадают в Todoist. Важно записывать их в такой формулировке, чтобы вы потом не тратили время вспоминая, что имелось в виду.

​Я не очень мельчу, но обычно у меня висит от 50 до 100 задач на неделю. Выполняю я в среднем около 35–50.

Единственное исключение для внесения в список дел — то, что можно сделать сразу и потребует меньше усилий, чем записать задачу. Обычно это правило 5 минут — все задачи, которые можно сделать за 5 минут можно делать сразу.

Заносите в туду-лист все задачи, выполнение которых займет у вас более 5 минут.

Записывайте задачи сразу

Если вы не будете записывать задачи, вы будете тратить энергию на то, чтобы не забыть что-то важное. Держать задачи в голове — очень ресурсозатратное занятие. Оно может выбивать вас из состояния потока. Настоятельно рекомендую не пренебрегать этим правилом.

​В Todoist удобно заводить задачи хоткеем «q». А еще можно использовать нативный синаксис для указания дедлайна, проекта и приоритета. Красота!

Если нет времени записать задачи во время встречи, сразу после встречи создайте задачу «разобрать результаты встречи на задачи».

Записывайте задачи сразу после того, как они появились, чтобы освободить разум для решения задач.

Продумайте навигацию по задачам

Когда задач очень много, спасает продуманная навигация. Я уже давно активно пользуюсь проектами. С ними я думаю все понятно — можно завести древовидную структуру и трекать задачи по разным направлениям вашей работы.

​Я довольно крупноблочно нарезаю проекты. Завожу новые только после того, как в эту категорию на постоянной основе начинают добавляться задачи, и нужно периодически смотреть по ним сводку

Недавно я по совету коллеги начал пользоваться тегами. Один из подходов, который мне очень нравится, — использовать теги для разметки задач, делегируемых другим людям. Вы просто вносите задачи в список в момент делегировани, и забываете про них до даты чекпоинта.

Например, если у меня есть регулярная встреча 1 х 1 с человеком из моей команды, я могу просто открыть всё, что я ему делегировал 1 кликом по соответствующему тегу. Люди, кстати, потом удивляются, как удается не скатываясь в микроменеджмент — помнить все ключевые активности =)

Используйте проекты и теги для улучшения навигации по вашим задачам. Вносите делегируемые задачи в тег с именем исполнителя — это существенно облегчит трекинг статусов по задачам.

Приоритезация

Я узнал про матрицу Эйзенхауэра в самом начале своей карьеры руководителя. Тогда мне показалась эта штука ужасно скучной. Теперь я понимаю — у меня не было столько работы, чтобы эта методология была способом «выжить» в таком потоке задач.

Сейчас ситуация поменялась, и задач сильно больше, чем я могу сделать. Даже с овертаймами. Я не могу представить, какой бы была моя эффективность без применения этой методологии.

Матрица Эйзенхауэра — созданный 34-м президентом США подход к приоритезации задач. Она представляет собой 4 квадранта, в основании которых лежат 2 оси: важности и срочности. Каждая задача относится к какому-то из квадрантов.

​Cheat-sheet про матрицу Эйзенхауэра из документации Todoist
  1. Важные и срочные дела.
    В идеале этот квадрант должен всегда быть пустым. Если у вас там много всего, то у вас проблемы с планированием. Сюда по дефолту попадают задачи, которые мешают достижению ваших ключевых целей, могут вызвать серьезные неприятности или относятся к вашему здоровью.
  2. Важные, но не срочные дела.
    Этот квадрант заслуживает наибольшего внимания и должен составлять ежедневную повестку любого человека. В идеале те 80% усилий по Парето должны лежать именно в области задач отсюда. Если вы будете успевать делать все эти задачи вовремя, они не будут утекать в первый квадрант. При этом вы более осознанно сможете подойти к их решению и добиться больших результатов. В этот квадрант должны попадать ровно такие же задачи, как в первый, но по которым еще не горят сроки. Кроме того, здорово не забывать сюда включать и задачи про планирование, обучение, соблюдение режима и так далее.
  3. Срочные, но не важные.
    Это то, что отвлекает нас от важных дел, но при этом не влияет на наши цели. Это навязанные кем-то встречи, внезапные хлопоты по дому, прилетевшая срочная задача, которая вам совершенно не нужна. Обычно такие задачи предлагают либо делегировать, либо не делать.
  4. Не срочные, не важные.
    Стандартное решение — не делать эти дела. Но на самом деле, тут может скрываться пласт задач для переключения активностей и отдыха от работы. Например, «встретиться со школьным другом» или подобное. Касательно не рабочих задач, я предлагаю следить за этим списком и периодически доставать оттуда задачи.
​В Todoist удобно разделять приоритеты в соответствии с квадрантами матрицы Эйзенхауэра по цветам

А теперь самое главное — как вы думаете, почему в todoist 4 уровня приоритетов? :) Правильно, но помимо использования флажков для отнесения задач к квадрантам матрицы, есть еще и метод с метками. Смотрите гайд в официальной документации:

Разделите свои задачи на важные срочные, важные не срочные, не важные срочные и не срочные и не важные. Сфокусируйтесь на первых двух и старайтесь, чтобы важных не срочных было больше.

Планирование

Планируйте свой день

Сейчас я использую довольно простую технику — все вносимые в список дел задачи я ранжирую по приоритетности, отношу к проектам и ставлю им даты сразу.

Многие советуют в конце дня планировать свой следующий день. Пока мне не удалось привить себе эту привычку. Поэтому обычно я прихожу с утра на работу и офигеваю от количества запланированных на день задач.

Первым делом я чищу список от того, что на самом деле можно сделать позже — переношу эти задачи на другой день, оставляя срочные, критичные. Мелкую рутину оставляю по остаточному принципу.

​Меню выбора даты позволяет посмотреть нагруженность дня, на который переносишь задачу

Если у вас не получается внедрить рутину планирования следующего дня, облегчите планирование проставляя даты задачам сразу.

Заводите регулярные задачи

Еще один мощный инструмент планирования, который я постоянно использую, — регулярные задачи. Туда круто вносить рутинные повторяющиеся задачи, которые важно не забыть.

​Можно прямо в тексте задачи писать фразы типа «каждый рабочий день» или «каждый вторник» — это создаст повторяющуюся задачу

Например, у меня были такие: «Провалидировать прогноз по выручке каждое третье число месяца», «Скинуть отчет за неделю {имя руководителя} каждый четверг».

Еще отличный вариант — ставить еженедельную задачу «Разобрать результаты недели и спланировать следующую неделю, каждую пятницу» или планировать время для этого в календаре. Без этого планирование, скорее всего, не случится.

Используйте функцию повторяющихся задач для того, чтобы привить рутину и не забывать регулярные действия.

Оптимизируйте свой рабочий график

У меня много встреч в течение дня, и раньше зачастую они заполоняли все рабочее время, не оставляя слотов для работы над индивидуальными задачами. Или оставались получасовые слоты между встречами, в которые не успеешь нормально погрузиться в большие задачи.

В итоге это выливалось в то, что к 19:00 встречи заканчивались, и вместо того, чтобы пойти поучиться или просто отдохнуть, я садился выполнять скопившиеся на этот день задачи.

Отличный совет по этому поводу мне дал мой ментор. Теперь я прямо в календаре бронирую себе на неделю хотя бы несколько слотов для сфокусированный работы, длительностью не менее часа.

​Без брони на утро прилетела бы еще пачка встреч

Если у вас много встреч, бронируйте себе слоты времени для беспрерывной работы. Научитесь отстаивать это время и переносить встречи с другими людьми на другое время.

Эффективность

Используйте свои пики продуктивности

Полезно знать, когда вы наиболее продуктивны, и в это время делать наиболее важные задачи. Например, под вечер обычно моя продуктивность снижается, поэтому я стараюсь не ставить на вечер важных встреч. На вечер я оставляю рутинные задачи, которые можно сделать «на автопилоте».

Утром же я стараюсь сделать важные и сложные задачи, а так же «съесть самых противных лягушек» — задачи, которые не хочется делать.

Самое важное/сложное планируйте на время пиков вашей продуктивности.

Работайте в состоянии потока

Я минимизирую отвлекающие факторы, чтобы добиться более высокой производительности:

  1. У меня по умолчанию замьючены чаты в мессенджерах, исключения — личные сообщения и избранные чаты.
  2. Я разбираю почту не в момент, когда приходит сообщение, а между выполнением остальных задач
  3. Я не трачу время на залипание в соц сетях на работе. Только иногда по пути домой или в перерывах — для того, чтобы набрать полезной информации для последующего прочтения в метро.
​В телеграмме очень мало по настоящему срочных источников информации

Несмотря на свою простоту, для меня это оказался один из самых сложных в реализации пунктов. Есть такое понятие FOMO (Fear of Missing Out) — подсознательныйх страх пропустить что-то важное. Бороться с ним легко — сделайте первый шаг и попробуйте все вышеперечисленное и увидите, что ничего страшного не произойдет =)

Не позволяйте выбивать вас из состояния потока — отключите уведомления везде, кроме emergency каналов связи, и выделяйте отдельное время для их проверки.

Не говорите «у меня нет времени»

Это относительно новый для меня инсайт. Вы не делаете какие-то вещи не потому, что нет времени, а потому что не ищете возможности их сделать. А это в свою очередь говорит о ваших приоритетах.

Что мне помогает:

  • Отводить задачам определенное количество времени явно.
  • Ужимать количество времени, выделенное на задачу.

По закону Паркинсона, задача занимает всё время, выделенное на неё. Когда вы ставите жесткие рамки, мозг начинает думать, как сделать эту задачу быстрее, и отбрасывает все лишнее.

​В Todoist можно вносить оценку на выполнение задачи тегами. Кстати, если выполнение займет больше часа, вероятно стоит задачу подробить на более мелкие

В Todoist можно вносить оценку на выполнение задачи тегами. Кстати, если выполнение займет больше часа, вероятно стоит задачу подробить на более мелкие.

Кстати, именно поэтому я стараюсь не овертаймить на работе постоянно. Моей команде не нужен загнанный и усталый лидер.

Отводите на выполнения задач ограниченное количество времени.

Избегайте перегрузов

Очень важно следить за тем, чтобы входящий поток задач долгосрочно не превышал исходящий. Особенно для важных и срочных задач. У меня был случай на запуске большого проекта, когда я довольно долго постоянно вносил задачи с красным флажком в Todoist.

Дошло до того, что я начал делать это на автомате, пропуская этап осознанной оценки задачи. Надо ли говорить, что долгая работа в таком режиме очень изматывает?

Поэтому, если у вас постоянно идет поток «красных» задач, поставьте себе 2 «красных» задачи «проанализировать причины возникновения важных и срочных задач» и «решить системные проблемы, генерирующие срочные важные задачи» и выполните их ASAP.

​Как видите по скриншоту, в 2019 году мне не очень удалось решить 2-ю задачу про системные проблемы =)

Вам нужно ответить на несколько вопросов:

  • Правда ли все те задачи важные?
  • Что вызывает поток этих срочных важных задач?
  • Как я могу их перевести в разряд не срочных?

Следите, чтобы количество важных и срочных задач долгосрочно не превышало остальные. Если такое происходит, порефлексируйте и поймите, как исправить.

Рефлексируйте

Многие советуют проводить ревью сделанного в конце дня/недели. Я до этого пока не дошёл — пробовал пару раз по заданию коучей, но бросал. Когда пробовал — было интересно, но всё разбивалось об наличие каких-то более горящих дел с профитом в моменте.

Если у вас есть лайфхаки по внедрению рефлексии в рутину, поделитесь, пожалуйста, в комментариях =)

Заключение

Приведенные мной советы довольно универсальны. Про многие уже неоднократно писали другие авторы. Мне кажется, важно, как все эти методики складываются в вашу личную систему продуктивности. Кому-то, как и мне, тяжело даётся рефлексия, кто-то легко входит в состояние потока и так далее.

Делитесь в комментариях своими подходами к повышению личной эффективности!

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Igor Demishev", "author_type": "self", "tags": ["\u0442\u0430\u0439\u043c\u043c\u0435\u043d\u0435\u0434\u0436\u043c\u0435\u043d\u0442","\u043b\u0438\u0447\u043d\u0430\u044f\u044d\u0444\u0444\u0435\u043a\u0442\u0438\u0432\u043d\u043e\u0441\u0442\u044c","todoist","gtd"], "comments": 35, "likes": 28, "favorites": 181, "is_advertisement": false, "subsite_label": "life", "id": 111273, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Fri, 20 Mar 2020 10:51:54 +0300", "is_special": false }
18+
Ходите в кино дома
Проведите 45 дней с КиноПоиск
по промокоду TOLDYOU
Промокод будет скопирован
Промокод действует до 30.04.20 для новых подписчиков онлайн-кинотеатра КиноПоиск HD на 45 дней бесплатной подписки. Условия просмотра: ya.cc/4y4UX
(function(d, ver) { var s = d.createElement('script'); s.src = 'https://specials-f378ef5.gcdn.co/Covid19Quiz/all.min.js?' + ver; s.async = true; var container = d.getElementById('covid-quiz'); if (container) { s.onload = function() { new Covid19Quiz.Special({ css: 'https://specials-f378ef5.gcdn.co/Covid19Quiz/all.min.css?' + ver, container: container, location: 'article', share: { url: '', title: '', } }); }; } d.body.appendChild(s); })(document, 'fd9959fa');
0
35 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
2

Приятно, что есть люди управляющие своими обязательствами )) Если не привязываться к продукту, то описанные техники сильно помогают продуктивности. Одно выключение уведомлений мессенджеров и почты, уже прибавляет % к концентрации над задачей))

Сам использую техники Максима Дорофеева и GTD около 3-х лет, правда на других продуктах, но это не важно.

Ответить
0

За это время я ознакомился с какими-то базовыми штуками вроде джедайских техник Максима Дорофеева

Поэтому зачем то перечислю их в этой статье, которые и сам Дорофеев не изобрел.

Матрица Эйзенхаура писать в 2020 - это уже за гранью добра и зла

Ожидал именно максимально эффективное использование todoist в реальных залачах, а не перечисление его фич и основ gtd

Ответить
5

У всех разный уровень подготовки по этой теме, кому-то это было полезно почитать.

Возможно ты сможешь поделиться менее очевидными вещами)

Ответить
0

Ну и реклама! Жесть!

Ответить
2

Николай, я искренне люблю todoist, но никому ничего не навязываю. Вот в соседней ветке человек пользуется trello, к которому советы так же применимы.

Ответить
0

Я пользовался any.do по рекомендации, больше года наверное. Не то, чтобы он не нравился. Но все время было чувство, что я не получаю пользы от взаимодействия с ним, а скорее одно раздражение.

Часто видел и читал о todoist и об опыте планирования в нем. Наткнулся на вашу статью – спасибо. Лично для меня очень полезная. Переехал на этот планировщик. Удобно, очень :)

Ответить
1

Спасибо, рад что вам помогло!

Ответить
0

Чего мне очень сильно не хватает в todoist, так это возможности задать время на выполнение задачи, которое можно будет автоматически просуммировать, например, за день. К примеру, у меня есть задача на 3 часа и 3 задачи по часу. Я указываю время их выполнения и ставлю в один день. В итоге я вижу, что в этот день у меня заняты 6 часов и больше ничего не добавляю. 

Я давно обхожу это ограничение, явно прописывая время на исполнение в самом начале задачи, например так:

"1 час Познакомиться и протестировать Apache Guacamole"

Сумму часов за день приходится просчитывать в уме. Вариант прописывать время в тэгах удобен, мне не пришло в голову. Спасибо за идею, надо попробовать. Но тем не менее, это не то. Не хватает именно автоматического подсчета затраченного времени на задачи в день. 

Ответить
2

Попробуйте использовать Todoist с Google календарем. В задаче указывайте длительность выполнения в таком формате: [90m] - таким образом в календарь занесется задача на 1.5 часа. Вот здесь подробнее 

Ответить
0

Это очень крутой совет, спасибо!

Ответить
0

Для твоей задачи возможно подойдет обычный календарь?

Ответить
0

Обычный календарь не то. Todoist удобнее календаря, так как много дополнительного функционала. Просто не хватает этой фишки.

Ответить
0

+1

Давно ищу такой планировщик, чтобы можно было указывать "вес" (или время выполнения) задачи и не планировать на день больше, чем возможно.

Ответить
0

Удивительно, но я нигде этого не видел. Смотрел несколько наиболее популярных сервисов по ведению дел и ни в одном этого не было. Вроде бы очевидная и полезная функция при планировании рабочего дня.

Ответить
0

И еще замечание небольшое. Я сам давно работаю с различными системами организации задач и рабочего времени, но иногда у меня закрадываются сомнения насчет самого образа жизни. 

Так ли нужно брать на себя столько задач, что их приходится как-то разбирать, упорядочивать и что-то придумывать, чтобы не забыть? Все больше понимаю, что возможно за этой суетой пропускаешь то, что действительно для тебя важно и нужно. Не лучше ли будет организовать свою жизнь так, чтобы в день было 2-3 дела, которые не придется никуда записывать?

Ответить
0

Я пока не понимаю как это сделать в рамках своей жизни если честно. Даже если выделить 2-3 дела, они так или иначе декомпозируются на кучу мелких задач, которые нужно трекать.

Я так мог совсем давно, когда был рядовым разработчиком, и то наверное эффективнее было бы пользоваться таск-трекером.

Ответить
0

В том то и дело, что в какой-то момент жизни можно было без всего этого обходиться. Теперь надо разобраться, стала ли жизнь счастливее с той поры, когда понадобился менеджер задач. Все, конечно, индивидуально, и многое изменилось в целом. Доход, без сомнения, стал выше. Но качество остальных моментов жизни не уверен.

Ответить
0

Рад, что оказалось полезным!

Ответить
0

Так вот почему пинг рефов по понедельникам! 

Ответить
0

Да, знай, я не отстану – у меня записано)

Ответить
0

Юзаю сейчас трелло, тоже самое.

Ответить
0

Мне кажется туду листы в своей массе довольно схожи и в каждом можно применить техники из данной статьи =)

Ответить
0

@Igor Demishev, спасибо за статью с лайфхаками. Пробовал разные планировщики, Todoist как-то обошёл стороной. На первый взгляд довольно-таки неплохо. Единственно, что мне хотелось бы видеть, это возможность отслеживать процент выполнения Эпика в зависимости от завершения подзадач, что визуально мотивирует продолжать выполнять подзадачи и помогает постепенно более корректно поставить процесс планирования.

Ответить
0

Спасибо, Ренат!

В todoist кажется такой штуки нету =(
А удалось найти планировщик, который такое умеет?

Ответить
0

В том-то и дело, что пока не встречал, к сожалению.

Особенно, если планировщик ещё и совместную групповую работу поддерживает, то это прям must have фича для меня, так как это позволяет визуально отслеживать изменение того или иного Эпика/задачи в скоупе в рамках работы с группой.

Ответить
0

В какой-то мере запрос уже похож на софт для управления проектами.

Там же тогда надо по хорошему и трудозатраты вносить, чтобы честно считалось)

Ответить
0

Ну не так все амбициозно :) Думаю, что достаточно было бы, если для каждой подзадачи устанавливать время ее выполнения, которое будет суммироваться и отображаться в прогресс баре самого Эпика в виде 100%. Далее, по мере закрытия подзадач, прогресс бар Эпика также отсчитывает от 100% вес каждой закрытой подзадачи и показывает остаток в %.

Ответить
0

Регистрация в сервисе заканчивается HTTP ERROR 502

Ответить
0

Эх а я любил и долго пользовался вандерлистом, в частности при командной работе. Но увы его продали майкрасофту, и теперь в этом их Ту-Ду процесс работы убит нафиг( 

Ответить
0

Какую замену для себя нашли и почему выбрали?

Ответить
0

Пока пришлось перейти на ту-ду, но мы уже кричим от его ужасной работы:) И честно говоря после прочтения вашей статьи поставил снова тудуист, и включил премиум, и как то вроде зашло. Потому что раньше я его уже ставил и мне показался интерфейс больно сложноватый и функционал излишен. А вот сегодня мне уже так не показалось, а самое главное у них чувствуется что ребята прям развиваются, у ту-ду такого нет. Майки их купили видимо что бы окончательно похоронить. Поэтому будем юзать теперь тудуист, спасибо вам за статью:)

Ответить
0

Очень рад что она оказалась полезной!

Ответить
0

Несмотря на то, что приоритет пишется через е, приоритизация пишется через и. Такой вот безжалостный русский язык. 

Что же касается софтины, мне показалось, что она неоправданно дорогая. 

Ответить
0

Век живи - век учись)

Я её начал сам оплачивать после того, как год попользовался платной за счёт компании. Слезть уже не смог)

Ответить

Прямой эфир