Пять правил, следуя которым вы будете работать лучше

Я пишу эти заметки, чтобы зафиксировать вещи, которые понял, но не сформулировал, и чтобы поделиться своими наработками. Думаю, они могут быть полезны начинающим фрилансерам. По большому счету я пишу это самому себе десять лет назад.

Все, что написано ниже относится к организации работ людей, которые как и я работают на себя, либо в коллективе, где есть возможность наладить процессы «снизу». То есть вы хотите настраивать сценарии работы и у вас есть физическая возможность это сделать.

Это значит, что мы беремся за работу, определяем очередность и сроки выполнения задач не рефлекторно, эмоционально, в режиме «последний бой, аврал, поднажми сейчас или всё сгорело», а по заранее определенным правилам. Это должна быть своего рода Конституция, которая выше остальных законов.

Конечно мы живем в реальном мире, поэтому иногда этот принцип будет нарушаться. Но если вы уже сейчас понимаете, что соблюдать его скорее всего не получится, то дальше можно не читать.

Любая задача занимает время. Даже просто просьба пересохранить файл*.

Вы должны привыкнуть, чем бы вы ни занимались, время необратимо уходит. Тратится ваше внимание, свежесть головы, усталость жопы, ваша жизнь.

Установить на компьютер или телефон (смотря где вы больше работаете) трекер времени. Я использую toggl.com Основной приём: начинаем выполнять задачу (например сделать презентацию) — включаем трекер. Если проекты длятся не один час — даем им имя. Каждые 40 минут делаем отдых на 10-15 минут. 40 минут работаем не отвлекаясь.

Когда останавливаем работу: отвечаем коллеге, идем пописать в туалет, к кулеру или кофеварке, когда прибежал шеф с выпученными глазами и мы вместо того, чтоб выполнять задачу, слушаем его причитания, что все пропало, что нужно все сделать внезапно. Все это время вы не выполняете задачу — время не идет.

В конце рабочего дня смотрим сколько наработали.

Дам конфету, если больше чем 4 часа. (Когда я пишу эту заметку, меня отвлекли, я останавливаю таймер. На нем 15 минут 6 секунд. Через полчаса я продолжаю писать, и мне кажется что на статью потрачено уже около часа. Нет, я работал 15 минут и 6 секунд).

Опытным путем вы сможете прийти к тому, что если честно считать время, то невозможно работать 8 часов в день. Можно работать 3 если у вас 8-часовой день, или 4, если у вас аврал или жопа.

В прошлом году я наработал 709 часов. Рабочих дней в году — 247. Поделив часы на дни получаем те самые 3 часа эффективной работы в день.

— Как же так! Я только вчера 5 часов не разгибаясь собирала презентацию. За вычетом пауз, получается, что я работала больше 4 часов, может быть даже 4,5!

— При пиковых нагрузках, вы можете проработать и 6 часов. Но на дистанции эффективное время работы сгладится.

У вашего организма есть определенное время восстановления ресурсов, и если вы переработали в один день, то он точно саботирует работу в другой. Я веду трекинг уже больше 2 лет и вижу это по отчетам за месяц. Вы можете убедиться в этом, потрекав рабочее время 2 недели. Среднее время в день вам красноречиво расскажет обо всём.

— Я ушел на обед и забыл выключить таймер! Он насчитал мне лишний час работы.

— Не беспокойтесь, где-то он насчитал вам лишнего, а где-то вы забыли вовремя включить таймер. На дистанции все ошибки исправляются. Тем более что тот же Toggl автоматически останавливает учет времени после десяти минут бездействия, если вы работаете за компьютером.

Что это дает?

Главное, вы научитесь по-другому относиться к своему времени. Зная сколько полезных часов вы нарабатываете в неделю вы увидите свой производственный «потолок» и начнете думать о действительно важных вещах: как пробить этот потолок. Как в те же часы делать более дорогую работу.

Про трекер, учёт времени и проекты я могу рассказывать часами. Давайте, если вы дочитали до сюда, то я пообещаю ответить на вопросы или даже рассказать подробно в следующей статье. Пока базовое правило: рисуем макет, лепим из глины, шьем платье, пишем статью — трекер работает. Все остальное время он на паузе.

Если вам прилетает задача, которую нужно делать срочно, то скорее всего она уже провалена, и на вас надеются как на последнего солдата, когда вся линия фронта уже пала, а тот должен с винтовкой остановить продвижение танков.

Если вы работаете в офисе и ваш начальник постоянно функционирует в режиме цейтнота, то я не знаю, что посоветовать. Валить. Когда в вакансии написано, что требуется стрессоустойчивость и умение работать в многозадачном режиме во время аврала, то если просветить это письмо на пламени свечи, между строк проступит надпись «мы не умеем выстраивать процессы».

Но если у вас авралов мало или вы вообще работаете на себя и решаете, что аврал, а что не аврал, то читайте дальше. Срочных вещей на самом деле не так много. Есть высокоприоритетные. То есть те, которыми нужно заняться раньше чем другими.

Этот принцип гласит, что если от решения задачи зависит движение денежных средств, то её нужно решать раньше других.

Например прислать номер карты для перевода вам оплаты за месяц занятий если вы репетитор. Или посчитать стоимость пошива платья и согласовать ее с клиентом. Или оплатить печать на кружках, которые потом вы будете продавать. В офисе этому принципу также соответствуют все задачи, связанные с вашими деньгами. Ваш штраф, ваша премия, ваша зарплата, ваша оплата контрагенту, что угодно.

Следующая по приоритетности задача это та, которая может задержать все остальные. Как правило, это задача, у которой много неизвестных переменных в условии.

Например, вам нужно подключить форму отправки заявок на сайт, вы этим никогда не занимались, но знаете, что это не бог весть какая сложная задача и даже нашли видеоурок.

С клиентом согласовано, что заявки будут отправляться и попадать в CRM в понедельник. На календаре среда, времени вагон и вы занимаетесь другой задачей. В четверг оказывается, что вас отвлекли, а в пятницу сломался комп. В выходные вы начинаете подключать форму на сайт, но оказывается, что для этого нужны логины и пароли, которые клиент вам не дал и уехал на выходные. В понедельник ничего не готово.

Кто виноват?

Вы виноваты. Вы должны были в первую очередь разобраться: есть ли у вас все данные для решения этой задачи. Посмотреть урок на скорости х1,5 увидеть, что там потребуются логины и пароли, запросить их у клиента. Сделать задачу к пятнице и только потом переходить к другой, более предсказуемой.

Это те задачи, которые требуют свежести ума. Например у вас две задачи: нарисовать эскиз логотипа и подготовить 20 макетов по одному и тому же готовому шаблону, меняя только артикул в названии. Вам следует выбрать более творческую задачу — рисовать эскиз логотипа.

Как правило более творческие задачи, менее ухватисты. Они похожи на гладкий валун, за который непонятно как взяться. Часто мозг саботирует такие задачи. Ему сложно их переварить как желудку сложно справиться с сырой картошкой.

И напротив, подготовленные, рутинные задачи могут привлекать вас. Они похожи на стопку аккуратно сложенных кирпичей, которые можно спокойно брать и выкладывать стеночку или кенотаф своих творческих амбиций.

Вы должны приучить себя браться в начале дня за более сложные, творческие, непонятные задачи. Понятные, рутинные, подготовленные для выполнения — оставляем на вторую половину дня.

Действительно, выполнить задачу, это как переварить пищу. Нам инстинктивно хочется наброситься на рафинированный фастфуд, пренебрегая здоровой, но сложной пищей.

Как же справляться с творческими задачами? Используем приём «Ленивый повар».

Знаете, как в одиночку съесть слона? Ответ прост: по кусочкам. Если какая-то задача кажется вам трудной и мозг ее саботирует, значит она не подготовлена. И вам нужно ее подготовить. На этом основан принцип сервиса Яндекс.Шеф.

Они привозят заранее подготовленные продукты, уже очищенные и разложенные по порциям. Вам остаётся следовать инструкции и собирать свой ужин быстрее, чем табурет из Икеи. Точно также нужно поступать и со сложными задачами. Вы должны сначала подготовить их, а потом как ленивый повар, с легкостью приготовить.

Итак резюмируем

(Когда я продолжил писать эту статью на следующий день, у меня был выбор: сделать понятную задачу или писать статью дальше. Статью писать сложнее, к тому же, за понятную задачу мне уже перевели оплату, и у меня есть время до дедлайна. Поэтому пишу статью, с утра пока мозг еще свежий).

Какую бы задачу вы ни решали, вы должны иметь возможность всё переиграть. Завтра клиент попросит перекрасить все иконки в презентации в зеленый цвет вместо красного, для вас это не должно стать апокалипсисом.

Ваша работа должна быть выстроена таким образом, чтобы в любой момент вы могли внести любые изменения в любых объёмах.

Внимание! Это не означает, что вы немедленно делаете это с горящей жопой по первой просьбе клиента или истерике начальника. Вы не обязаны выполнять каждую прихоть. И вместе с тем, прихоть не должна становиться для вас катастрофой. Заказчик всегда плохо знает, чего конкретно хочет. Вы должны быть готовы к тому, что его хотелки поменяются.

Другое дело, вы не должны потакать всем прихотям. Любые новые вводные к задаче требуют ресурсов: времени и денег. Даже если вы работаете в офисе, где время сотрудника ошибочно считается бесплатным, любые изменения первоначальной задачи потребуют затрат времени (а значит и лишних оплачиваемых рабочих часов и дней, в течение которых вы не будете решать другие задачи.

В своих фантазиях я вижу компанию где в начале квартала или полугода, руководителю выделяют бюджет и он сам решает как им распорядиться: какую часть пустить на оплату рабочих часов сотрудников, какую — на аренду переговорной комнаты, а какую — на закупку кофе для кофемашины. Уверен, в такой компании число переработок сведено к минимуму.

Альпинисты, карабкаясь на Сагарматху прицепляются карабинами к крюкам, чтобы если они сорвутся, пролететь не дальше последнего крюка. Также должна развиваться ваша задача. В каждый момент у вас должны быть «точка сохранения».

Например вас просят сделать презентацию. Вы не бросаетесь грудью на амбразуру, а сначала делаете первую контрольную точку: согласовываете, что должно быть в презентации. Дальше — делаете пробный слайд и согласовываете цвета, шрифты и оформление. Переходя к каждому новому этапу, согласовываете предыдущий. Если заказчик поймет, что ему не нравится содержимое презентации, которое было согласовано три этапа тому назад и присылает новый текст с фото, то вы уведомляете его, что работу придется откатить на три этапа назад и это потребует дополнительных ресурсов.

Так я подхожу к созданию логотипа:

Согласовав общее настроение и обещание, которое должен передавать бренд в логотипе я рисую несколько вариантов, из которых выбираю один и презентую его клиенту. Если вариант не подходит, то значит мы где-то свернули не туда при постановке задачи и откатываемся на первый этап. Потом заново обнуляем (слово 2020 года!) сроки и просим у клиента новой оплаты.

Рубрика вопрос-ответ:

— Я клиент! Почему я должен платить за вариант, который мне не подошел.

— То, что он вам не подошел, не означает, что он бесполезный. Подавляющее большинство неискушенных клиентов, начинают понимать что они хотят, только после того как получат первый пробный результат. Считайте, что это рабочий прототип, на основе которого можно предметнее сформировать задачу еще раз, если он не подошёл.

Более того, и клиент и исполнитель уже заплатили за этот вариант — своей энергией, усилиями и временем. Деньги тут это один из ресурсов.

Нулевая точка сохранения

У меня существует «нулевая точка сохранения» — моё портфолио. Ко мне как правило приходят по рекомендациям и клиент сразу готов рвануть в бой, но я приостанавливаю его просьбой посмотреть мои работы. Если уровень устраивает — едем дальше. Если нет — прощаемся на берегу.

Таким образом я спокойно могу откатиться к «нулевой точке» и сказать клиенту, что он понимал кого выбирает и какой уровень исполнения должен ожидать. Я могу то что могу и стараюсь совершенствоваться каждый день. Но всегда есть те, кто рисуют лучше меня. Мне не нужно посыпать голову пеплом, если клиент в середине работы начинает слать референсы студии Pixar и просить сделать так же. На нулевой точке мы договорились, что я не бог, не маг, не Pixar.

Резюме:

К следующему этапу переходим согласовав предыдущий. Когда заказчик просит откатиться к предыдущему этапу — обращаем его внимание, что это изменит объем сроков и ресурсов.

Если вы не работаете по выходным, скажите это заказчику. Если заказчик ненавидит розовый цвет, он должен рассказать об этом вам. Все, что может быть выражено словами, до того как оно будет воплощено, должно быть выражено словами. Лучше всего письменно, в почте.

В древности люди, начиная охоту на мамонта, распределяли роли. Кто копает яму, кто точит копья, кто с криками приманивает добычу. Никто не бросался оголтелой толпой на хищника. Так и вы с заказчиком не должны с криками «ура» бросаться решать задачу. Приучите и его и себя к нескольким простым вещам:

В жизни я часто встречал исполнителей, не решающихся задать лишний вопрос.

Клиент на бегу бросает несколько слов, вы как археолог по истлевшей берестяной грамоте пытаетесь восстановить изначальный смысл задачи, тратите несколько часов на её решение, показываете клиенту, тот недоумевает— это совсем не то, что он просил. Вывод: вы оба должны были потратить время на формулирование задачи.

При этом всегда существует вариант: сделать на ваше усмотрение. Если какой-то ваш вопрос ставит заказчика в тупик, вы предлагаете ему делегировать ответственность и этот этап работы сделать так как вы считаете нужным.

Разберем пример офисного сотрудника:

Вас просят сделать поздравительное письмо с картинкой для отправки по электронной почте сотрудникам на 8 марта.

(Вы прикидываете, что на эту задачу у вас уйдет 1 ЭЧ (эффективный час) из 3, которые в среднем вы нарабатывете в день. При этом нужно знать, что оценка работы в ЭЧ это ваша внутренняя кухня и клиента знакомить с ней бесполезно.)

Вы переводите свои расчеты в систему координат клиента и говорите что первый вариант электронной открытки будет готов к обеду, а текст для нее вы пришлете в течение часа.

Также вы выяснете пожелания заказчика. Он говорит, что вы можете всё сделать на свое усмотрение. Картинку можете выбрать из архива фотографий компании. Вы присылаете ему текст. К обеду присылаете открытку.

До вечера он ничего не смотрит, к вечеру смотря открытку находит опечатку в тексте, а также просит заменить картинку на другую. Опечатку вы заменяете немедленно.

Чтобы искать новую картинку, нужно понять новые вводные. Ведь изначально вы договорились, что вы ищете её на свой вкус. Если шеф уходит от объяснения, что именно ему не понравилось в первой редакции, то он болван и вы не должны пытаться угадать его мысли. Лайфхак решения этой ситуации я опишу чуть ниже. Если же он согласился объяснить, чего ему бы хотелось, то вы фиксируете новые вводные, определяете новые сроки, и переносите сдачу задачи на завтра. Таким образом каждая итерация у вас проговорена и зафиксирована.

Что делать, если заказчик болван и не говорит, чего хочет? Сначала вы должны все-таки сдать ему задачу, а после я бы рекомендовал вам распрощаться с таким клиентом или сменить отдел / место работы, если это хронический диагноз вашего начальника (сам я именно так стал фрилансером).

Сдать задачу можно таким образом. (Это уже грязные приёмы уличной драки фрилансера в подворотне). Вы продолжаете высылать варианты открытки в такой последовательности. Первый вариант через 15 минут. Второй — через час. Третий — через три часа. Четвертый — завтра. Пятый — через день. И так далее. Как правило у безумного заказчика тоже есть запас прочности нервов и на 3-4 варианте он сдастся.

Резюмируем:

Все, что должно быть обговорено должно быть обговорено.

Если клиент уходит от постановки задачи, вы фиксируете, что можете делать ее на свое усмотрение.

Если ваше усмотрение не устраивает клиента: то либо он тратит время на постановку задачи, либо вам следует распрощаться.

Я накидал 5 советов тем, кто хочет работать лучше. Я специально писал для людей, которые либо как я работают с бюджетами до 200 тысяч рублей, либо для офисных сотрудников: секретарей, дизайнеров, младших специалистов.

Если вам понравилась статья и вы хотите продолжения — ставьте лайк, жмите шер.