Настали теплые деньки или как не выгореть при работе в праздники.

Проектная работа самая нужная и одна из самых нервных, потому что руководитель проекта или лидер отвечают за все сразу.

В данной статье разберем, с какими проблемами сталкиваются проектные и продуктовые команды и как можно их избежать.

Вспоминается забавный случай.

Необходимо было учитывать в информационной системе рабочее время. Сорок рабочих часов.

Некоторые сотрудники заносили больше, по факту.

И со временем, например, за месяц, накапливалось таких часов существенно.

Еще надо было отдельно учитывать отпуск и, если он равен стандартным двум неделям, то сотрудники отмечали в системе все четырнадцать дней.

В совокупности, это могло выбиваться за рамки корпоративных норм.

А коллеги из зарубежной штаб-квартиры, которые контролировали корректность списания часов в таймшиты (ведомости заполнения рабочего времени),

сильно удивлялись таким переработкам и раз в месяц писали линейным руководителям неудобные вопросы, почему наши сотрудники выгорают (burn out), а я в ответ писал, что все хорошо: сотрудники отдыхают и, максимум, обгорают на солнышке (sun burn).

«Проект уже идет», «команду наберем походу», «для начала достаточно аналитика» - точно знакомые фразы, когда вы понимаете, что не успеваете.

Многие компании, чтобы обеспечить себя работой, набирают больше проектов, чем смогут выполнить. Пытаются компенсировать нехватку сотрудников за счет переброски одной команды на несколько проектов и быстрого набора ресурсов с рынка.

Существующие команды перерабатывают в постоянном режиме.

Такое положение всегда приводит к хаосу, то есть отсутствие системности. И к быстрому выгоранию сотрудников.

Бороться с этим можно и нужно. Причем со всех сторон. Самые нужные для этого - менеджеры проектов и организация проектного офиса с опытным его руководителем.

Построение системного проектного офиса с регулярными действиями по оптимизации выходит за рамки данного материала. Поэтому приведу список хорошо зарекомендовавших себя правил.

В отпуск надо ходить, на выходных надо отдыхать, да и не плохо было бы, вообще, соблюдать баланс между работой и ее сменой (всем набивший оскомину, work-life balance).
В отпуске надо отдыхать (ставить автоматические ответы в почте, так называемые «отбивки», с указанием периода отпуска, первого рабочего дня, ответственных по темам и направлениям, каналы для экстренной связи.
Хорошим тоном считается писать письмо с предупреждением коллег и заказчиков о предстоящем отпуске (для особо тяжелых случаев, в подпись к каждому письму заранее добавляется сообщение о предстоящем отпуске, с обязательным выделением ярким цветом).
Всем ненавистный план отпусков на следующий год нужно подготавливать осмысленно (с учетом планов по проектам).
Для выполнения предыдущего пункта необходимо планировать количество и загрузку ресурсов в соответствии с предполагаемыми проектами на год (для многих компаний это не просто, а для некоторых - невозможно, впрочем, это тема для отдельной статьи).
Должны быть согласованные процедуры передачи дел (отпуск, страховка на время болезни, внезапное увольнение).
Если компетенции сотрудника настолько уникальны (бывает и такое), то рабочее время планируется, исходя из часов производственного календаря за минусом отпускных дней, положенных сотруднику на этот год (плюс количество неиспользованных отпускных дней за прошлые периоды).
Для всех сотрудников компании устанавливается средняя количество возможных выработанных часов в год (выработка), определяется по количеству рабочих часов за минусом отпускных и среднегодовых показателей по больничным листам за прошлый год. деленных на среднесписочное количество сотрудников.
Вся проектная загрузка планируется только с указанным коэффициентом выработки в предыдущем пункте.
Форс-мажоры на то и форс-мажоры, что, хотя и являются непреодолимой силой, должны быть не постоянно, а иногда!
Команды должны быть кросс- и много-функциональными с дублируемыми ролями.
Правильный выход из отпуска - постепенный вход в дела.
Прогулки перед и после рабочего дня.
Отсутствие постоянных переработок.
Возможность замены слишком долгого проекта.
Возможность плановой смены вида деятельности, исполняемого функционала.