Почему коробочные ERP не всегда хороши и когда стоит выбирать индивидуальную разработку

Готовые решения с «Best practices» не всегда устраняют проблемы заказчиков, а зачастую наоборот травмируют компанию. Актуально это и для рынка ERP, где «коробки» особенно популярны. «Травмы» эти могут быть вызваны разными ситуациями. В статье мы расскажем о них, а также рассмотрим альтернативы готовым решениям.

Enterprise Resource Planning – система планирования ресурсов предприятия необходимыми для осуществления продаж, производства, закупок и учета клиентских заказов. Первоначально целью создания ERP было обслуживание информационных потребностей производственных предприятий. Но позже систему стали использовать и в других отраслях: в области потребительских товаров, обучении, финансовых услугах, здравоохранении и др.

Международная исследовательская компания Panorama Consulting проводит ежегодные исследования мирового рынка ERP.

В 2019 году большинству организаций было необходимо доработать стандартные ERP на 25-50%, ведь с увеличением масштабов компании должен расширяться и функционал её системы.

В процессе реализации проектов 64% респондентов вышли за рамки выделенных бюджетов. Причины несоблюдения бюджета: непредвиденные технические или организационные сложности, нереалистичность планируемого размера бюджета, добавление технических требований по ходу реализации проекта.

Более 50% опрошенных окупили стоимость внедрения за 3 года, а 4% респондентов смогли возместить расходы на внедрение — меньше, чем за 1 год.

При внедрении ERP c операционными сбоями столкнулись 66% организаций. 46% респондентов указали, что операционные разрывы в их работе продолжались от 1 до 2-х месяцев. Ещё 9% утверждали, что продолжительность операционных сбоев наблюдалась больше 3-х месяцев.

Как видите, ERP востребованы, но не всё так гладко.

«1C:ERP» для компании «Медком-МП», лидера оптовой торговли медицинскими расходными материалами.

Проблема: отсутствие единой аналитики, которая отражает бы все затраты предприятия и решает трудности с рентабельностью товара.

Решение: в «1С:ERP Управление предприятием 2» были модифицированы подсистемы расчета себестоимости продукции и учета взаиморасчетов с контрагентами.

Результат:

ERP для ФГУП «ГКНПЦ имени М.В. Хруничева», ведущего предприятия ракетно-космической отрасли

Проблема: компания испытывает трудности со сбором информации. Её филиалы распределены по всей стране, и каждый из них ведет учет в разных системах. Документооборот осуществляется и в электронном и в бумажном виде. Поэтому сбор бухгалтерской и налоговой отчетности — это трудоемкий процесс, который занимает много времени.

Решение:

DHL

Провальная практика внедрения SAP обошлась Deutsche Post DHL в 345 млн. евро — так была оценена сумма доходов, которые компания потеряла из-за неудачного IT-проекта.

Инцидент произошел в 2015 году, когда Deutsche Post DHL решила обновить ПО для отделов логистики Global Forwarding.

Запуск проекта предполагал изменения в процессах компании, которые бы сократили количество бумажной работы и увеличили эффективность использования электронного документооборота. Но на деле все закончилось иначе. Программа не принесла ожидаемых результатов и вместе с убытком принесла 37 млн. евро расходов на удаление программного обеспечения.

Hershey Foods

Планировалось внедрение единой интегрированной вычислительной платформы, которая бы сократила время выполнения многих процессов компании в разных областях: начиная от обработки заказов, до управлением документооборота компании и регулированием работы персонала. ERP-систему за 115 млн долларов предоставляла компания SAP.

Результатом такого внедрения стало уменьшение показателей реализации товара в третьем квартале на 12,4% и снижение прибыли на 18,6%.

«Данафлекс»

Проект внедрения системы ERP в крупном российском производителе упаковки «Данафлекс» потерпел неудачу. Ведутся судебные разбирательства по данному вопросу. «Данафлекс» требует с SAP СНГ и ее партнера - компании TeamIdea - компенсации убытков в размере 40,6 млн рублей.

Как видите, такие случаи - не редкость. Трудности в процессе реализации ERP-проектов системны, и чтобы избежать их, нужно заранее спланировать, какими методами будет внедрена ERP, чтобы всё прошло удачно.

Кроме того, для успешного внедрения ERP необходимо сделать так, чтобы в работу была вовлечена вся компания, а не только один специалист. Это поможет в какой-то мере ускорить процессы, а значит - быстрее получить выгоду в работе с ERP. Стоит отметить, что с реализацией системы планирования ресурсов предприятия многие бизнес-процессы будут перестроены под неё, а не наоборот. Часто руководители компаний к подобным изменениям не готовы, так как это может перерасти в затяжной процесс с осложнениями - и важно учесть и этап объяснения им, что компания от этого выиграет.

Внедрение ERP — рискованное дело, мы увидели это на примерах корпораций разных масштабов. Поэтому у руководителей нет абсолютной уверенности в том, что проект в их бизнесе реализуется с успехом.

Но разве в этом виновата только система? Есть несколько причин, которые влияют на исход внедрения:

Как показала статистика, порядка 64% внедрений выходят за рамки бюджета. Это может быть связано с отсутствием конкретных требований для системы на первоначальных этапах её развёртывания.

В персональной разработке этот показатель ниже, ведь здесь подобные детали учитываются, что называется «на берегу». Благодаря тому, что модульность системы оговаривается на первых уровнях разработки, бюджет проекта может быть обозначен сразу же. Кроме того это позволяет планировать сроки и затраты на обучение сотрудников. И это важный пункт, так как внедрение ERP - это большие затраты: само развёртывание системы, лицензионные платежи, консалтинговые услуги, аппаратное обеспечение и обучение сотрудников.

Например, мы в Sailet, проводили презентацию для крупной компании из Узбекистана, выбирающей между нами и SAP. В итоге стоимость SAP ERP вышла порядка $6 млн, а наш оффер на услугу разработки, с учетом всех процессов — 500.000$. Купили их, объяснений нет, прошел год, система не работает до сих пор.

Нет тех, кто бы разъяснил новые задачи, поставленные перед компанией внедрением новой системы, и то, как эти задачи будут реализовываться. Рассказать о целях и задачах новых процессов лучше всего до начала внедрения системы в бизнес, чтобы потом не заниматься этим в процессе обучения сотрудников.

Либо на него нет времени, либо оно проходит в очень ускоренном режиме. Сотрудник выполняет свои постоянные обязанности и при этом пытается совместить их с процессом обучения «на бегу». В таком случае руководство должно понимать, какого результата им следует ожидать.

Зачастую у пользователей не достаточно времени, чтобы полностью ознакомиться с системой, оценить весь имеющийся функционал. И в этой профессиональной спешке возрастает возможность упустить из виду отсутствие важных элементов системы. Причем эта проблема одинаково относится как к коробочным решениям, так и к персональной разработке. Все незначительные, на первый взгляд, ошибки могут привести к постоянным перебоям в системе. Низкая скорость их устранения в свою очередь, будет тормозить бизнес-процессы компании.

Когда ERP разворачивают без детального разбора процессов, без оценки возможных рисков - внедрение может привести к разрушению бизнеса изнутри.

А вот продуманная стратегия персонализированной разработки для одного из наших проектов ZhasProject позволила клиенту ежегодно экономить более $200 000. К тому же, проект не только не повредил структуру компании, а наоборот - упорядочил все процессы.

В ходе внедрения жесткая, ограниченная ERP-система не подчиняется под бизнес процессы. Бизнесу с его многообразием приходится подстраиваться под систему. Из-за такого внедрения отечественные компании теряют многие конкурентные преимущества. Это происходит из-за того, что зарубежные ERP, которые так активно пытаются внедрять в структуру российского рынка, просто не подходят для этого. ERP-системы не отечественного происхождения разработаны согласно общемировым принципам эффективного ведения бизнеса (без уклонения от налогов и др.) В России же специфика так называемой “правильной” бизнес-модели пока хромает и сильно отстает от зарубежной.

Постоянные доработки могут значительно отдалить сроки завершения проекта и увеличить в разы его итоговую стоимость.

По данным Standish Group, только 16% случаев внедрение ERP-систем заканчивается вовремя и в рамках запланированного бюджета.

Внедрение в 30% случаев заканчивается досрочно. Остальное- случаи, в которых превышаются сроки/бюджет проекта внедрения или же ограничивается предусмотренная в проекте функциональность

При персональной разработке софт подстраивается под бизнес-процессы, учитывая процессы работы компании. И в случае если потребуются какие-либо изменения необходимо будет добавить определенный модуль(кадровый,финансовый,операционный и тд), а не перенастраивать систему целиком.

К тому же, персональная разработка учитывает не только структуру, но и специфику бизнеса.

Такое может случиться при расширение компании, покупкеклиентов и по многим другим причинам. Появляется много новых задач, внимание оттягивается на них, многие компании не справляются - тогда внедрение ERP отходит на второй план.

Тут ясно проявляется разница между готовыми решениями и персональной разработкой. В случае последней проект сопровождается от момента формирования модели до его полного внедрения. Но здесь есть важный момент - важно выбрать разработчиков, которые смогут вникнуть во все процессы компании и помогут сделать систему максимально эффективной для вас.

Важно отметить, что в долгосрочной перспективе ERP-системы могут помочь предприятиям повысить эффективность и производительность, но неудачное внедрение может иметь противоположный эффект, что не всегда учитывается. При составлении бюджета вы должны учитывать финансовые затраты и время членов команды проекта ERP. Для достижения наилучших результатов важно, чтобы кто-то в компании взял на себя ответственность за проект, общался и работал в тесном контакте с поставщиком ERP. Залог успеха внедрения ERP заключается в том, чтобы не бездумно потратить деньги на внедрение программ, которыми вы в дальнейшем не сможете пользоваться, а в заблаговременном определении необходимых параметров и в предусмотрении различных ошибок в реализации проекта.

Для успешного внедрения ERP системы требуется наладить не только внутренние составляющие. Необходимо правильно подобрать стратегию, детально составить бюджет, учитывая все возможные риски, определиться заранее с функционалом и задачами, которые система должна будет решить. Опыт таких компаний как “Данафлекс”, DHL и Hershey Foods показал, что внедрение ERP процесс весьма рискованный и не всегда успешный. Об этом нам говорили цифры в качестве прибыли, которые потеряли компании в процессе внедрения ERP.

Не всегда вложенные средства окупают работу системы. Так, по данным одного из отчетов BCG(Boston Consulting Group), порядка 50% пользователей ERP-систем оценивают свои финансовые и производственные вложения как не соответствующие ожидаемым целям. Только 30% считают внедрение ERP-системы успешным.

Но не всегда успешное внедрение может свидетельствовать о том, что функционал реализовывается в полном объеме.

Исследования Gartner Group показали, что во многих случаях успешно внедренная система реализует свои функции не полностью из-за плохого использования и сопровождения. Причин могли быть следующие: недостаточная подготовленность предприятия, плохо обученный персонал, отсутствие политики безопасности, устаревшее сетевое и электротехническое оборудование и т. д.

Таким образом мы вернулись к тому, что в неправильной работе готовых ERP-систем может быть виновата не система, а в большей степени-недостаточная подготовленность компании к ее внедрению.