Какие ошибки допускает каждый руководитель при работе с фрилансерами

Рассказали про самые распространенные ошибки при работе с «вольным народом», и про то, как их избегать.

Всем привет! На связи команда корпоративного мессенджера Compass.

Мессенджер можно за 10 минут установить на свой сервер.

Работать с фрилансерами просто. Их не нужно оформлять в штат, платить за них налоги, а большая часть из них эксперты в своем деле. Но, если неправильно организовать работу с фрилансерами, можно потерять моток нервов, тележку денег и все желание работать с внештатом.

В статье разобрали 5 типичных ошибок и рассказали, что делать, чтобы фрилансеры не стали вашим ночным кошмаром.

Руководитель дает такое ТЗ, которое понимают штатные сотрудники, но для человека снаружи оно недостаточно подробное. Или не объяснить новому исполнителю очевидные для компании вещи.

Фрилансер ожидаемо не понимает, что от него хотят, и делает работу так, как понял, а не как ожидалось. В итоге правки, сдвиги сроков, все недовольны и мечтают забыть друг о друге.

Проблема в том, что фрилансеры работают отдельно от компании. Они не знают «кухни» и у них нет возможности оперативно уточнить мелкие детали у «коллег». А как правило, именно мелочи играют решающую роль.

Как стоит делать

Описывайте задачу максимально подробно и не упускайте деталей. Не стоит полагаться на то, что все понятно из контекста. Проведите небольшой созвон, обсудите проект, ответьте на вопросы. Убедитесь, что фрилансер все понял правильно.

Поможет техника «правильно ли я понимаю, что». После того, как фрилансер посмотрит на ТЗ, попросите его подробно рассказать или прописать, как он понял задачу. Так вы убедитесь, что вы получите результат, который ожидаете.

Часто заказчики считают, что давать обратную связь фрилансеру во время работы не обязательно. Только вводный митап и приемка работы, остальное — лишняя трата времени. В итоге исполнитель работает в информационном вакууме, без четкого понимания, правильно ли он выполняет задачу.

Так как фрилансеры работают удаленно, у них нет возможности поймать вас в коридоре и уточнить деталь. А без обратной связи он не узнает, все ли в порядке, и в верном ли направлении он движется.

Это как играть в дартс, но всю игру не видеть, попадаете ли вы в цель. Если коротко, без обратной связи руководитель получает результат, который нравится исполнителю, но не факт, что нравится ему самому. А исправления еще и подвинут сроки готовности.

Как стоит делать

Установите регулярные чекпоинты и давайте обратную связь по каждому этапу работы. Например, если фрилансер работает над большим проектом, разбейте его на несколько этапов. По каждому этапу проводите созвон или переписку, чтобы обсудить, что уже сделано, и что нужно скорректировать.

Например, вы наняли дизайнера, чтобы создать макета сайта. В начале работы вы обсудили общее видение проекта, дизайнер прислал первый вариант главной страницы, а вы молчите. Время идет, дизайнер ожидаемо продолжает работу так, как видит он. Но итоговый результат вообще не соответствует ожиданиям, и все нужно переделывать.

А вот если бы вы обозначили чекпоинты и на каждом из них давали обратную связь, результат был бы намного ближе к тому, что вы ожидали.

Некоторые руководители считают, что фрилансер может сразу включиться в работу на полную мощность. Они не учитывают, что новому человеку нужно время на изучение проекта и специфики компании. Фрилансер в итоге вместо проекта тратит время на то, чтобы понять, что в нем вообще происходит.

Любому новому специалисту в вашей компании, даже временному, нужно время, чтобы вникнуть в процессы. Без этого он не сможет эффективно выполнять задачи. Представьте, что вы пришли на новую работу, и вас сразу бросили в самую гущу событий без обучения и вводных созвонов. Вы будете чувствовать себя «лишним» и тратить больше времени на непонимающий взгляд, чем на решение задач.

Фрилансеры тоже люди — им нужны время и корпоративные материалы, чтобы адаптироваться к новым условиям. Они могут быть суперпрофессионалами, но без понимания контекста и специфики вашего бизнеса они не смогут показать свой максимум.

Как стоит делать

Обеспечьте фрилансера всей необходимой информацией и отвечайте как можно быстрее на все вопросы по теме заказа. Дайте фрилансеру время на адаптацию — 1-2 дня на изучение базы о проекте будет достаточно.

В идеале добавьте фрилансера в основную команду проекта, чтобы он присутствовал на созвонах, участвовал в обсуждениях.

Так человек будет получать информацию своевременно, из первых уст. А еще психологически комфортнее чувствовать себя в команде, когда можно придти к коллегам и задать любой вопрос.

Заказчики без большого опыта работы с фрилансом, часто ожидают, что специалист выполнит задачу качественно и в максимально сжатые сроки.

Если вы ожидаете, что фрилансер сделает работу хорошо и за 5 минут — рискуете получить некачественный результат или вовсе остаться без него. У фрилансеров, как и всех людей, есть свои ограничения. Они не могут работать быстрее скорости света и 24/7.

Как стоит делать

Обсудите с фрилансером, сколько времени ему потребуется для выполнения задачи, учтите его мнение и опыт. С учетом этих данных, установите реалистичные сроки с запасом в пару дней. Лучше так, чем потом стрессовать и сдвигать дедлайн. А чтобы в дальнейшем знать какое время нужно для каждой задачи — ведите таблицу с данными: исполнитель, задача, стоимость, время, качество результата.

Многие заказчики не заключают с фрилансерами четкие договоры и думают, что устного соглашения и переписки достаточно. Но все люди разные и по-разному интерпретируют условия работы. Чаще всего, возникает путаница из-за того, что именно включено в стоимость услуги, а что требует дополнительной оплаты. Отсутствие четкого договора создает риски и для фрилансера, и для заказчика.

Например, вы наняли фрилансера для разработки лендинга для запуска курсов. Вы обсудили макет и цвета проекта в переписке, но ничего не закрепили в договоре. В процессе работы оказалось, что специалисту нужно сделать не только UX/UI, но и настроить платежи на сайте. Фрилансер счел это вне рамок первоначального договора и выставил новый счет.

Как стоит делать

Всегда заключайте четкий договор с фрилансером. В договоре должны быть прописаны все условия: объем работы, сроки, оплата, условия внесения правок и дополнительные услуги. Это поможет избежать недопониманий и споров в будущем.

Договор должен быть простым и понятным. Избегайте сложных юридических формулировок, которые могут запутать обе стороны. Главное — чтобы все важные моменты были четко зафиксированы. Например, если проект предполагает несколько этапов, укажите в договоре сроки завершения каждого этапа и условия оплаты.

Не забывайте также включать пункты о конфиденциальности и авторских правах. Это особенно важно, если фрилансер работает с чувствительной информацией или создает оригинальные материалы для вас.

Работа с фрилансерами может быть очень эффективной и выгодной, если подойти к этому процессу правильно. Следуйте этим простым шагам и вы сможете избежать многих проблем, а главное — построить надежное и продуктивное сотрудничество с фрилансом:

1. Делайте четкое техническое задание. Убедитесь, что ТЗ включает все необходимые детали и требования, чтобы фрилансер точно знал, что нужно сделать.

2. Регулярно давайте обратную связь. Проводите запланированные встречи для обсуждения прогресса и корректировки курса при необходимости.

3. Делайте онбординг. Предоставьте фрилансеру время и ресурсы для изучения проекта и компании, чтобы он мог эффективно начать работу.

4. Ставьте реалистичные сроки. Обсудите с фрилансером реальные сроки и объем работы, учитывая его мнение и возможности.

5. Делайте подробный договор. Заключите договор, в котором подробно прописаны все условия сотрудничества, включая сроки, оплату и порядок внесения правок.

В Compass есть «Гостевой доступ». С помощью него можно временно добавить фрилансеров, подрядчиков и клиентов без риска для корпоративной информации. Для команды до 10 человек приложение бесплатное. Если пользователей больше 10, есть бесплатный пробный период на 30 дней. Самое приятное – мессенджер можно установить на своем сервере.