Какой таск-трекер использовать, как правильно формулировать задачи и причём тут обезьяны

Продолжаю серию постов с практическими советами о том, как же повысить продуктивность своей работы. В предыдущем посте разобрали, как перестать забывать задачи и жизненную необходимость использования списка задач.

В это посте обсудим, как прокрастинация связана с обезьянами, как правильно формулировать задачи и какой таск-трекер для этого использовать.

Если вы ещё не видели выступление Тима Урбана про прокрастинацию, то самое время это сделать. Это одно из лучших объяснений этого явления, что я видел.

Но самое главное для нас в этом видео – это теория о том, что за рулём нашего сознания бывают два капитана – обезьянка сиюминутного удовольствия и рациональный тип. И именно в понимании этой идеи кроется ключ к эффективной работе и борьбе с прокрастинацией.

Основная задача рационального типа — выдать обезьянке правильные указания в виде задач. Задачи – это чёткие, конкретные и понятные даже внутренней обезьянке действия. Это то, что точно надо сделать, но в процессе выполнения не надо особо думать о деталях: «даже моя внутренняя обезьянка справится».

Главное правило: когда выбор стоит между важным и срочным делом, обезьянка выберет понятное.

Если срочные и важные дела ей неясны, она находит что-то понятное в другом месте. Как правило, этим понятным становится просмотр рилсиков в запретграме.

Ещё наша внутренняя обезьянка любит обобщать события. Например, увидела в списке задач одну сложную — и убежала разбираться с мелочью. В следующий раз она может подумать, что в списке задач все пункты такие сложные, и лучше разобраться с мелочью, прежде чем заглянуть туда. Тогда список задач, который и замышлялся, как список мелочи для внутренней обезьянки, перестаёт выполнять свою функцию.

Необходимо сделать так, чтобы в списке задач обезьяна видела мелочь. А для этого важно формулировать задачи соответствующим образом. Мыслетопливо необходимо тратить в момент формулировки задачи, а в момент выполнения — экономить его.

Вот ряд критериев, которым соответствует хорошо сформулированная задача:

Если вы смотрите на описание задачи и не понимаете, что именно вам нужно начать делать сразу после знакомства с задачей, значит, что-то не так. Идеальная формулировка задачи описывает действие, которое не требует обдумывания.

Важно ещё заметить, что среди глаголов есть глаголы-прокрастиногены (от которых в голове эхом раздаётся: «потом… потом… потом…»). От них лучше избавиться при формулировании задач.

Примеры глаголов-прокрастиногенов:

Если вы столкнулись с большой задачей, сформулировать которую в простом виде для обезьянки невозможно, то просто сформулируйте первый шаг.

Плохой пример:

Хороший пример:

В чём разница между двумя примерами? В первом случае обезьянка будет откладывать выполнение этой задачи максимально долго, потому что задача кажется долгой и сложной. А во втором случае есть конкретное действие, с которым обезьянка легко справится. И в скобках написан контекст, который поможет сформулировать следующий шаг для первоначальной задачи.

Разобрались с тем, что список задач нужен и как формулировать задачи. Теперь главный вопрос – какой инструмент для этого использовать?

Инструмент должен иметь следующий минимальный функционал:

Минимальный желательный, но необязательный функционал:

Как видите – список критериев совсем небольшой. И практически каждый таск-трекер обладает таким функционалом. Поэтому выбирайте, какой вам больше нравится. Можно выбрать мощный инструмент с кучей полезного (и не очень) функционала, а можно, наоборот, максимально простой.

Лично я использую Microsoft To Do. Он как раз относится к категории максимального простого инструмента, в котором есть только базовый функционал. Но для меня это плюс.

Если планируете использовать инструмент для проектной работы, могу порекомендовать ToDoist. Если ищете максимально навороченный – посмотрите в сторону Singularity (но он платный).

Кстати, как видно из списка критериев, просто страница в ворде или табличка в экселе не очень подходит под нужды таск-трекера. Поэтому крайне не рекомендую ими пользоваться, и установить специализированный инструмент для ведения задач.

А ещё Microsoft To Do я использую для ведения различных списков – например, списка книг для прочтения, списка подарков, идей, которые надо обдумать и тп.

За основу поста взяты материалы из разных источников за авторством Максима Дорофеева.

В следующем посте речь пойдет о том, как выбирать задачи, которые необходимо взять в работу (и нет, это не про матрицу Эйзенхауэра), откуда брать себе эти задачи и что такое Zero Inbox.

Пишу небольшие полезные посты о саморазвитии, продуктивности, выгорании и прокрастинации. Только практический контент, никаких пацанских цитат о мотивации и успешном успехе. Если понравилось, можешь подписаться здесь или в Телеграм (там посты выходят чаще)