Работа с документами на «удаленке»: как организовать, и можно ли ускорить внедрение

В условиях массового перехода на удаленную работу в выигрыше оказались те компании, которые заблаговременно оцифровали внутренний и внешний документооборот. Если вы не в их числе – это не повод огорчаться, но повод пересмотреть подход к организации этих процессов уже сегодня. Цифровое взаимодействие – это гарантия своевременности рассмотрения документов, возможность настройки напоминаний и контроля исполнения обязательств по договору, что важно особенно в текущей ситуации.

В том случае, если к настоящему моменту вы уже успели внедрить у себя систему внутреннего электронного документооборота, то при переходе на «удаленку» нужно лишь обеспечить безопасный доступ к ней для всех сотрудников. По опыту Softline, установка необходимого ПО на сервер организации, обеспечение https-доступа и подключение зашифрованного канала для веб-версии займет 8-12 часов работы инженера. После персонал сможет подключаться к системе с любого личного устройства без установки каких-либо приложений, просто заходя на веб-страницу.

Системы электронного документооборота автоматизируют внутренние процессы компании: согласование, рассмотрение, исполнение поручений по документам. Но на этом работа с документами не заканчивается, их необходимо передавать контрагентам на согласование и подписание. В условиях всеобщего home-office этот процесс может затягиваться во времени. Автоматизация электронного обмена документами с контрагентами позволяет удобно и надежно связать в рамках одной системы внутренний и межкорпоративный документооборот компании.

Юридическую значимость электронным документам всех форматов гарантирует усиленная квалифицированная электронная подпись, которая по закону равнозначна собственноручной. Чтобы получить ЭЦП, уполномоченному лицу достаточно один раз приехать в офис, после чего можно полноценно работать с электронными документами из дома.

Статистика Softline демонстрирует, что при использовании систем ЭДО сроки пересылки документов сокращаются в среднем в 50 раз, а сроки подписания — с нескольких дней или даже недель до нескольких минут. Используя мобильный клиент, подписать договор можно даже со смартфона в любое удобное время. Все документы хранятся в едином архиве в виде сканов, что полностью исключает вероятность потери. При этом необязательно, чтобы у всех участников процесса был единый сервис-оператор,: провайдеры могут обмениваться трафиком друг с другом.

Быстрее всего можно перевести на удаленный формат работу с формализованными процессами: согласованием договоров и счетов, первичной бухгалтерией. Необходимо определить перечень процессов, которые целесообразно оцифровать в первую очередь и составить список пользователей, которые должны получить доступ к системе. Эксперты Softline рекомендуют уже на этом этапе подключить к процессу сервис-провайдера, который поможет организовать процесс наиболее эффективно.

Позднее можно автоматизировать работу с неструктурированной документацией и обмен документами с внешними контрагентами.

В том случае, если ваши партнеры еще не рассматривали возможность работы в системах межкорпоративного документооборота, сервисный провайдер может помочь в процессе переговоров. Практика Softline показывает, что сегодня даже самые консервативные организации способны быстро оценить преимущества электронного взаимодействия.

Следующий шаг – проведение быстрого GAP-анализа и удаленная настройка процессов цифрового взаимодействия силами сервисного оператора. Провайдер также проводит обучение персонала по работе с новой системой (в условиях дистанционной работы Softline организует обучение для своих заказчиков в формате вебинаров).

Стоит отметить, что в условиях пандемии большинство вендоров и сервис-провайдеров готовы предоставлять своим новым заказчикам индивидуальные условия: пролонгированный тестовый период, персональные скидки, использование гибких финансовых инструментов. Поэтому если вы до сих пор не решались, сейчас самое время попробовать.

Как правило, процесс внедрения системы электронного документооборота с нуля длится несколько недель. Если столько ждать вы не можете, и внутренние политики безопасности подразумевают возможность использования cloud-технологий, имеет смысл рассмотреть вариант работы с СЭД в облаке. Подключение к такому сервису занимает несколько часов, а стоимость подписки зависит от числа сотрудников, работающих в системе. При этом у вас остается возможность в любой момент отказаться от услуги – например, если при возвращении в офис вам захочется вернуться к работе с бумагой. Впрочем, опыт Softline показывает, что бизнес, однажды решивший перевести документооборот на электронные рельсы, редко решается с них сойти.