Вы заслуживаете личного ассистента уже сейчас

Место в коворкинге стоит 20 000 руб. в месяц - только представьте, что за эти же деньги кто-то может за вас работать. Начинающим предпринимателям вообще не обойтись без ассистента, потому что усталость от рутины просто не даст вам заняться стратегически важными вопросами.

Уже не модно приносить кофе начальнику. Но зачем тогда вам ассистент?

Подумайте о задачах, которые вы делали за последнее время, и вас прям уже тошнит от этого. Вы уже делали это так много раз. Это настолько тупая работа, которую мог бы делать вообще любой прохожий. Например, я ненавижу заниматься уборкой, оформлять сторис в Нельзяграме и делать расшифровки встреч с клиентами - именно такие задачи я делегировала в первую очередь и моя жизнь уже стала заметно легче.

Я Лилия Кулявцева, бизнес-консультант. 8 лет я работала директором в онлайн-школе Алекса Рубанова English Tochka - мы выросли из 5 человек в команде до 500 сотрудников. Сейчас я помогаю онлайн-бизнесам (интернет-магазины, IT, SaaS, онлайн-школы) подбирать лучших сотрудников себе в команду и масштабироваться.

Ассистенты чаще всего бывают 2 видов: личный ассистент и бизнес-ассистент. На первом этапе эти роли можно смело совмещать. Вы скажете: "Что я сам(а) не могу заказать себе еду, мне стыдно такое передавать". Да, любые личные регулярные задачи можно передавать, потому что это первый шаг к тому, чтобы стать миллионером. Иначе вы будете постоянно тратить энергию на выбор и механические действия.

Конечно, когда вы берете только одну задачу и считаете потраченное время, кажется, что проще и самому сделать. Но сложив все мелкие задачи вместе, вы можете получить несколько часов в день. Это не так очевидно, потому что вы даже не записываете их в календарь.

Есть популярные задачи, как выбор авиабилетов или отелей, где мне предприниматели всегда говорят: "Мне нужно сначала самому посмотреть". В недавней декларации Михаил Гребенюк заказал гостю айфон прямо на сцене. Хотя тот сначала тоже сильно сопротивлялся - "ой надо посмотреть, повыбирать, пощупать". Но по факту выбирать там стоит только цвет и размер. Память максимальная, модель Pro, стоило ради этого тратить час-два и ехать в магазин?

У вас тоже есть очень понятные критерии того, что вы любите и что вам нужно. Если один раз сесть, сосредоточиться и записать, что важно, например, для вашего перелета, для вашего отеля, то получится понятный стандарт. И тогда ваш ассистент сможет выбрать за вас, а вы перестанете терять дорогое время.

Насколько ценно ваше время? Возьмите вашу среднюю прибыль за месяц, поделите на 22 дня и на 8 часов. Это и получится стоимость вашего часа. У некоторых 1 час будет равен месячной зарплате начинающего ассистента.

Пример: выручка бизнеса - 1 млн руб., чистая прибыль - 300 000.

300 000 / 22 / 8 = 1700 руб. в час (как 1-2 рабочих дня у ассистента)

Ассистент экономит не только время, но и деньги, потому что может дольше изучать вопрос или задачу, которую вы передали. Они могут искать выгодные даты, промо-акции, установить специально приложение для скидки. Уже это само по себе может окупить зарплату ассистента.

Еще есть несложные задачи, которые вы не знаете, как делать. И вместо того, чтобы погружаться в этот вопрос, читать инструкцию, смотреть туториалы, просто отправляйте ссылку ассистенту и говорите разобраться. Вы снова открываете дополнительные возможности в своем дне.

Если вам непонятно, какие задачи и как передавать, или ваш ассистент сейчас недонагружен, я подготовила для вас бесплатный гайд "50 задач ассистенту" с инструкцией по делегированию.

Например, какие задачи я делегировала ассистенту:

Первые два месяца может быть накладно, потому что вам все еще нужно выполнять свои задачи, а при этом обучать и контролировать ассистента. Но потом выработается автономность и вы поймете, насколько это была выгодная инвестиция.

Что если ассистент уволится и тогда эти два месяца прошли впустую? У меня кстати так и случилось. Но нет, все, что вы передаете ассистенту, останется с вами. Каждое голосовое или обучающий созвон я прошу превращать в текстовую инструкцию - стандарт. Ещё это называют регламентом или базой знаний.

В стандарте ассистента мы собрали: доступы к сервисам, требования к оформлению сторис и рилс, чек-листы по монтажу видео, расшифровке custdev и публикации подкастов, полезные ссылки на обучения или видео и т. д. Когда придет новый человек, вы просто передаете ему такой стандарт - и вот он уже знает 80% того, что знал предыдущий ассистент.

Оформлять стандарт нужно не вам, а самому ассистенту. Для этого у меня есть удобный шаблон стандарта.

Самый экономичный способ - это самостоятельно поискать кандидатов в телеграм чатах, где ассистенты оставляют свое мини-резюме.

Можно это делать через HR менеджера, если у вас уже есть команда. И тогда HR может делать всю грязную работу: проводить первичное короткое собеседование, скидывать тестовое задание, присылать вам всю информацию как в тексте, так и с записью встречи. А вам уже остается только финально встретиться с кандидатом и принять решение.

Я всегда рекомендую писать кандидатам самостоятельно, а не только ждать откликов. Даже когда вы ищете ассистента в Telegram-чатах. Вы же сами понимаете, что сообщение улетает очень быстро, и большинство кандидатов просто его никогда не увидят. Поэтому выбирайте нужный хэштег и по нему в чате листайте, пока не найдёте тех, кто вам нравится.

Давайте в цифрах. Когда я искала ассистента:

Если вы планируете нанять ассистента на полную занятость с перспективой роста, то рекомендую размещать вакансию на hh и искать кандидатов там.

Один из ключевых критериев это то, что с ассистентом должно хотеться работать. Вы должны чувствовать, что этот человек вас понимает и что он справится с любой задачей, даже если не будет знать, как конкретно ее выполнять.

Тестовое задание должно быть коротким, но реальным из ваших задач. Я отправляла давала отзыв моей клиентки из нескольких кусочков видео, и нужно было его смонтировать с субтитрами. Задача простая, но из 5-10 заданий сразу выделяются те, где кандидат реально постарался. Например, сделал так, чтобы текст хорошо читался / позаботился о полях для Reels / аккуратно вырезал паузы в речи / не допускал орфографических ошибок.

Мне есть много что рассказать из моего опыта, но статьи на это не хватит, поэтому приглашаю вас задавать вопросы по вашей конкретной ситуации. Я могу подробнее рассказать о том, как формировать зарплату для ассистента, стоит ли брать ассистента из своего города или взять из регионов подешевле или что делать, если ассистент со временем начинает косячить.

Можете написать мне в телеге @liliyakulyavtseva или в комментариях под статьёй - я с удовольствием отвечу. Спасибо!

В моём канале "Ленивый бизнес" я пишу о своём опыте в управлении и маркетинге, чтобы вы могли использовать самые простые и эффективные решения и не тратить на это 8 лет: