На чем валится большинство заявок в реестр отечественного ПО и как этого избежать: подробный гайд
Привет. Меня зовут Сергей Курков, я руковожу компанией «БМК-сервис» и сервисом Надовреестр. Мы занимаемся заказной разработкой и вот уже год помогаем компаниям зарегистрировать ПО в реестре Минцифры. За это время мы столкнулись с самыми разными недочетами в заявках, порой совершенно нелепыми, которые мешали компаниям попасть в реестр с первого раза. Составил гайд, который поможет вам избежать такого сценария. В нем вы найдете пошаговую инструкцию и советы того, кто успешно прошел этот путь не единожды.
Что дает регистрация в реестре
Включение софта в реестр отечественного ПО сулит правообладателю дополнительные возможности и льготы:
- преимущество при участии в госзакупках и тендерах;
- освобождение от НДС при продаже лицензии на ПО;
- компенсацию затрат на продвижение софта;
- включение в маркетплейс российского ПО;
- получение статуса IT-компании по упрощенной схеме, после чего можно рассчитывать на освобождение от налога на прибыль и сокращение взносов на социальное страхование.
Кто может попасть в реестр
Шире набора предоставляемых льгот только список требований, которые Минцифры предъявляет к заявителям и софту. Вот базовые параметры, которым нужно соответствовать, чтобы попасть в реестр отечественного ПО:
- софт полностью принадлежит заявителю: физическому лицу или компании;
- не менее 51% акций компании, которая владеет софтом, принадлежит российским гражданам;
- лицензионные отчисления за рубеж составляют не больше 30% выручки компании за прошлый год;
- у программы и ее компонентов нет ограничений на использование в России;
- ПО не управляется и не обновляется принудительно из-за рубежа;
- поддержкой и модернизацией софта занимаются граждане РФ или компании, в которых 51% принадлежит гражданам РФ;
- у программы есть русскоязычный интерфейс или возможность выбрать русский из списка доступных языков;
- технические средства для работы софта находятся в России;
- среди компонентов ПО нет запрещенных в РФ.
Как происходит подача заявки
Чтобы отправить документы на регистрацию софта, нужно авторизоваться на сайте реестра российского ПО через личный кабинет на Госуслугах. Если вы подаете заявку как физическое лицо, то для доступа понадобиться ваш личный аккаунт. Если же правообладатель софта — компания, то авторизоваться нужно именно через аккаунт юрлица.
На словах весь процесс подачи заявки выглядит просто:
→ авторизовались;
→ заполнили заявку;
→ выбрали классы и тип ПО;
→ приложили документы;
→ подписали усиленной ЭЦП;
→ отправили на рассмотрение.
На деле же первые трудности могут возникнуть уже на этапе авторизации на сайте реестра.
Препятствия для подачи заявки
Все эти барьеры не критичны, но могут затянуть процесс подачи документов или привести к отказу:
- у юрлица нет аккаунта на Госуслугах: +3 дня на регистрацию и подтверждение;
- у заявителя нет усиленной ЭЦП: +2 недели на получение и подтверждение в налоговой;
- адреса конечного бенефициара или хранения технических средств нет в ФИАС: +2-3 недели на устранение;
- реквизиты компании изменились, но на Госуслугах или ЕГРЮЛ нет обновлений: +10 дней на исправление.
Если у компании недавно изменились реквизиты, обязательно проверьте, обновились ли данные в государственных системах. Иначе вы рискуете получить формальный отказ в связи с несоответствием введенных данных с данными на Госуслугах.
Этапы рассмотрения заявки
После того, как вы заполнили заявление, подписали его ЭЦП и отправили в Минцифры, оно проходит несколько этапов:
Разберем каждый этап рассмотрения заявки чуть подробнее.
Формальная проверка
На этом этапе проверяют, все ли документы по списку вы подгрузили, все ли обязательные поля заполнили, соответствуют ли сведения, которые вы представили, данным из Госуслуг и выписке из ЕГРЮЛ, есть ли доступ к ПО для проверки или нет.
Формальная проверка занимает до 5 рабочих дней. По результатам вы получаете чек-лист, где красным будут выделены замечания к заявке — что исправить, что добавить.
Если весь чек-лист от Минцифры пришел зеленым, значит, все хорошо и ничего делать не нужно. Заявка считается принятой и переходит на следующий этап.
Экспертная проверка
Это основной этап, который занимает до 15 рабочих дней. Экспертный совет проводит содержательную проверку всех документов и самого ПО.
Ответ на замечания экспертов
После того, как вы получили вопросы экспертов, у вас будет 20 дней, за которые нужно успеть на них ответить. Чем дольше вы отвечаете, тем дальше отодвигается срок включения программы в реестр.
Голосование экспертного совета
После проверки проходит голосование, в ходе которого эксперты выносят решение — включать ваш софт в реестр или нет. На это уходит еще 10-20 рабочих дней. Решение совета вы получите по электронной почте.
Если заявку одобрили, до 5 рабочих дней может уйти на подготовку решения и еще один день — на публикацию сведений в реестре. После этого вы сможете найти в нем запись о своем ПО.
Какие документы нужны для подачи заявки
Весь пакет документов можно разделить на 6 категорий:
- документы организации;
- документы об исключительных правах на ПО;
- техническая документация;
- сведения об используемых компонентах;
- сведения о бенефициарах;
- прочие документы.
Дальше подробно разберем, что входит в каждую из категорий.
Документы организации
Это стандартный набор юридических бумаг, куда входят:
- копия устава;
- выписка из ЕГРЮЛ;
- приказ о назначении гендиректора — если он будет подписывать заявку своей ЭЦП и если в выписке ЕГРЮЛ его данные скрыты;
- доверенность на подписание заявления от имени правообладателя — если заявление будет подписывать другое уполномоченное лицо.
Документы об исключительных правах на ПО
Подавать заявление на включение ПО в реестр может только правообладатель, не дистрибьютор. Поэтому, чтобы документы приняли, нужно подтвердить свои исключительные права на софт.
Если ПО разработано собственными силами компании:
- приказ о начале работы над ПО;
- акт ввода ПО в эксплуатацию;
- карточка учета нематериального актива или оборотно-сальдовая ведомость по форме 04 — бухгалтерский документ, который показывает, что ПО поставлено на баланс, и его балансовую стоимость;
При наличии:
- техническое задание;
- документ, подтверждающий постановку ПО на учёт;
- свидетельство о регистрации ПО в Роспатенте.
Раньше свидетельство было обязательным, но в 2023 году его убрали из списка, и теперь для внесения в реестр отечественного ПО софт можно не регистрировать в Роспатенте.
Если ПО заказывали у подрядчиков:
- договор подряда;
- акт приемки софта;
- другие документы.
Если право приобретено по договору отчуждения:
- договор отчуждения, чтобы подтвердить, что теперь все исключительные права на ПО принадлежат вам.
Техническая документация
Обычно вопросы у потенциальных заявителей возникают именно к этому блоку документов, поэтому я постараюсь подробно расписать каждый из пунктов.
Инструкция по установке
Это один из основных документов, который помогает экспертам получить доступ к вашему ПО. Для каждого вида программ нужна своя инструкция.
Для десктопного ПО:
- как получить удаленный доступ к ПО;
- где взять дистрибутив и как его установить.
Для веб-приложений и сайтов:
- как зайти на сервис/сайт + параметры доступа;
- как получить удаленный доступ к серверной части сайта/приложения, чтобы посмотреть технический стек.
Для мобильных приложений:
- исходные тексты проекта;
- доступ к репозиторию;
- файл *.apk с указанием, как его скачать и установить;
- инструкция для удаленного доступа к ПО с виртуальной машины.
Нужно дать экспертам все логины и пароли, чтобы они без труда смогли протестировать ПО. Во всех инструкциях должны быть прописаны системные требования к компьютеру или мобильному устройству для экспертной проверки. Если у вас и сайт, и мобильное приложение, нужно предоставить инструкции к каждому из продуктов.
Описание функциональных характеристик
Здесь четко и по делу, не скатываясь в самовосхваление, нужно описать, что умеет программа.
Описание жизненного цикла ПО
Этот документ должен содержать:
- все этапы жизненного цикла программы — проектирование, разработка, модернизация и прочие, и их описание;
- перечень навыков специалистов, задействованных на каждом из этапов;
- адреса и контактные данные техподдержки каждого из этапов.
Цель документа — показать, что техподдержка располагается на территории России, как того требует Минцифры.
Руководство пользователя или инструкция по эксплуатации
В этом документе должна быть информация о том, как использовать функции ПО. Обязательно пропишите в нем:
- как установить и удалить приложение;
- как запустить и остановить приложение;
- как решать типовые проблемы;
- как обратиться в службу поддержки;
- как использовать каждую из функций ПО.
Последний раздел этого списка — самый объемный. В нем нужно перечислить все функции программы и пошагово расписать, как пользоваться каждой из них. Для наглядности можно приложить скрины.
Чтобы купить сразу несколько товаров за один раз:
1. Добавьте все интересующие товары в «Корзину».
2. В правом нижнем углу сайта нажмите «Мои покупки» и в выпадающем списке выберите «Корзина».
3. …
Описание технических средств хранения исходного кода и средств компиляции
Этот документ Минцифры стало требовать только в мае 2023 года. В нем должны быть указаны:
- языки программирования;
- средства компиляции или указание на то, что код компилируется «на лету»;
- адрес хранения исходного кода и средств компиляции;
Где именно хранится исходный код и средства компиляции — на собственном сервере в офисе компании, на арендованном сервере в дата-центре или в облаке — Минцифры не важно. Главное, чтобы они лежали на территории РФ. Чтобы это подтвердить, вам понадобится один из документов:
- договор аренды офиса;
- документ о праве собственности помещения, в котором располагается офис компании;
- договор аренды сервера;
- информационное письмо, подтверждающее, что вы арендуете областное пространство, и дата-центр находится по конкретному адресу на территории РФ.
Сведения об используемых компонентах
Нужно предоставить Минцифры полный перечень компонентов, необходимых для установки и работы вашего ПО: операционные системы, СУБД, платформы, библиотеки, «движки» и прочее.
В этом списке не должно быть запрещенных компонентов, например, Oracle MySQL или SAP. Перечень разрешенных и запрещенных компонентов можно посмотреть тут.
Важно проверить, чтобы условия лицензирования сторонних компонентов соответствовали определенным критериям. В частности:
- у них не должно быть ограничений на использование на всей территории РФ;
- у вас должны быть исключительные права на ПО, созданное с использованием сторонних компонентов. К примеру, есть компоненты с открытым исходным кодом, которые требуют от вас тоже открыть код. В противном случае вы лишаетесь исключительных прав на ПО, созданное с использованием таких компонентов.
Сведения о бенефициарах
Этот раздел нужен, чтобы подтвердить, что большей долей уставного капитала — не менее 50,1% — владеют граждане России. Для этого Минцифры просит предоставить следующие сведения:
- паспортные данные бенефициаров;
- документ с описанием всей цепочки бенефициаров — если компанией-правообладательницей ПО владеет другая компания, которой владеет другая компания, и так далее;
- другие документы.
Прочие требования и документы
В этом разделе собраны пункты, про которые все забывают. Вот что еще нужно приложить к заявке, чтобы у экспертов не осталось вопросов:
- ссылку на страницу сайта с информацией о программе: название ПО, наименование компании-правообладательницы, функции ПО, инструкция по установке и руководство пользователя;
- ссылку на страницу сайта с информацией о стоимости ПО, где будет указана конкретная сумма или пометка, что стоимость определяется индивидуально;
- ссылку на скачивание дистрибутива или удаленный доступ к софту для тестирования. Перед отправкой важно проверить, что ссылка актуальная и все работает, как надо;
- сведения о лицензионных отчислениях за рубеж и выручке компании, лицензионные договоры при наличии;
- заверенный перевод, если документы составлены на иностранном языке;
- справку от регистратора доменных имен о том, что домен сайта принадлежит правообладателю софта, то есть, компании. Если домен оформлен лично на гендиректора или другое лицо, вам нужно будет оформить передачу домена компании;
- другие документы.
Список документов вариативен и зависит от конкретной ситуации. К примеру, если у вас в команде есть разработчики или другие специалисты, которые не состоят в штате, нужно будет приложить копии договоров с ними. А при наличии у ПО физических ключей активации вам понадобится документ, подтверждающий адрес их хранения.
Основные причины дозапроса или отказа в регистрации
Повлиять на решение экспертного совета могут банальные мелочи, о которых вы просто забыли или не подумали. Собрал 7 основных причин для отказа в регистрации или дозапроса со стороны совета, основанные на личном опыте.
Не предоставлен доступ к ПО или представлен доступ «с условиями»
Эксперт открывает инструкцию «Как получить доступ в ПО», переходит по указанной ссылке, а там его просят ввести почту или номер телефона и говорят: «Как только вы введете данные, мы пришлем вам код, вы его введете и получите доступ». Такое не прокатит. Экспертам Минцифры нужен полный доступ к ПО без всяких условий и без необходимости оставлять свои данные и получать коды.
Несколько советов:
- проверьте, что ссылка на дистрибутив рабочая;
- пишите инструкции для экспертов максимально подробно;
- не забывайте прописывать все параметры, необходимые для получения доступа к программе;
- проверяйте доступность подключения: закрыть доступ к серверу или тестовому стенду можно будет только после внесения ПО в реестр.
Не представлены документы, раскрывающие всю цепочку косвенного участия и доли конечных бенефициаров компании
Чаще всего такая ошибка встречается у АО, ЗАО, потому что в их случае нужна выписка из реестра акционеров, данные конечных бенефициаров. Получить такие сведения бывает весьма трудоемко и не всегда возможно. Кроме того, на сайте Минцифры бывает непросто с первого раза заполнить длинную цепочку косвенного участия.
На сайте правообладателя нет нужной информации
Часто правообладатели не указывают цену продукта и забывают прописать, что она рассчитывается индивидуально.
Домен не принадлежит правообладателю ПО
Классическая история, когда домен сайта оформлен на гендиректора, а не на саму компанию. В этом случае документы придется переоформить.
Заявитель не является правообладателем ПО
Когда авторизуешься на сайте реестра через госуслуги, система предлагает выбрать аккаунт. В этот момент можно случайно авторизоваться не с того аккаунта, например, с личного, а не корпоративного. И тогда получится путаница и ваша заявка вернется.
Не представлены документы, подтверждающие исключительные права на ПО
Например, к заявке приложили только свидетельство из Роспатента или забыли добавить оборотно-сальдовую ведомость, подтверждающую постановку ПО на баланс предприятия.
Разные названия ПО в документах
Довольно часто бывает, что на сайте указано одно название ПО, в инструкции — второе, в приказе о разработке — третье. Такое действительно бывает, что программа имеет несколько названий. Чтобы избежать отказа, нужно отразить все эти названия в заявке. Там есть специальный раздел «альтернативные названия».
Заключение
Мы занялись регистрацией ПО в реестре Минцифры год назад — по просьбе заказчика, и с тех пор совместно с нашими экспертами зарегистрировали более 50 программ. Однажды, это было перед новым годом, нам удалось зарегистрировать программу в реестре за 10 дней. Но там и сами эксперты торопились закрыть все вопросы до праздников, а нам просто повезло. Обычно весь процесс занимает полтора месяца, но во многом сроки зависят от количества дозапросов от экспертов.
Если вы решили подавать заявку самостоятельно, надеюсь, эта статья вам поможет. Но если не готовы тратить ресурсы на непрофильное для компании дело и выделять под это сотрудников, мы с командой с радостью возьмем это на себя.