Общий календарь в компании. Мой опыт создания и зачем он нужен.

Завести общий календарь в агентстве - было одно из самых простых и полезных решений, которое помоло в рабочих процессах компании, быть инлайн с командой и не забывать важные события.

Причем, у меня было несколько попыток создать общий календарь, и наконец-то запустили в конце прошлого года и понял, насколько это было просто сделать и главное - полезно!

Многие сейчас скажут «как вы жили без него до этого?» - а вот так. На это никто особое не обращал внимание, ставили друг другу приглашалки и все, в чате отписывались по общим событиям, вели разные табличи. А еще знаю, что многие вообще не пользуются общими календарями. Это тоже выбор и путь, тут каждому свое, но я честно, не знаю, как в текущем мире с таким объемом дел этого не делать, но это уже мои личные замесы).

Сделали его на базе Яндекс почты, также настроили синхронизацию в icloud календари и личные календари каждому. Я также записал гайд и сделал презентацию про календарь, видео по настройке, про то как им пользоваться, добавлять события, кто ответственен за него. Провели встречи и интегрировали.

В нем отмечаем все ивенты и проекты, которые находятся в реализации в агентстве. Тк мы делаем много проектов (в том годы было около 200, в этом будет меньше, но они крупнее), не все находятся инлайн и иногда даже знаю когда какой проект мы делаем. Сейчас сразу же после подтверждения проекта, один из аккаунт директоров добавляет событие в этот календарь и его видит вся компания. Ставят это событие сразу его на целый день (или на несколько), чтобы он просто висел вверху календаря, из формата «клиент/проект/город». Очень удобно. Например, на прошлой неделе у нас было 5 проектов, на этой неделе их три. Все это видят, знают что происходит, могут на них сходить.

Добавляем тут общие события компании - корпоративы, общие собрания, обучения в рамках проекта NOW I KNOW, вечеринки и тусовки. Это добавляет как правило офис менеджер или HR. Из ближайших - летний агентский корпораш на следующей неделе в честь 8 летия агентства!

Тут комментарии излишне. Это очень полезно, его видят все топы и команда продюсеров, чтобы не забывать поздравлять дорогих клиентов. Кто-то это ведет в CRM, но мы ставим сразу в общий календарь. Заполняет клиентский отдел.

Это вообще один из самых полезных календарей. Тут добавляем все отпуска и дей оффы команды. События сразу создаются на целый день и протягиваются по датам, например, если это отпуск на 2 недели. Когда мне (или кому-то из агентства) нужно понять, где сейчас человек/где будет и тд, можно просто заглянуть в календарь. Заполняют сами сотрудники, после того, как согласовали отпуск с руководителем и HR.

Сейчас у нас в агентстве 4 общих календаря, которые есть у всей команды с разными правами доступа, каждый календарь своего цвета. Если мне нужно создать событие в общий календарь, я просто создаю его в своем календаре на маке или с айфона, выбираю в какой календарь оно относится и все, оно приходит всем, кто на него подписан.

Каждый сотрудник их может включать/выключать у себя на устройствах (тел/мак), самостоятельно мониторить. Например, у меня календарь HR по-умолчанию выключен, но когда нужно понять кто сегодня в отпуске/отгуле я включаю и смотрю.

рабочие дела / личные / family.

У каждого календаря свой цвет, это удобно и сразу показывает разные приоритеты. Для семейный дел я создал отдельный календарь, расшарен на меня и жену. Мы ставим туда дела, в которых участвуем вместе или важно знать о них обоим, например если идем куда-то в рестик или встречаемся с друзьями. Это крайне удобный инструмент.

Ну и подписывайтесь на мой TG-канал, в котором больше 8000 подписчиков, там классно и полезно.

В канале пишу регулярно и делюсь своей экспертизой в ивентах и маркетинге, рассказываю про свои кейсы для крупнейших компаний (Яндекс, VK, Авито, Тинькофф, Вкусвилл, Hennessy), про путь предпринимателя, про тайм менеджмент и управление командами, про продажи в ивент агентствах и тендеры. Еще делюсь тем, что меня вдохновляет, немного лайвстайлом, путешествиями и личным, как же без этого. Веду рубрику #окружение, где рассказываю о встречах с разными предпринимателями и крутыми людьми.