Как мы сделали свой IT-митап на 80+ человек без вложений. От идеи до результата.

В июне наша команда организовала и провела митап для IT-специалистов — MACHAON Dev Talks. Три доклада от спикеров, круглый стол с экспертами, нетворкинг в ламповой атмосфере на летнике в историческом баре - все это прошло с минимальными затратами для нас и бесплатно для участников. Рассказываем, как и для чего мы это организовали.

Привет! Меня зовут Илья, я CEO digital-продакшена MACHAON. Мы создаем и развиваем веб-сервисы, онлайн-школы, LMS-системы, личные кабинеты, b2b-порталы. Работаем в сферах EdTech, Retail, промышленности и СМИ. Гордимся долгим сотрудничеством и проектами для Университета МФЮА, Британской высшей школы дизайна, ИД «Комсомольская правда», Samsung, ММК и др.

У нас в компании есть проект «Обучалово», в рамках которого мы проводим регулярные внутренние митапы. На этих митапах сотрудники делятся реализованными проектами, проблемами и задачами, с которыми столкнулись, решениями и новыми технологиями. На последней стратегической сессии мы решили, что готовы и хотим выйти за рамки нашего офиса и провести открытый экспертный митап для всего ИТ-сообщества в Кирове — в городе, в котором располагается наш основной офис разработки.

В Кирове подобных мероприятий никто не проводил. Одной из наших целей стало создание и развитие IT-комьюнити для обмена знаниями и опытом. Кроме этого мы понимали, что проведение подобного рода мероприятий благоприятно скажется на формировании и укреплении HR-бренда нашей компании.

Организация митапа требует тщательной подготовки. Важно продумать все детали, чтобы мероприятие прошло успешно и оставило приятные впечатления у участников.

Мы создали рабочую группу ответственных за организацию и проведение митапа. На первой встрече решили, что не хотим серьезную конференцию с кучей докладов. Нам хотелось создать дружественную, комфортную атмосферу для полезного нетворкинга незнакомых друг другу лиц. Неформальный митап в баре мы посчитали оптимальным форматом для знакомства и общения.

Мы решили ограничиться тремя докладами и добавить интерактивную часть — круглый стол с экспертами.

Цель есть, формат определен, приступаем к действиям.

Подбор спикеров и доклады на митапе — один из самых важных этапов организации мероприятия. Так как мы решили митапы делать регулярными, для нас было особенно важным сделать первый митап нескучным и полезным. От того, насколько качественно будут подобраны спикеры и подготовлены доклады, зависит успех всего митапа и их будущее в целом.

Мы разместили информацию о нашем митапе и запросы на спикеров в профильных telegram-каналах. Это позволило нам охватить нужную аудиторию и привлечь внимание потенциальных спикеров. Кроме того, мы попросили наших сотрудников рассказать о митапе своим друзьям и знакомым. Это помогло нам еще расширить круг поиска и найти новых интересных людей.

Также обратились с предложением выступить к нашим бывшим коллегам. Мы знали, что у них есть опыт и знания в определенных областях, которые могли бы быть полезны для нашего митапа.

Все эти усилия позволили собрать более 10 заявок на выступление, из которых мы выбрали 3 спикеров.

Мы понимали, что на наше мероприятие могут прийти не только разработчики, но и другие специалисты из IT-сферы: проджект-менеджеры, аналитики, тестировщики и др. Поэтому включили в программу доклад, который был бы интересен и актуален всем участникам — про конструктивную конфронтацию с коллегами. А начать митап мы решили с выступления нашего СТО, т.к. он является экспертом с большим опытом. Мы посчитали, что его выступление станет отличным стартом для нашего мероприятия и задаст тон всему митапу.

В итоге собрали спикеров и составили программу менее чем за неделю.

На митап мы планировали собрать 50 участников с помощью бесплатных способов привлечения без вложений в рекламу. Изучив опыт других коллег на рынке, мы выяснили, что на бесплатный митап приходит 50% зарегистрировавшихся. В связи с этим была поставлена цель - получить не менее 100 регистраций.

Мы публиковали анонс митапа в местных «айтишных» чатах, в своих социальных сетях, лично приглашали друзей, знакомых, бывших коллег, сделали e-mail-рассылку по потенциальным соискателям, кто ранее откликался на наши вакансии, приглашали директоров и сотрудников местных IT-компаний, распространили информацию через центры карьеры ВУЗов и т.д. Везде были зашиты utm-метки для отслеживания каналов привлечения и приглашения вступить в чат митапа.

В итоге мы получили 143 регистрации, а в чате митапа собралось 100+ человек, где мы подогревали аудиторию постами про спикеров, доклады и площадку, опросами, напоминаниями и т.д. Кстати, 34% регистраций получили за 3 дня до митапа включительно.

Организация митапа прошла успешно, и затраты на него оказались минимальными:

Общая стоимость проведения нашего митапа составила 9100 руб.

Конечно, сюда можно было еще включить трудозатраты в пересчет на зарплату дизайнера, pr-менеджера, но это оценить не просто, т.к. зависит от множества факторов.

Мы заранее составили чек-лист с задачами и распределили ответственных по ним. Несколько раз созванивались с командой и актуализировали статусы. Обязательно рекомендуем это сделать, т.к. очень много нюансов, которые важно учесть и ничего не упустить.

Накануне митапа мы прошлись по заранее составленному чек-листу и убедились, что все выполнено и готово.

Настал день Х. Мы красивые и заряженные ждем гостей с небольшой долей сомнения “а вдруг никто не придет” :) Сбор был анонсирован за полчаса до старта первого доклада. Этого времени хватило, чтобы спокойно зарегистрировать всех участников и посчитать их количество.

К нам пришло 84 человека из 143 регистраций, конверсия составила 58%.

Гости спокойно заняли места, заказали напитки, закуски, кальяны и мы стартанули. Всё было в тайминге, атмосфера была очень комфортной. В перерывах между докладами слушатели активно задавали вопросы, был интерактив.

Официальную часть мы закончили круглым столом, на котором была интересная дискуссия между спикерами, участниками на актуальную тему: «Миллениалы, зумеры или AI — за кем будущее в разработке»?

А после началось самое интересное — нетворкинг и обсуждения. Ребята знакомились, общались, делились опытом, кто-то встретил давних знакомых, бывших коллег. В ходе митапа к нам подошло несколько участников, которые проявили интерес и желание выступить спикерами на следующем нашем мероприятии.

Вместо 1000 слов ;) Это самое ценное и приятное послевкусие после митапа.

Обязательно собирайте фидбек, чтобы понять, как все прошло и над чем нужно поработать в следующий раз.

Цифры и отзывы участников говорят о том, что у нас все получилось. Мы довольны. Наш митап прошел успешно и с пользой не только для слушателей, но и для нас. Выделим некоторые позитивные моменты:

Осенью мы планируем повторить. Если вам будет интересно выступить на нашем митапе с докладом, пишите мне в telegram @itoropov, обсудим.