Что такое RACI-матрица и как она помогает управлять проектом
Cегодня хочу рассказать про такой популярный инструмент управления проектами, как матрица RACI.
Эта матрица используется для уточнения ролей и обязанностей сотрудников по каждой задаче, этапу и решению, которые принимаются на протяжении всего проекта.
1. Что такое матрица RACI?
Матрица RACI, или матрица ответственности, — инструмент для управления отношениями в команде. Это таблица, с помощью которой распределяют ответственность, полномочия и роли.
Матрица RACI помогает избежать ситуаций, когда непонятно, кто какими задачами занимается, и кто за что отвечает.
RACI используют в управлении проектами. Матрицу строят и согласовывают на старте проекта — тогда исполнители уже не смогут перекладывать ответственность друг на друга в процессе.
2. Расшифровка
Матрица RACI представляет собой таблицу: по вертикали выписывают задачи проекта, по горизонтали — исполнителей.
На пересечении задач и исполнителей ставят буквы, которые обозначают роли в проекте и степень ответственности. Из этих букв состоит аббревиатура RACI:
· R (responsible) — исполнитель задачи или подзадачи проекта. Тот, кто самостоятельно выполняет все работы в рамках задачи.
Если задача масштабная, у неё может быть несколько исполнителей. Однако эффективнее разбить её на подзадачи и назначить исполнителей для каждой из них.
· A (accountable) — ответственный за всю задачу. Участник с этой ролью несёт ответственность за то, чтобы задачу завершили в срок, но не обязательно выполняет её сам. Часто A-участники назначают задачи и подзадачи R-участникам.
Важно, чтобы у одной задачи был только один ответственный. При этом сам ответственный может быть одновременно и исполнителем.
· C (consult) — эксперт, который консультирует команду по вопросам, находящимся в его компетенции. Он не выполняет задачу, но даёт советы и рекомендации, которые помогают выполнить её эффективнее.
· I (informed) — участник проекта, который должен быть в курсе выполнения задачи. Результат задачи или всего проекта влияет на дальнейшую деятельность I-участников, поэтому им важно следить, что происходит.
3. Как построить матрицу ответственности RACI: разбираем на примере
Разберём процесс построения матрицы RACI пошагово, на примере разработки приложения для смартфона.
Шаг 1. Определяем задачи проекта
В таблице по вертикали выписываем задачи, которые нужно выполнить, чтобы получить готовое приложение:
· написать техническое задание для разработки приложения;
· создать дизайн приложения;
· разработать приложение;
· протестировать приложение;
· опубликовать приложение в сторах.
Шаг 2. Определяем участников проекта
По горизонтали выписываем исполнителей проекта — должности либо фамилии сотрудников:
· менеджер проекта;
· дизайнер;
· разработчик;
· тестировщик;
· заказчик.
Получается вот такая таблица:
Шаг 3. Распределяем роли
Определим роли для участников нашего проекта:
R-участники. Это исполнители задач.
· Писать техническое задание для приложения будет заказчик.
· Заниматься дизайном — дизайнер.
· Разрабатывать и тестировать приложение — разработчик и тестировщик.
· Размещать приложение в магазинах — заказчик.
A-участники. Это ответственные за каждую задачу проекта.
В нашем примере нести ответственность за выполнение всех задач, связанных с созданием приложения, будет менеджер проекта. Все R-участники будут отчитываться ему о ходе выполнения работ и сдавать результаты.
За публикацию приложения будет отвечать заказчик. В нашем случае у него две роли в одной задаче — исполнитель и ответственный.
C-участники. Это консультанты.
В нашем примере дизайнер может проконсультировать заказчика, когда тот будет составлять техническое задание. Например, подсказать, как правильно составить ТЗ на дизайн приложения. На этом же этапе свой совет может дать и разработчик.
I-участники. Это исполнители, которых нужно информировать о ходе работ.
В нашем случае тестировщика нужно проинформировать о том, что разработчик закончил свои задачи, а заказчика — о том, что приложение готово и протестировано.
Шаг 4. Анализ матрицы и выявление пробелов
Мало просто построить матрицу ответственности, важно грамотно ей пользоваться.
RACI помогает проанализировать, насколько равномерно распределили задачи и ответственность между участниками команды. Например, она может показать, что у одной задачи несколько ответственных, — так быть не должно. Или что один из участников перегружен задачами, тогда как у другого их почти нет.
Вот типичные ошибки, которые возникают при построении матрицы ответственности:
· Слишком много исполнителей по одной задаче. Когда у вас слишком много R, может быть неясно, кому именно и что делать. Декомпозируйте задачи, чтобы каждый R понимал, что он должен сделать.
· Обратная ситуация: один участник команды, R-исполнитель, сразу в нескольких задачах. В этом случае нужно проанализировать, насколько эти задачи масштабные. При необходимости — назначить на некоторые из них дополнительных людей.
· У участника проекта нет R- или A-роли. В этом случае нужно решить, действительно ли этот участник необходим проекту (речь не идёт о стейкхолдерах, которые могут быть только I). Возможно, стоит пересмотреть состав команды.
· У задачи много ответственных. Могут возникнуть проблемы при согласовании результата: сколько ответственных, столько и мнений. В идеале на каждую задачу нужно назначать только одну A-роль.
· Несколько букв в одной клетке. Как правило, когда один человек отвечает за всё, это ни к чему хорошему не приводит.
Если двойные буквы встречаются в матрице один или два раза — это нормально. Но когда это происходит почти с каждым участником — нужно пересматривать список задач или зоны ответственности исполнителей.
· Много консультантов или участников, которых нужно информировать о промежуточных результатах. Это приводит к лишней коммуникации и отвлекает от основных работ.
· Обратная сторона - недостаточное количество I, информируемых лиц, свидетельствует о том, что в вашем проекте отсутствует прозрачность для заинтересованных лиц. А ведь заинтересованные стороны должны полностью понимать и поддерживать проект, чтобы он был реализован в заданный срок, без превышения бюджета и с должным качеством.
4. Модификации матрицы RACI
Некоторым проектам не хватает классического списка ролей. Тогда к RACI можно добавить дополнительные буквы и, соответственно, роли. Вот примеры:
· RACI-VS. V (verifier «верификатор») - тот, кто проверяет результат на соответствие заранее согласованным критериям, S (signatory «подписывающий») - тот, кто отвечает за сдачу работы заказчику. V- или S-участников может быть один или два.
· RACIQ. Новая роль Q (quality) проверяет качество результата.
· RASCI. Новая роль S (support) помогает основному исполнителю выполнять работу.
· RACIO. Новая роль O (out of the loop «вне игры») - тот, кто не участвует в проекте.
Важно помнить, что матрица RACI придумана для того, чтобы упростить взаимодействия между участниками команды и эффективнее организовать работы по проекту. Поэтому добавлять дополнительные роли лучше в случае крайней необходимости.
5. Сравнение RAPID, DACI и RACI
Существует несколько похожих моделей, которые путают с RACI. Например, RAPID и DACI, которые связаны с принятием решений и достижением консенсуса в группе.
Не буду подробно расписывать эти методологии. Если заинтересовало, можете погулить о них. Если коротко - методики RAPID и DACI используются группой перед началом действий, а RACI — это план, определяющий, кто будет эти действия выполнять.
6. Плюсы и минусы матрицы RACI
Преимущества использования диаграммы RACI в проекте в большинстве случаев намного перевешивают недостатки, но перед её созданием нужно понимать какие плюсы и минусы может нести в себе этот артефакт.
Плюсы:
· Ясное распределение ответственностей и ролей в команде.
· Улучшение коммуникации и снижение конфликтов за счет четкого определения, кто отвечает за какие задачи.
· Увеличение производительности благодаря оптимизации процессов и улучшению координации действий.
· Улучшение качества продукта или услуги за счет более ответственного подхода к выполнению задач.
Минусы:
· Сложность внедрения и поддержания этой системы на больших проектах.
· Дополнительные трудозатраты на разработку ещё одной системы в проекте.
· Возможность возникновения путаницы в распределении ролей, если они не определены четко.
· Риск привязки к своей роли в матрице, что может привести к уходу от ответственности за решения и ошибки.
7. Заключение
В заключение хочу сказать, что использование матрицы RACI представляет собой мощный инструмент управления, который помогает определить ответственности и роли каждого участника проекта.
Она позволяют четко определить, кто отвечает за выполнение конкретных задач, кто принимает решения, кто должен быть информирован о процессе, и кто контролирует выполнение работ.
Внедрение данного инструмента может значительно повысить эффективность работы проекта и достижение поставленных целей, но перед составлением матрицы нужно понимать целесообразность её составления на конкретном проекте.
В своём канале о саморазвитии пишу о проектном управлении, о том, как работает наш мозг, о психологии, о том, как бороться с прокрастинацией, как работать с информацией и повышать свою продуктивность.